Asjaajamiskorra koostamisest (8)

Asjaajamiskorra (juhendi) definitsioone:

  • on asutuse sisemine normdokument või dokumentide kogum, mis reglementeerib dokumenditöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, pidades silmas organisatsiooni tingimusi.
  • on asutuse asjaajamissüsteemi alusdokument, kehtestades asjaajamistoimingute teostamise täpse korra eesmärgiga kindlustada asutuse tegevuse dokumenteerimine ning vastavate protsesside jälgitavus
  • Asjaajamiskorra väljatöötamisel võetakse aluseks riiklikud dokumendi- ja arhiivihaldust reguleerivad normdokumendid (seadused, määrused, standardid), k.a oma tegevusvaldkonda reguleerivad õigusaktid.

    Tulenevalt kehtivast Vabariigi Valitsuse määrusest "Asjaajamiskorra ühtsed alused"? on asutused (riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ning avali-õiguslikud juriidilised isikud) kohustatud kehtestama
    asjaajamiskorra
    .
    EVS-ISO 15489 Dokumendihalduse standardist tulenevalt on oluline dokumentide haldamise reguleerimine: põhimõtete kindlaks määramine, ülesannete ja volituste määramine, protseduuride ja juhiste kindlaksmääramine ning teatavakstegemine - nn asjaajamiskorra kehtestamine.

    Soovitused sisemise normdokumendi (asjaajamiskorra) loomiseks:
    1) Asjaajamiskorrast peab saama vastused
    kes, mida, millal
    ja
    kuidas
    teeb.
    2) Asjaajamiskord peab olema üheselt mõistetav, kasutajasõbralik ja toimiv.
    3) Koostada dokumendikesksena, iga dokumendiliigi kohta on näha:

  • vorminõuded, dokumendimallide kasutamine, teabekandja eelistus
  • allkirjaõiguslikud isikud
  • registreerimise vajadus
  • menetlemise kord
  • dokumendi kasutatavus
  • arhiivinõuded, säilitamise kord.
  • 4) Korduvate tegevusprotsesside korraldamiseks on otstarbekas välja töötada tööprotsesside kirjeldused (teostatavad toimingud):

  • dokumendi loomine
  • registreerimine
  • töötajatele tutvustamine
  • dokumendi salvestamine.
  • 5) Asjaajamiskorra väljatöötajatel tuleb arvestada organisatsiooni töötajate vajadustega: kas töötajat huvitab mitmeleheküljeline dokumendielementide kirjeldus või

    huvitab teda konkreetne tegevus, nt konkreetse dokumendi loomise protseduur?
    Kasutatud allikad:
    Tiiu-Reet Kõrven. Dokumendihaldus (Külim, 2006)
    Kasulikud lingid:
    Riigikantselei juhendmaterjalid - www.riigikantselei.ee/dokumendihaldus Rahvusarhiivi juhised - www.ra.ee
    Riigi Teataja - www.riigiteataja.ee
    Artikli autor Janne Kerdo, Tallinna Majanduskooli Sekretäri- ja ametnikutöö osakonna juhataja, on andud nõusoleku vastata ka Sekretar.ee lugejate küsimustele, mis puudutavad asjaajamise korraldamist ja dokumendihaldust. Seega - kui igapäevases töös on tekkinud küsimusi, millega oma jõududega hakkama ei saa, siis pange oma mure kirja. Iga dokumendihalduse e-õppe peatüki (ilmuma hakkavad need regulaarselt kord nädalas) lõpus kommenteerib Janne üht probleemi. Oma küsimused saata julgelt aadressile janne.kerdo@tmk.edu.ee

    Osale arutelus

    • Janne Kerdo

    Raadio ettevõtlikule inimesele

    Hetkel eetris

    Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

    RSS

    Peopaik

    Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

    Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

    V nagu vesi ja vaba aeg

    V on veemõnude ja vaba aja veetmise element, mis märgib kõike võrratut ja vajalikku. Hotellist, spaast, restoranist, kohvikust ja konverentsikeskusest koosnev kompleks on koht, kus unustad kõik üleliigse ja pühendud vaevata kõigele, mis elus tegelikult oluline on. Hea tervis. Head inimesed. Hea tuju.

    Küsitlus

    Millal plaanid suvel puhata?

    • Juunis
      17%
      17%
    • Juulis
      83%
      83%
    • Augustis
      0%
      0%
    • Ei puhkagi suvel
      0%
      0%
    • Muu
      0%
      0%

    Valdkonna tööpakkumised

    Äripäev otsib ASSISTENTI

    Äripäev AS

    24. jaanuar 2018

    Uudised

    Teabevara

    Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine