Koosoleku protokollimisest

Paljude sekretäride töökohustuste hulka kuulub muuhulgas ka protokollimine. Enamus selle töö tegijatest ei ole osalenud vastavasisulisel koolitusel ning seega on ilmselge, et protokolli lõpptulemuses võib teinekord esineda vigu, millest koosolekul osalejatel või protokollijal endal aimugi ei ole. Ka pole paljud protokollijad kursis oma õiguste ja kohustustega. Kogu tõe protokollimisest ja sellega seonduvast avaldab vastava ala spetsialist

Riina Roomet.

1. Miks on vaja protokollida ja kes seda tavaliselt teevad?

Nõupidamine oli ja on üks levinumaid juhtimise vorme. Nõupidamise korraldamisest sõltub nii töötajate kui juhi aja kokkuhoid või vastupidi - aja raiskamine.

Me ei saa asjaajaja, juhi abi või sekretäri, kes on põhilised protokollimeistrid, tasandilt sügavuti suunata nõupidamise kulgu, aga me saame väga palju ära teha pealtnäha pisiasjade eest hoolt kandes.

Nõupidamise edukus oleneb selle ettevalmistusest ja otstarbekusest.

2. Mis on protokollimine lühidalt lahtiseletatuna ja mida sisaldab korrektselt vormistatud protokoll?

Nõupidamine on väikese grupi inimeste (optimaalselt 6-8) aktiivse vaimse koostöö vorm mingi probleemi lahendamisel.

Koosolek on protseduuriliselt (päevakord, kodukord, sõnavõtud) paremini programmeeritud, juhatamise roll on suurem kui nõupidamisel. Koosolekule võib eelneda ettevalmistav nõupidamine.

Nõupidamise käik ja vastuvõetud otsus(ed) protokollitakse.

Tark tegu oleks sätestada nõupidamiste läbiviimise ja protokolli koostamise kord asjaajamiskorras.

Protokoll on dokument, mis peab fikseerima arutelu osas millal toimus, kes osalesid,

mida otsustati.

Nõupidamise käigu protokollimise viise on mitmeid.Lähtuvalt sellest, milline salvestus otsustati valida, vormistatakse ka protokoll.

Kui kokkuvõtvas protokollis sõnastatakse kokkuvõtlikult iga esineja olulisem sõnum, siis lühiprotokollis vormistatakse ainult päevakord ja vastuvõetud otsus(ed).

üldjuhul vormistatakse protokoll üldplangil, A4 formaadis. Kui protokoll vajab kinnitamist, siis vormistatakse see protokoll nurgavariandis üldplangil.

Protokolli vormingu elementideks on:

1. dokumendiliigi nimetus (koos nõupidava organi nimetusega)2. koostamise koht3. kuupäev (koosoleku toimumise kuupäev)4. number5. koosoleku alguse ja lõpu kellaajad6. tekst

a. osavõtjadb. päevakordc. koosoleku käikd. otsus(ed) 
7. allkirjad (kõrvuti koosoleku juhataja ja protokollija)8. jaotuskava
9. autor (organisatsiooni nimetus digitaalse protokolli vormingus, mida plangile ei prindita)
 

Protokolli lisadele viidatakse tekstis vastava otsusepunkti järel. Kui protokollile lisatakse stenogramm, peab sõnavõtja olema sellele alla kirjutanud.

Kõik protokollile lisatavad dokumendid peavad olema alla kirjutatud.

Protokoll vormistatakse üldjuhul 3 päeva jooksul ühes eksemplaris. Protokolli koopia või väljavõtte vormistab ja edastab protokollija vastavalt jaotuskavale.

Juhatuse protokolli näidist vt teksti lõpus

3. Mis oleksid need asjad, mille vastu protokollimisel kõige enam eksitakse?

Iga kokkusaamine, ükskõik kui pikaks see venitada, pole ei nõupidamine ega koosolek.

Pole vahet, kas kokku tuleb kolm või kolmkümmend inimest, kui nõupidamisel ei võeta vastu otsuseid, on tegemist jututoaga.

Erinevate juhtide tööajast võib 50-80% kuluda nõupidamistele. Nõupidamine on kallis ettevõtmine, sest kui liita kõikide osalejate nõupidamisel oldud aja eest makstavad tunnitasud, nõupidamise ettevalmistamisele kulutatud aja tasu, sõidukulud jm, saame aukartustäratava summa. Järelikult peab olema nõupidamine tulemuslik.

Protokollija veaks võiks olla teadmatus, kuidas peab tulemuslik nõupidamine kulgema.

Kui osalete nõupidamisel, kus:

- nõupidamise eesmärk on ebatäpselt püstitatud,- nõupidamine on osavõtjaterohke, osavõtjate valik ebaõige, vajalikud töötajadpuuduvad,- ajakava ja reglement puuduvad,- eeltöö on nõrk, osavõtjad ei saa aruteluks valmistuda,- oskamatu juhtimine, organiseerimatus,- osavõtjate vähene huvitatus, koostöö puudumine,- osavõtjate ebakorrektne käitumine,- üksteise mittemõistmine,- nõupidamist häirivad telefonikõned,- nõupidamine toimub kehvades tinigmustes (liiga külm või palav ruum, ülerahvastatusviib osalejate tähelepanu ja mõtted eemale arutluse all olevatest probleemidest) 

Protokollija, mis iganes ametikohal sa oled, ära lase ennast sellisesse olukorda panna!

Sa saad kaasa aidata tulemusliku nõupidamise ettevalmistamisel.

Nõupidamise ettevalmistus peaks hõlmama ca 40% nõupidamisele kuluvast koguajast.

Nõupidamine ise peaks hõlmama 30% ja nõupidamise järeltöö ehk ülesanded pärast nõupidamist hõlmavad ca 30% nõupidamisele kuluvast koguajast.

4. Mida oleks vaja ühel algajal protokollijal koosolekul kõige enam tähele panna? Teada on, et kogu koosoleku jutt protokolli ei lähe, seega - millised oleksid need kohad, kus kõige enam kõrvu tuleks kikitada?

Kõiki nõupidamisi ei saa käsitleda üheselt. On nõupidamisi, kus tuleb kirja panna kogu arutelu. Näiteks ehitusnõupidamised, eriti kui tegemist on vaidlustega, on vajalik protokollida kõigi osalejate argumendid täpselt ja korrektselt. Vastuvõetud otsused on siinkohal tähtsad, kuid osalejad võivad ka vaidlustada seda otsust. Igal osalejal on õigus oma eriarvamusele.

Protokollijal on alati õigus peatada nõupidamine, et täpsustada protokolli jaoks otsuse täpne sisu.

Protokollile võib lisada ka ettekande teksti ning kirja pannakse ainult vastuvõetud otsus(ed).

Protokollimise viis, kas sõnasõnaline protokoll, kokkuvõttev protokoll või lühiprotokoll otsustatakse nõupidamise ettevalmistusetapis. Samuti otsuste teatavaks tegemise kord, kas asjaosalistele saadetakse protokolli koopia (väljavõte) või edastatakse otsus(ed) elektrooniliselt.

5. Milline protokollimise viis on kõige korrektsem ja efektiivsem - kas pastapliiatsiga kaustikusse kiirelt konspekteerides ja hiljem arvutisse ümber toksides või kohapeal kokkuvõte jooksvalt arvutisse tippida?

Võimalused ja tingimused on erinevad. Erinevatele nõupidamistele on erinevad nõuded.

Näiteks operatiivnõupidamise tarbeks on igal osalejal kaasas oma töömärkmik, kuhu ta fikseerib just temale vajaliku.

Protokoll üldmõistes on korrektne, vastavalt nõuetele vormistatud dokument, olenemata, nõupidamise käigus koostatud mustandi protokollimise viisist.

Lähtudes asjaajamise elektroonsele üleminekule peab olema ka protokoll vastavalt käsitletav.

Tähtis on kinni pidada protokolli vormistamise nõuetest.

6. Milliseid ettevalmistusi tuleks protokollijal enne koosolekut teha?

Tulemuslik nõupidamine nõuab selgelt piiritletud eesmärki ja korralikku ettevalmistust. Et nõupidamine ei oleks osalejate aja raiskamine, tuleb korraldamisel lähtuda teatud kindlatest põhimõtetest:Käsitleksin siin nõupidamise ettevalmistust laiemas mõttes. Protokollija ei pea kindlasti osalema nõupidamise ettevalmistusprotsessis.Küsimused, mis peaksid leidma vastused nõupidamise ettevalmistuse käigus oleksid: mida, kuidas, kes, kui kaua, kus ja millal.

Mis on iga küsimuse vastuseks, sellest räägime pikemalt juba kursusel tulemusliku nõupidamise korraldamine.


Kasutatud kirjandus: G. Okk Koosolekute kokaraamat. Fontes 1999;

T-R. Kõrven Dokumendihaldus. Külim 2006

(vapi kujutis või asutuse embleem)

ASUTUSE NIMETUS

JUHATUSE KOOSOLEKU PROTOKOLL

Tallinn 00. 00. 0000 nr 0-00/0

Järgmise koosoleku aeg: "¦"¦"¦"¦..

Planeeritud aeg 00.00 - 00.00 Tegelik aeg 00.00 - 00.00

Juhatas Eesnimi Perekonnanimi Protokollis Eesnimi Perekonnanimi

Osa võtsid juhatuse liikmed : Eesnimi Perekonnanimi, "¦"¦"¦"¦"¦"¦..

Puudus(id): Eesnimi Perekonnanimi

Kutsutud: ametinimetus Eesnimi Perekonnanimi

Päevakord1. "¦"¦"¦"¦"¦"¦"¦"¦"¦"¦"¦.

2. "¦"¦"¦"¦"¦"¦"¦"¦"¦"¦"¦.

1. Esimene päevakorra punkt

Otsuse nr Otsused, tegevuskavad Vastutaja Tähtaeg1.1 Kiita heaks "¦..

1.2 Määrata "¦.. Eesnimi Perekonnanimi 00.00.0000

2 Teine päevakorra punkt

Otsuse nr Otsused, tegevuskavad Vastutaja Tähtaeg2.1 Lõpetada"¦. Eesnimi Perekonnanimi 00.00.0000

2.2 Organiseerida "¦.. Eesnimi Perekonnanimi 00.00.0000

(allkiri) (allkiri)

Eesnimi Perekonnanimi Eesnimi Perekonnanimi

Koosoleku juhataja Koosoleku protokollija

 

Osale arutelus

  • Argo Võigemast

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine