Dokumentide vormistamine: vastused lugejate küsimustele (1)

Järgnevalt vastused lugejate poolt saadetud küsimustele.

Vastab Janne Kerdo, Tallinna Majanduskooli sekretäri- ja ametnikutöö osakonna juhataja.

1) Avalduse vormistamine. Millised on õiged mõõdud (kirja suurused, vabad veerised, tekstide vahed jne)?

üldjuhul jagunevad avaldused organisatsiooni sisesteks (töötajate avaldused) ja avaldused väljaspool organisatsiooni (eraisikute avaldused organisatsioonidele, nt kandideerimisel).

Avalduse vormistamisel:

  • võib aluseks võtta 1996. aastal kinnitatud avalduse näidisvormingu (Vabariigi Valitsuse määrus "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alused"?).
  • lähtuda ametikirja vormingust (aluseks uus kirja standard EVS 882-1:2006).
  • Avaldus vormistatakse üldjuhul valgele lehele (A4), kasutades üldjuhul Times New Roman või Arial kirjatüüpi, tähesuurus 12-punkti, reavahe 1,0, plokkstiil, erinevad tekstilõigud eraldatakse ühekordse reavahega. Kirja vormistamisel kasutatavad veerised on toodud kirja standardis:

  • vasak veeris 3,0 cm
  • parem veeris 1,5 cm
  • ülemine veeris 1,2 cm
  • alumine veeris 1,2 cm.
  • Avalduse näidised toodud ametikirjade näidistes.

    2) Kas ametikirjadest on punkt numbrilühendi "nr"? järel kadunud?
    Eesti keele reeglite kohaselt üldkasutatavad lühendid (sh "nr"?) kirjutatakse punktita. Kui sõnaühendi lühendamisel tekkinud punktita lühend langeb kokku mõne eestikeelse sõnaga, siis on soovitatav panna lühendi sisse sõnavahet märkiv(ad) punkt(id): k.a -- käesoleval aastal (allikas: www.eki.ee/books/ekkr/).
    Kirja standardis toodud elemendi "viit"? vormistamise näide ("nr"? ilma punktita):
    nr 1-6/30
    3) Kuidas on korrektne kirjutada ametikirja kuupäeva (01.12.2006.a. või 01.12.2006)?

    Ametikirjade vormistamisel tuleb juhinduda EVS 882-1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri"?.
    Kuupäeva vormistamise võimalused:
    1) kuupäev ja kellaaeg esitatakse kirjal vastavalt standardile EVS 8 (Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas):
    09.11.06
    09.11.2006
    09.11.2006 17:06:10 (* kellaaeg lisatakse kuupäevale vastavalt vajadusele)
    Võib kasutada ka sõnalis-numbrilist varianti kuupäevade vormistamisel (11. november 2006). Omakäeliselt ühekohalise kuupäeva vormistamisel on soovitav lisada "0"? (09. november 2006)
    2) rahvusvahelises kirjavahetuses vormistatakse kuupäev sõnalis-numbriliselt vastavalt kasutatava keele reeglitele:
    9 November 2006
    2004-11-09 17:30:20
    4) Kas vastuskirja puhul võib olla pealkirjaks "Vastuskiri"??
    Vastuskirjade vormistamisel elementi "seosviit"? (sissetulnud kirja kuupäev ja viit), mis näitab, et tegemist on vastukirjaga. Pealkiri on kirja sisule antud nimetus, seega tuleb pealkirja sõnastusel lähtuda dokumendi sisust.
    Näiteks kui algatuskirjana on esitatud "päring"? (kus soovitakse nt hinnapakkumist), siis vastuseks saadetakse "hinnapakkumine"? vms.
    5) Isikukoodi kasutamine volikirjades, kas ikka on lubatud või mitte?
    Igapäevatöös puutume kokku erinevate dokumentidega, mis sisaldavad erinevaid andmeid. Kordan siinkohal üle nõuded isikukoodi kasutamisest haldusdokumentides, k.a volikirjades.

  • Isikukoodi töötlemine on lubatud ilma isiku nõusolekuta, kui selle töötlemine on ette nähtud seaduses või määruses, muudel juhtudel peab isik andma nõusoleku, mis peab olema selge ja teadlik tahteavaldus, millega ta lubab oma isikuandmeid töödelda
  • Haldusdokumentide koostamisel tuleb lähtuda minimaalsuse nõudest isikuandmete kasutamisel - tuleb piirduda nime ja sünniaja märkimisega, kui seadus ei sätesta teisiti.
  • Omapoolse kommentaari on andnud ka Gina Kilumets, Andmekaitse Inspektsiooni arengu- ja analüüsiosakonna juhataja:

    "Isikukoodi kasutamine on lubatud seadusega pandud ülesannete täitmiseks või isiku nõusolekul. Isikukoodi kasutamine volikirjadel pole ei eesmärgipärane ega ka minimaalne isikuandmete töötlemine. Isikukoodi kasutamine volikirjades eeldab isiku informeeritud nõusolekut. Nõusoleku mittesaamisel on volikirja koostajal võimalus kasutada sünniaega. Vaidluse tekkimise hetkel aga eeldatakse, et isik pole oma nõusolekut andnud. Tundub, et isikukoodi kasutamine on lihtsalt kergema vastupanu teed minemine"?.

    Osale arutelus

    • Piret Birk

    Raadio ettevõtlikule inimesele

    Hetkel eetris

    Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

    RSS

    Peopaik

    Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

    Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

    Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

    Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

    Küsitlus

    Millal plaanid suvel puhata?

    • Juunis
      17%
      17%
    • Juulis
      83%
      83%
    • Augustis
      0%
      0%
    • Ei puhkagi suvel
      0%
      0%
    • Muu
      0%
      0%

    Valdkonna tööpakkumised

    Uudised

    Teabevara

    Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine