Veel üks võimalus personali andmebaasi pidamiseks.

Eestis on kasutusel piisavalt palju erinevaid palgaarvestuse ning sellega seotud või ka iseseisvaid personaliarvestusprogramme. Minu kogemuse järgi on rõhk sõnal "arvestus" ehk siis programm on tehtud võimalikult mugavaks inimeste liigitamiseks ja arvestamiseks, soo, hariduse, erialade jne järgi ja ka ettevõtte palgakulude arvestamiseks: puhkused, haiguslehed jne. "Vanadel aegadel" kasutati selleks isikukaarti paberversiooni, mis kindlasti on paljudes ettevõtetes kasutusel paralleelselt programmiga kindlasti siiani.

Inimese "ajalugu" ettevõttes peaks algama erinevate (paber)dokumentide loomisest ja nendelt mõningate andmete sisestamisest personaliarvestusprogrammi. Lisaks tehakse tavaliselt koopiaid kvalifikatsiooni ja haridust tõestavatest dokumentidest, ka CV-st, mis leiavad seejärel oma koha inimese personaalses kaustas personalispetsialisti riiulis. Kindlasti võetakse hoiule ka tööraamat, mis leiab oma asukoha hästi turvatud seifis. Täiendavalt on antud juhised ametijuhendi vormistmiseks ning töölepingu sõlmimiseks ja käskkirja vormistamiseks tööle võtmise kohta. Paar pilti töötõendi ja/või volituse jaoks ei tee ka paha.

Piisavalt suur töömaht, mis tuleb täpselt ja hoolega teha ära enne, kui saab sisestada informatsiooni personaliarvestusprogrammi. Lisaks on vajalik ligipääs koopiamasinale, kontoritarkvara (reeglina Eestis kasutusel MS Office) olemasolu, vaba ruum riiulil uue personalikausta jaoks. Ning lisaks ajakulu vormistamisele, kontrollile, küljendamisele jne. Lõpuks veel pakk dokumente kokku ja vastutava isiku (juhataja lauale) allkirju ootama. Töömaht on suur ja vigu teha ei tohi.

Dokumendihaldusüsteemis seadistatav personaliregister pakub töö lihtsustamiseks mitmeid võimalusi:

-—? Personalispetsialisti juures tehakse uuest töötajast pilt, mis sisestatakse koheselt süsteemi.-—? Samal ajal kui töötaja ise täidab enda kohta isikuandmete kaarti, skaneerib personalispetsialist (mitte ei tee koopiaid) vajalike dokumentide kujutised arvutisse ja lisab metaandmed-—? Juba eelnevalt on süsteemis sees ametijuhend ning tööleping, mille muudetavaid välju on võimalik kohapeal parandada-—? Mõne nupuvajutusega genereeritakse süsteemist täidetud ja vormistatud töölevõtu avaldus, isikuandmete leht, tööleping ning ametijuhend.-—? Töötaja sisestab Eesti ID kaardi lugejasse ning digiallkirjastab vajalikud dokumendid, mis seejärel suunduvad juhataja allkirja ootama.-—? Printerist on vahepeal välja trükitud (ja kiletatud ) töötõend ning vajadusel volitused, töötajale aktiviseeritakse infosüsteemi kasustus Eesti ID kaardiga.

-—? Programmis on olemas kogu vajalik informatsioon- inimese "ajalugu ettevõttes" võib alata!

Ainuke samasus esimese variandiga - tööraamat läheb kindlasse seifi hoiule. Ajakulu tunduvalt väiksem, paberikulu peaegu olematu, garanteeritud süsteemi ja väljund-dokumentide identsus. Puudub otsene vajadust Microsft Office Word või mõne analoogi järgi. Küsite, et milleks see kõik, kui seda on vaja ainult inimese töölevormistamiseks? Tubli personalispetsialist, kes saab oma tööga ka paberil hakkama on ju olemas ja pealegi on see ainut ühekordne tegevus! Kuidas seda digiallkirja veel kasutada, vaja kaardilugejat jne? Mõtleme edasi ...

Lisaks ametijuhendile ja töölepingule kasutatakse ettevõttes inimeste juhtimiseks tihti käskkirju: makstakse preemiat, saadetakse puhusele, koolitusele jne - just siin tekib kasulik seos dokumendihaldussüsteemiga. Võtame näiteks komandeeringu, mille eesmärgiks on koolitus teises linnas (komandeeringurahad). Mõelge korraks protsessidele, mida teie ettevõttes on vaja teha nende vormistamiseks ja võrrelge:

-—? Leida inimene süsteemist-—? Lisa käskkiri liik "koolitus", seo "koolitajaga", vajadusel korrigeeri ekraanil paar välja.

-—? Trüki ddoc formaati ja suuna juhatajale allkirjastamiseks

Webdesktop baasil oleva süsteemi puhul läheb selliseks tegevuseks kuni minut ning nii juhtaja saab allkirjastada käskkirja talle sobival ajal kui ka komandeeritav saab ise süsteemist jälgida, kas luba on antud või mitte. Lisavõimalusena saab kontrollida ka koolitusarve tasumise olekut. Töötaja saabumisel koolituselt täidab ta komandeeringu kuluaruanne (suunab selle raamatupidamisele), koolituse tagasiside (ISO standart) ning kõike seda samuti otse süsteemis, paari klahvivajutusega. Lisaks skaneerib (või laadib) Webdesktoppi üles koolituselt saadud materjalid ning saadab asjast huvitatud kolleegidele laiali viitega "Lugege - oli põnev koolitus"

Haiguslehtede vormistamine, diplomite ja tunnistuste jäljendid, arenguvestluste protokollid, tulemusjuhtimise eesmärgid, inimesega seotud transpordivahendid, nende läbisõit. Laste register - ranitsaraha maksmiseks. Jne jne. Vastavalt iga ettevõtte vajadusele ja soovile.

Ehk siis "kuivast" personaliarvestusprogrammist on saanud Inimese Detailse Ajaloo Programm. Programm, mida kasutab peale personalispetsialisti ka raamatupidaja ning ettevõtte juhataja. Programm, mis kogub ja säilitab detailselt kogu inimese arengu ja tegevused ettevõttes. Programm, mis on liidestatud nii palgaarvetuse kui vajadusel (avaliku teabe seadus) ka kodulehega. Kokkuhoitud aeg nii asjade vormistamiseks kui ka hilisemaks otsinguks. Kokkuhoitud paber, kaustad ja riiulipind. Lisaks kõigele muule on Webdesktop veebipõhine, mis tähendab, et programmile pääseb vajadusel ligi ka väljaspool töökohta, olgu siis kodust või internetikohvikust.

On olemas ka üks ebameeldiv seik ettevõtja jaoks, kui inimene on näiteks puhkuse ajal leidnud omale sobivama töökoha ning läbi programmi saadab digiallkirjastatud lahkumisavalduse ning palub talle tööraamatu soojale maale postiga järgi saata.

Programmi ja personalispetsialsti koostöö jääb ikkagi kiireks ja korralikuks:

-—? Paar nupule vajutust töölepingute oleku muutmiseks "Lõpetatud", suunamine juhatajale allkirastamiseks

-—? Nupp "Avalikusta" ja ettevõtte kodulehele sektsiooni vabad töökohad, ilmub vajalik info.

Loomulikult tuleb ette valmistada tähitud saadetis, mis sisaldab tööraamatut ning registreerida programmi sõnumite(kirja) osas selle saatmine aga see on juba hoopis teine teema ja pikem jutt. Kirjeldatud stsenaariumi alusel toimub töö personaliga VKG Elektrivõrkudes juba mitmendat aastat. Webdesktop on edukalt tõestanud, et tänu paindlikult häälestatavatele registritele ei ole tegu ainult dokumendihaldusprogrammiga, vaid registreid saab edukalt kasutada kõigi ettevõtte andmekogumis ja -töötlemis vajaduste rahuldamiseks.

Osale arutelus

  • Teet Rist

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine