Asjaajamiskorra koostamisest (8)

Asjaajamiskorra (juhendi) definitsioone:

  • on asutuse sisemine normdokument või dokumentide kogum, mis reglementeerib dokumenditöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, pidades silmas organisatsiooni tingimusi.
  • on asutuse asjaajamissüsteemi alusdokument, kehtestades asjaajamistoimingute teostamise täpse korra eesmärgiga kindlustada asutuse tegevuse dokumenteerimine ning vastavate protsesside jälgitavus
  • Asjaajamiskorra väljatöötamisel võetakse aluseks riiklikud dokumendi- ja arhiivihaldust reguleerivad normdokumendid (seadused, määrused, standardid), k.a oma tegevusvaldkonda reguleerivad õigusaktid.

    Tulenevalt kehtivast Vabariigi Valitsuse määrusest "Asjaajamiskorra ühtsed alused"? on asutused (riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ning avali-õiguslikud juriidilised isikud) kohustatud kehtestama
    asjaajamiskorra
    .
    EVS-ISO 15489 Dokumendihalduse standardist tulenevalt on oluline dokumentide haldamise reguleerimine: põhimõtete kindlaks määramine, ülesannete ja volituste määramine, protseduuride ja juhiste kindlaksmääramine ning teatavakstegemine - nn asjaajamiskorra kehtestamine.

    Soovitused sisemise normdokumendi (asjaajamiskorra) loomiseks:
    1) Asjaajamiskorrast peab saama vastused
    kes, mida, millal
    ja
    kuidas
    teeb.
    2) Asjaajamiskord peab olema üheselt mõistetav, kasutajasõbralik ja toimiv.
    3) Koostada dokumendikesksena, iga dokumendiliigi kohta on näha:

  • vorminõuded, dokumendimallide kasutamine, teabekandja eelistus
  • allkirjaõiguslikud isikud
  • registreerimise vajadus
  • menetlemise kord
  • dokumendi kasutatavus
  • arhiivinõuded, säilitamise kord.
  • 4) Korduvate tegevusprotsesside korraldamiseks on otstarbekas välja töötada tööprotsesside kirjeldused (teostatavad toimingud):

  • dokumendi loomine
  • registreerimine
  • töötajatele tutvustamine
  • dokumendi salvestamine.
  • 5) Asjaajamiskorra väljatöötajatel tuleb arvestada organisatsiooni töötajate vajadustega: kas töötajat huvitab mitmeleheküljeline dokumendielementide kirjeldus või

    huvitab teda konkreetne tegevus, nt konkreetse dokumendi loomise protseduur?
    Kasutatud allikad:
    Tiiu-Reet Kõrven. Dokumendihaldus (Külim, 2006)
    Kasulikud lingid:
    Riigikantselei juhendmaterjalid - www.riigikantselei.ee/dokumendihaldus Rahvusarhiivi juhised - www.ra.ee
    Riigi Teataja - www.riigiteataja.ee
    Artikli autor Janne Kerdo, Tallinna Majanduskooli Sekretäri- ja ametnikutöö osakonna juhataja, on andud nõusoleku vastata ka Sekretar.ee lugejate küsimustele, mis puudutavad asjaajamise korraldamist ja dokumendihaldust. Seega - kui igapäevases töös on tekkinud küsimusi, millega oma jõududega hakkama ei saa, siis pange oma mure kirja. Iga dokumendihalduse e-õppe peatüki (ilmuma hakkavad need regulaarselt kord nädalas) lõpus kommenteerib Janne üht probleemi. Oma küsimused saata julgelt aadressile janne.kerdo@tmk.edu.ee

    Osale arutelus

    • Janne Kerdo

    Raadio ettevõtlikule inimesele

    Hetkel eetris

    Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

    RSS

    Peopaik

    Korralda oma koolitus või konverents tulirelvamuuseumis ja lasketiirus

    Taktikalise laskmise keskus suudab teile korraldada unustamatu firmaürituse. Meie konverentsiruum asub tulirelvamuuseumis, kus saab tutvuda tulirelvade ajalooga, viia läbi koolitusi või konverentse.

    Eesti Vabaõhumuuseum – ajal on lugu!

    Rocca al Mares, Tallinna kesklinnast kõigest 15-minutilise sõidu kaugusel asub imeline paik – Eesti Vabaõhumuuseum. Ürituste korraldamiseks leiab siit erinevaid peo- ja seminariruume, kauni looduskeskkonna ning meeliülendavad maitseelamused.

    Küsitlus

    Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

    • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
      28%
      28%
    • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
      17%
      17%
    • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
      10%
      10%
    • Suvepäevi ei peeta
      45%
      45%

    Valdkonna tööpakkumised

    Teabevara