Head esitlusmaterjali on lihtne jälgida

Esinedes kasutame tihti PowerPoint esitlustarkvara abi. Hästi koostatud materjal toetab kõnelejat ning aitab mõtteid kuulajani viia. Milliseid reegleid presentatsiooni koostamisel ja esinemisel jälgida tuleks?

Osalesin mõni nädal tagasi koolitusel, kus esineja peaaegu tühja markeriga tahvlile vaevunähtavaid skeeme joonistas. Et uut markerit parasjagu võtta ei olnud, jätkas koolitaja kangekaelselt tühja markeriga pööramata tähelepanu sellele, et ta tegevus kuulajates aina suurenevat hämmeldust ja naeru põhjustas. Teine näide on ühelt koosolekult, kus agar esineja nii keerulised graafikud kokku pani, et ta, tundub, ka ise nendest päris hästi aru ei saanud - ülejäänutest rääkimata.

Olen ka ise sarnaseid vigu teinud: lisasin PowerPoint esitlusele fotosid, mis muutsid slaidid küll värvikaks, ent polnud teemaga kuidagi seotud. Kuulajad kurtsid hiljem, et fotod tõmbasid nende tähelepanu asja sisult eemale ja võinuks hoopis lisamata olla.

Mis neil kolmel näitel ühist oli? Nii mina, koosolekul esineja kui ka koolitaja rikkusime esitlusmaterjalide kasutamise põhipõhireeglit: illustreerivaid materjale ei tehta lihtsalt tegemise pärast, vaid selleks, et muuta esinemist tõhusamaks. Kui sa ei oska slaididele panna muud, kui üksikuid sõnu ja lustakaid fotosid, siis küsi endalt, kas presentatsiooni on üldse vaja.

Hästi koostatud esitlus toetab esineja kõnet, ennetab täpsustavaid küsimusi ning annab lisainfot. Kui esinemise tuum seisneb sinu kõnes, siis pane slaididele nii palju kui vajalik, kuid nii vähe, kui võimalik.

Väldi erksavärvilisi põhjasid ning kombinatsioone "tume taust, hele tekst" siis, kui esined võõras kohas: kehv projektor või päikesevalgus võivad ekraani nii halvasti nähtavaks muuta, et sinu põhjalikust PowerPointist mingit kasu pole. Neoontoonid ei sobi slaidile ei tagataustaks ega teksti jaoks.

üks levinumaid esitlusmaterjalide stiile on loetelud, kuid isegi nii pealtnäha lihtsa asja juures on komistuskivisid. Näiteks olen näinud selliseid loetelusid, kus ekraan on paksult teksti täis ning lausetele tärnid/numbrid ette panemata. Sellisest loetelust ei ole kasu!

Loetelu peab olema ülevaatlik, loogiliselt struktureeritud (tähtsuse, tähestiku vm järjekorras) ning võimalikult lühike. Kui soovid mõnd osa eriti välja tuua, too see loetelu etteotsa või muuda teistest osadest erinevaks allajoonimise, värvi muutmise või paksu kirjaga. Kui on tähtis loetellu kuuluvate osade arv, kasuta nummerdamist, vastasel juhul aga tärne.

Päris omaette peatükk on skeemid ja joonised. Ruumilised seosed aitavad meeles pidada arve, mis on ka põhjus "koogitükkide" ja tulpade joonistamiseks: kuulaja ei pruugi meelde jätta, et üht tunnust oli 10 ja teist 20, see-eest jääb talle aga hästi meelde, et teine tulp oli esimesest kaks korda kõrgem. Vahel toimivad väga hästi illustratsioonid. Näiteks ärritunud kliendiga käitumist õpetades sobib lehekülje serva vihane koomiksitegelane vms.

Kui on tähtis edasi anda just arvulisi väärtusi, aitab üldpilti selgena hoida ümardamine. Selmet kirjutada, et veebikeskkonnas oli 3485 kasutajat, kirjuta, et kasutajaid oli 3500. Kasuta ümardamist ka tabelites, graafikutes.

Kuna osal inimestel on hea kuulmis-, teistel aga nägemismälu, tuleks publikule läheneda mõlema meele kaudu. Pane, kus võimalik, oma jutule taustaks slaidid, kus sama info piltlikult (illustratsioonide, graafikute, tabelite kaudu) edasi on antud - keda illustratsioon ei huvita, keskendub su kõnele, ja vastupidi.

Samal ajal jälgi, et sinu jutt ja taustapilt konkureerima ei hakka. Kui ekraanil on tabel paljude arvudega, pea korraks pausi, et kuulaja saaks korraks tabelisse süveneda ning seejärel uuesti sinule keskenduda - vastasel juhul püüab ta jälgida korraga sind ja ekraani ega suuda kumbagi terviklikult haarata. Kui on aga vaja, et tähelepanu sinu kõnel oleks, lülita taustapilt välja või pane ette tühi slaid.

Tähelepanu hajutab ka liigne animatsioon: tähtede mööda ekraani hüppamine, teksti erinevatest äärtest "kohale ujumine". Pole harv juhus, kus esinejad on näinud nii palju vaeva animatsiooni lisamisega, et kui nad kord rääkima hakkavad, tuleb neil iga rea "kohalehüppamist" oodata enne, kui järgmise juurde asuda saab. Tuleb tuttav ette?

Animatsioonide raudne reegel on: pigem liiga vähe kui liiga palju. Loetelude puhul kiputakse väga tihti kasutama võimalust iga rida eraldi nupulevajutusega nähtavaks teha. See on põhjendatud ainult juhul, kui esineja selgitab iga rida oluliselt kauem, kui kulub selle lugemiseks. Kui sinu loetelu koosneb paari sõnaga ridadest a-la "Jüri, Mari, Jaanus, Viive" ning sa ei soovi iga rida eraldi kommenteerida, avalda südamerahuga kogu slaid korraga: nii ei tule sul iga paari sekundi tagant hiirt vajutada ning kuulajal kannatamatult toolil niheleda.

Proovi esitlus enne publiku ette astumist läbi. Kas slaidid on õiges järjekorras? Kas tekst on silmale hea vaadata? Esitlust mälupulgaga võõrasse arvutisse laadides kontrolli, kas see üldse avaneb. Trüki esitlus enda jaoks paberil välja: nii tead alati, mis järgmisel slaidil on, ega aja järge sassi liiga palju või liiga vähe klikkides. Õnnestunud esitlusele aitab väljatrükk kindlasti kaasa.

Lõpetuseks soovitan sul kellegi teise esitlust jälgides enda käest küsida, kas seda esitlust oli mõnus jälgida, ning olenemata vastusest küsida edasi: "Miks?" Niiviisi saad vältida levinud vigu, mis sul kuulajana silma riivavad (kuid esinejana korduma kippuvad), ning võtta eeskuju inimestest, kel hea esitluse koostamise kunst juba käpas on.

Osale arutelus

  • Maria Kupinskaja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine