Dokumentide arhiveerimisest

Alanud on uus aasta.

Aasta alguses tuleb igal asutusel üle vaadata lõppenud perioodi jooksul tekkinud dokumendid ehk need

arhiveerida.

Arhiveerimise eesmärk on tagada dokumentide otstarbekas säilimine, dokumentidele juurdepääsu võimaldamine ja kiire ning adekvaatne informatsiooni leidmine.Samuti aitab dokumentide arhiveerimine ratsionaalsemalt dokumente hallata ning võimaldab

dokumente üle anda avalikku- või eraarhiivi.

Dokumentide hoidmine asjaajamises hõlmab alljärgnevaid tegevusvaldkondi:

- Dokumentide loetelu koostamist ja säilitustähtaegade määramist- Säilitustähtaja arvestamist asjaajamises; dokumentide tõestusväärtuse säilimist  kehtestatud säilitustähtaja jooksul- Lahendatud paberdokumentide ja digitaaldokumentide pidamist asjaajamisaasta jooksul- Arhivaalide loetelu ja ohuplaani koostamist- Arhivaalide koondamist tsentraliseeritud hoidmiseks- Arhivaalide säilitamist ja kaitset- Arhivaalide kasutamist, juurdepääsu tagamist ning teabe vahendamist- Arhivaalide hävimist

Arhivaal on dokument, millele on määratud säilitustähtaeg ning mis kuulub säilitamisele.
Säilitustähtaja määramisel lähtutakse:
1. Seadustest

Arhiiviseadus Arhiivieeskiri Raamatupidamise seadus Äriseadustik Töötervishoiu ja tööohutuse seadus

2. Asutuse tegevusest tulenevast vajadusest;
3. Dokumentide loetelus ettenähtud tähtaegadest;
4. Arhiiviväärtusest.Arhiveerimise käigus eraldatakse lühiajalise säilitustähtajaga dokumendid pikaajalise
säilitustähtajaga dokumentidest.
Lühiajalise säilitustähtajaga
(kuni 10 aastat k.a.) arhivaalide osas otsustatakse nende jätmine asjaajamisse või üleandmine arhiivihoidlasse. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid hävitatakse ettenähtud korras kohe peale säilitustähtaja lõppemist.
Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumendid
(kauem kui 10 aastat) :
- võetakse välja pikaajaliseks ja alatiseks säilitamiseks mittesobivast ümbrisest;- koopiad ja allakirjutamata arhivaalide eraldamist;- arhivaalide süstematiseerimist;- metallkinnitite eemaldamist;- vajadusel nummerdatakse lehed, koostatakse lehtede arvu kinnitav kirje (kinnituskirje)- tõestava kirje koostamist;- säiliku õmblemist;- säiliku kaane, mapi, karbi vormistamist
Kui soovite sukelduda arhiivimaailma sügavuti, siis on tulge 28. jaanuaril algavale
koolitusele "Arhiivihaldus ettevõttes"?
, lektoriks on Janne Kerdo Tallinna Majanduskoolist.

Osale arutelus

  • Evelin Org

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine