Dokumentide vormistamine: vastused lugejate küsimustele (2)

Järgnevalt vastused lugejate poolt saadetud küsimustele. Vastab Janne Kerdo, Tallinna Majanduskooli sekretäri- ja ametnikutöö osakonna juhataja.

1) Teksti vormistamisel kasutatavad mõõtmed (kirjaplangil, e-kirjas)

Tekstide vormistamisel kasutatakse üldjuhul püstkirja Å?riftiga Helvetica, Times, Times New Roman, Arial või Courier suurusega 12 kuni 14. Nendest levinumad on Times New Roman ja Arial (suurus 12), reavahe 1,0. Mis ei tähenda, et organisatsioonisiseselt ei või kasutada teist Å?rifti, teksti suurust, reavahet. Erinevad tekstilõigud eraldatakse ühekordse reavahega. Oluline on kokku leppida, kuidas luua dokumente, et tagada organisatsiooni dokumentidel ühtne "käekiri"?.

Paljudes organisatsioonides on kinnitatud organisatsioonistiili käsiraamat, kuhu on koondatud organisatsiooni stiili puudutav informatsioon - logo (firma märk), trükised, reklaamid, dokumendiplangid (sh nt tänukirja, tunnistuse alusplank), ümbrikud, dokumendikaaned, visiitkaardid, tähistussildid, märgistuskleebised, pitsatid jne. Stiiliraamat aitab kujundada ühtset organisatsiooni mainet.

2) E-kirja element allkirjastaja (millest koosneb ja kuidas märkida kontakttelefone?)

EVS 882-1:2006 standardi järgi element allkirjastaja alamelemendid:1. Eesnimi2. Perekonnanimi3. Ametinimetus või roll4. Organisatsioon

5. Organisatsiooni allüksus

E-kirjade puhul allkirjastajale lisatakse kontaktandmed. Esitusviis:

Eesnimi ja perekonnanimi (nimetavas käändes)

Organisatsioon

Organisatsiooni allüksus / Ametinimetus või roll

Telefoninumber

Faksinumber (kui on)

E-posti aadress

Näide:

Gabriel PäikeAS SajandivahetusHooldusosakonna juhatajaTel 645 5353Faks 645 0001

E-post: hooldus@sajandivahetus.ee

Tulenevalt standardist on kontaktandmete lisamine e-kirja puhul soovituslik, kohustuslik on esitada info, mille kaudu autor (kirja saatja) ootab vastust. Täiendavalt võib lisada ka veebilehe aadressi ja esmasele e-kirjale postiaadressi (adressaadil on võimalus meiega suhelda, meile vastata temale sobival viisil).

Telefoninumbrite märkimisel juhindutakse standardis toodud faksinumbri vormistusest. Faksinumber rühmitatakse alates tagantpoolt nelja kaupa ning eristatakse tühikuga. Rahvusvaheliste faksinumbrite ette lisatakse plussmärk ja rahvusvaheline riigikood standardi EVS-SIO 3166-1 järgi.

Näide:

6543 0001

(faks) 654 3001

+358 6543 0001

Lisainfo telefoninumbrite õigekirjast: www.elion.ee (Abi ja info - Kasulikku - Telefoninumbrite õigekiri)

3) Millisel kujul tuleb e-kirjad välja printida, kui soovin neid paberkandjal säilitada? Kas peab printima sellisel kujul nagu nad mul e-kirjana arvutis on või tuleb teha nt word`is tavaliseks kirjaks ja siis välja printida?

E-kirjad moodustavad osa ametlikust kirjavahetusest asendades traditsioonilist paberkandjal kirjavahetust. E-kirja väärtust saab hinnata sisu järgi: informatiivne või tõendus organisatsiooni tegevuse kohta. Oma väärtuse säilitamiseks peavad e-kirjad säilitama muutumatuna oma algse sisu, struktuuri ja konteksti (kujundus, manuseid).

E-kirjade haldamisel tuleb järgida organisatsioonis kehtestatud kokkulepetest, reeglitest. E-kirjad tuleb hõlmata süsteemi, neid registreerides. E-kirju võib säilitada näiteks dokumendihaldussüsteemis või välja prindituna paberkandjal (kui puuduvad vastavad tehnoloogilised lahendused). Sel juhul prinditakse e-kirjad välja muutumatuna (nii säilib oluline informatsioon: saatja, saaja, kuupäev).

4) Kuidas registreerida ja arhiveerida firma e-postile tulevaid e-kirju?

E-kirjadesse tuleb suhtuda kui ametlikesse kirjadesse paberkandjal, registreerimine/mitte registreerimine ja arhiveerimine/mitte arhiveerimine ei sõltu kirja saamise-saatmise viisist, vaid dokumendi sisust.

E-kirjad registreeritakse organisatsioonis kirjavahetuse registris, kuhu võib märkida dokumendi saabumise või väljastamise viis (vt Asjaajamiskorra ühtsed alused ?§ 28).

Arhiveerimisel tuleb lähtuda organisatsioonis kehtestatud reeglitest ja võimalustest, kas on võimalus arhiveerida elektrooniliselt või tehakse seda paberkandjal. Kirjavahetuse säilitustähtaeg on sama sõltumata kirja (dokumendi) teabekandjast (organisatsioonid on kohustatud säilitama oma tegevuse käigus ja loodud dokumente ettenähtud säilitustähtaja lõpuni).

 

Osale arutelus

  • Piret Birk

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Peppersack – tee ajalooliste maitsenaudinguteni

Tallinna vanalinna südames, ajaloolise Raekoja ligidal asuv restoran Peppersack pakub meeldejäävaid maitseelamusi. Lisaks saab nautida mõõgavõitlejate igaõhtust efektset etendust.

Aasta suurejooneliseim sündmus Radisson Blu Sky Hotelis!

Jõulupidu, kui üks ettevõtte olulisemaid sündmusi, on oodatud nii töötajate kui ka koostööpartnerite poolt. Radisson Blu Sky Hotel pakub peohõngulist atmosfääri ning erakordset elamust, mida elevusega oodatakse ja soojusega meenutatakse. Meie eesmärgiks on täita teie soovid ja ergutada maitsemeeli hõrgutistega, milles traditsioonid kohtuvad mitmekesise tänapäevaga.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Teabevara