Lugeja kirjutab: Kuidas võita aega?

Ikka on nii, et kui mingis valdkonnas on kibekiired ajad, kuhjuvad ka muud asjad. Hetkeks peatub aeg ja peas pendeldab vaid üks: kuhu kaob aeg? Erinevad juhtimisalased ja ajaplaneerimise raamatud annavad mitmekesiseid nõuandeid, kuidas oma aega ratsionaalselt kasutada nii, et asjad saaksid aetud ja jääks aega ka iseendale ning eraelule.


Sea prioriteedid

Igapäevase tegevuse juures kaotame tihti silme eest sihi, miks me üht või teist asja teeme. Et seda segadust vältida, oleks mõttekas võtta hetk ühest päevast ning fikseerida need eesmärgid, mille nimel tegutsetakse. Sihtidel on komme ajas muutuda. Vaadates mingi aja tagant üle elule seatud prioriteedid, lihvuvad ka igapäevased tegevused nende suunas.

Töövestlustelt on tuttav küsimus: kus sa näed end kolme, viie või kümne aasta pärast. Kuuldes vastust tööle kandideerijalt võib eeldada, et isik on organiseerija ja planeerija ning on läbi mõelnud oma elus kulgeva raja.

Olen lugenud soovitusi küll nädala, kuu, aasta jm planeerimise kohta. Soovitatakse erinevaid kalendertüüpe. Igaüks peaks leidma enda jaoks sobivaima lahenduse, mille järgi enda kirja pandud tegevusi ka realiseerida; olgu selleks kasvõi enda joonistatud ajaplaan.


Planeeri tegevusi

Suurte eesmärkide jaotamine ajalistesse etappidesse tundub mõistliku soovitusena. Reaalselt tegevusteks jaotatud plaanid järgnevaks kuuks, aastaks jne, aitavad mõtestada lahti alaeatapid, mis tuleb läbida, et jõuda seatud sihile. Ajaliselt tuleks igale etapile anda ka varuaeg, kuna enamalt jaolt kulub ikkagi planeeritust natuke rohkem aega.

Targad juhid kirjutavad päeva jooksul üles, mida nad järgmisel päeval tegema peavad ning seavad prioriteetsemad tegevused tulbas ettepoole. Kõige enam mängib selline tegevus rolli enne nädalavahetust, et uue nädala alustamine lihtsamaks teha. Tean projektijuhti, kelle sekretär oli taolise lehe koristamistuhinas paberkorvi visanud - arvatavasti ei tule tal enam kunagi mõttesse nii talitada.

Kirjuta üles

Peast käivad läbi tuhanded mõtted: ühed jäävadki uitmõteteks, teised kujunevad aga tegutsemise aluseks. Et selekteerida peas toimuvat, oleks hea need kirjalikult fikseerida ja nii nendes enda jaoks kord luua. Kirjasõnas väljendab end idee ka tugevamini: toores idee leiab jõu edasi areneda läbi ratsionaalse mõttetegevuse.

Samuti oleks vajalik kirja panna mõttelõngad unistusest. Kindlapiirilisena fikseerituna muutuvad nad selgesõnalisteks ja teadlikult analüüsitavaks ning ehk nii kujunevad ka kindlad plaanid nende elluviimiseks. Unistustel on kombeks jääda õhulossideks, kui reaalselt nende suunas tegutsemist ei alustata.

Headel mõtetel on tavaks külla tulla kõige ootamatutel hetkedel. Selleks puhuks oleks hea hoida käekotis või öölambi kõrval märkmepaber ning pliiats. Tihti on, et vaimukat mõttelendu on hiljem raske meenutada. Pannes kirja põhiolemuse juhtlõngast, saab hiljem idee juurde tagasi tulla ning seda sügavamalt vaadelda: neis võib peituda kõige selgem ja lihtsam lahendus hetkel töös olevale kitsaskohale.

Mida peaks tegelikult tegema

Tuttav vanasõna - tänaseid tegevusi ära viska homse varna - on visa tegelikkuses vastupidine olema. Ikka leiab kuidagi vabanduse planeeritud tegevusest eemale nihverdamiseks. Vabandused iseenda ja teiste ees on kergelt genereeritavad. Kui aga haarata nö härjal sarvist ja väikeste sammudena asja kallale asuda, edeneb lõpuks kõige ebameeldivamgi kohustus ning saavutatu ei tundugi enam mägede taga.

Kui aega jääb väheseks, tuleks üle vaadata, kas iga väiksem asi on tähtis. Kui tähtaeg on projekti esitamisel, kuid käsil on hoopis e-maili kirjutamine sõbrale, siis kumb on prioriteetsem? Väikestel tegevustel päevas on komme kuhjuda ajaröövliteks. Pigem oleks mõttekas keskenduda pooleliolevale projektile ning päevas korra kindlale ajale määratud hetkel vaadata üle e-postkast, vastata päeva jooksul tekkinud kõnedele jm jooksvatele küsimustele.

Raamatuis kõneletakse ka ajast, mida tegelikult töö juures kulutatakse kolleegidega lobisemisele. Kõige efektiivsem aeg tööpäevast on varahommik või hilisõhtu, kui kontor on veel tühi või ametikaaslased lahkunud. Tööasjade arutamiseks saab kokku leppida ka kindla nõupidamise, et mitte takerduda ette valmistamata vestlusesse koridori peal, mis lõpptulemusena tuleb uuesti üle arutada.

Võta aega iseendale

Et kõik kiiremad ja ka vähemtähtsad asjad saaksid korda, selleks on energiat vaja tegutsemiseks. End tühjaks kulutada pole mõtet, pigem annab tulemuse hetkeks aja maha võtmine ja puhkamine. Taastunud jõuvarudega leiavad lahendamata küsimused ehk selgema ja loogilisemagi lahenduse. Õhtul kaua üleval olla, kui see ei kuulu isiku loomuse juurde, on vaid enesepett, sest väsinud pea pigem segab asjadele lahenduse leidmist.

Õige kogus und, korralik söök ja piisav puhkus on inimkehale hädavajalik. Ei aita siin energiajoogid ega erinevad dieedid, kui keha vajab kõige loomulikumat hoolitsust. Elementaarne lõunavaheaja pidamine annab samuti töö efektiivsusele juurde; räägitakse ju lapsest peale, et päevas peab vähemalt korra sooja toitu sööma, et keha saaks uut energiat. Terves kehas peitub terve vaim.

Aeg on kaduv, tähtis on olemasolevat ressurssi efektiivselt ja ratsionaalselt kasutada. Pigem ehk natuke mõelda ja asjad mõtteis ning paberil paika panna, kui niisama uisa päisa sihitult ringi tuuseldada. Esimesel juhul nõuab eeltöö küll natuke pingutust, kuid tulemused on läbi keskendumise paremini saavutatavad. Nagu vanasõnagi ütleb - üheksa korda mõõda ja üks kord lõika.

Osale arutelus

  • Merle Kuurberg

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine