Riiklikud normdokumendid - asjaajamiskorra ühtsed alused (5)

Asjaajamiskorra ühtsed alused
- Vabariigi Valitsuse määrus (2001, viimased muudatused jaanuar 2005)

  • Reguleeritakse riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute:
  • - asjaajamisele esitatavaid nõudeid;

    - dokumentide vormistamise nõudeid;

    - dokumentide registreerimise korraldamist;
    - asutuse dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid;
    - dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri;
    - asjaajamise üleandmist ametiisiku, ametniku, teenistuja (edaspidi ametnik) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise või teenistussuhte või töösuhte peatumise korral.

    Eelkõige suunatud avaliku sektori asutustele, kuid soovitav juhinduda ka teistel organisatsioonidel (vastavalt vajadusele).

  • Asutuse asjaajamiskorra kohustuslikud regulatsioonid (võib kehtestada ühtse või eraldi kordadega):
  • * asutuse asjaajamisperiood või -perioodid (kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta, tegevusperiood)* dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord;*  asutuse dokumendiringluse kord või skeemid;*  dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord;*  registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem;*  dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu;*  dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;*  asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord;*  asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord;*  dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord;*  vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord;*  dokumentide hoidmise ja hävitamise kord;*  ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus- või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord;

    *  muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest.

  • Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse järgmisi asjaajamistoiminguid korraldavad struktuuriüksused või ameti- või töökohad:
  • * asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine;* dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine; * dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine; * arhivaalide hoidmine, korrastamine ja avalikku arhiivi üleandmine;* dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli korraldamine.

  • Asutuses peavad olema kindlaks määratud vastutused:
  • * ametnike ja töötajate

    dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õigused ning ametikohajärgsed dokumentide sisestamise, loomise ja menetlemise käigus märgete tegemise õigused, kohustused ja vastutus;
    * dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õiguste ning dokumentide sisestamise, loomise ja menetlusmärgete tegemise õiguste haldamise eest vastutav isik ametikohajärgselt.
    * kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse dokumendihaldussüsteemi või kui
    dokumendihaldussüsteemis loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal,
    vastutab dokumendi sisestaja või looja digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest.
    * Kuni uute standardite vastuvõtmiseni juhindutakse dokumentide vormistamise ja rekvisiitide paigutuse osas Vabariigi Valitsuse 2. juuli 1996. a määrusega nr 183 kinnitatud ?«Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustega?» sätestatud näidisvormingutest.
    *
    Uus kirja standard:
    Standard - EVS 882-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri"?
    Riiklikud õigusaktid on aluseks sisemiste normdokumentide (regulatsioonide) kehtestamisel, seda eeldusel, et organisatsioonis kehtestatud reeglid on kasutajasõbralikud, üheselt mõistetavad:kes, mida, millal ja kuidas teeb.

    Kasulikud lingid:
    Riigikantselei juhendmaterjalid - www.riigikantselei.ee/dokumendihaldus
    Rahvusarhiivi juhised - www.ra.ee
    Riigi Teataja - www.riigiteataja.ee
    Artikli autor Janne Kerdo, Tallinna Majanduskooli Sekretäri- ja ametnikutöö osakonna juhataja, on andud nõusoleku vastata ka Sekretar.ee lugejate küsimustele, mis puudutavad asjaajamise korraldamist ja dokumendihaldust. Seega - kui igapäevases töös on tekkinud küsimusi, millega oma jõududega hakkama ei saa, siis pange oma mure kirja. Iga dokumendihalduse e-õppe peatüki (ilmuma hakkavad need regulaarselt kord nädalas) lõpus kommenteerib Janne üht probleemi. Oma küsimused saata julgelt aadressile janne.kerdo@tmk.edu.ee

    Osale arutelus

    • Piret Birk

    Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

    RSS

    Peopaik

    Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

    Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

    Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

    Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

    Küsitlus

    Millal plaanid suvel puhata?

    • Juunis
      17%
      17%
    • Juulis
      83%
      83%
    • Augustis
      0%
      0%
    • Ei puhkagi suvel
      0%
      0%
    • Muu
      0%
      0%

    Valdkonna tööpakkumised

    Uudised

    Teabevara

    Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine