Dokumendihaldus Eesti infoühiskonnas

Viimaste aastate prioriteetseimaks ülesandeks avaliku sektori asjaajamise valdkonnas on olnud elektroonilisele dokumendivahetusele ülemineku tagamine. 2005. aastal käivitas Riigikantselei elektroonilise dokumendivahetuse projekti, mille eesmärgiks on paberipõhisest dokumendivahetusest loobumine avalikus sektoris. Projekt koosneb

järgmistest etappidest:

"¢ Esmalt testiti kahepoolsel kokkuleppel baseeruvat paberivaba kirjavahetust kahe erineva tarkvaraga dokumendihaldussüsteemide vahel.

"¢ Teises etapis rakendatakse mitmepoolsel kokkuleppel baseeruv automaatne ja turvaline dokumendivahetus mitme erineva dokumendihaldussüsteemi vahel üle X-tee.

"¢ Seejärel juurutatakse XML-põhine dokumendivahetus (kirjad, õigusaktid, arved jne).

2007. aasta oktoobri algul kehtestas Vabariigi Valitsus "Asjaajamiskorra ühtsete aluste"? muudatused, mille eesmärgiks on kiirendada avaliku sektori asutuste üleminekut paberivabale asjaajamisele. Ministeeriumidele ja Riigikantseleile tehti ülesandeks minna üle dokumendihaldussüsteemidevahelisele digitaaldokumentide vahetusele hiljemalt 3. detsembrist 2007 ning maavalitsustele, ametitele ja inspektsioonidele hiljemalt 5. maist 2008 (kolmele ministeeriumile anti erandina pikem üleminekuaeg). Digitaaldokumentide vahetatakse üle X-tee asutustevahelise dokumendivahetuskeskuse kaudu, kasutades rahvusvahelisele standardile vastavat laiendatavat märgistuskeelt XML.

üleminek süsteemidevahelisele dokumendivahetusele on ette nähtud etapiviisiliselt (asutusegruppide ja dokumendiliikide kaupa). Kohalike omavalitsuste ning muude asutusegruppide puhul on asjaajamise tase ja ressursside olemasolu ebaühtlasem, mistõttu elektroonilisele dokumendihaldusele üleminek eeldab pikemat ettevalmistusperioodi ja kõigile ühesuguse kohustuse kehtestamine pole otstarbekas. Nende asutuste elektroonilisele asjaajamisele üleminekut suunatakse lähiajal eeskätt toetavate vahenditega.

Elektrooniline dokumendivahetus esitab kõrgendatud nõudeid ka asutusesisesele asjaajamisele: selle eeldusena tuleb dokumente luua, menetleda ja vajadusel ka allkirjastada digitaalselt.

Peamine muudatus
seisneb selles, et dokumentide haldamise protsessi käsitletakse tervikuna. Elektroonilise dokumendihalduse puhul peab dokumendihaldussüsteem võimaldama siduda dokumente dokumendihalduse metaandmetega, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu, struktuuri ja haldamise ajalugu ning samuti tagama dokumentide säilitamisel nende autentsuse, usaldusväärsuse, terviklikkuse ja kasutatavuse kogu dokumendi elutsükli vältel, seega kuni dokumentide hävitamiseks eraldamiseni või arhiivi üleandmiseni.

üleminek süsteemidevahelisele digitaaldokumentide vahetusele tõstab oluliselt asutuste toimimise efektiivsust.

Dokumendihalduskeskuse peamiseks funktsiooniks

on dokumentide, eeskätt digitaalselt allkirjastatud dokumentide edastamine. Selleks on kolm põhilist võimalust: 1) Kui asutusel on olemas dokumendihaldussüsteem, siis ühendatakse see dokumendivahetuskeskusega, mille kaudu toimub dokumentide saatmine teiste asutuste dokumendihaldussüsteemidesse. 2) Kui asutusel ei ole oma dokumendihaldussüsteemi, siis vahendab dokumendivahetuskeskus talle dokumente elektronposti teel.

3) Tavakodanik saab dokumendivahetuskeskusele saata elektronposti teel dokumente asutustesse edasisaatmiseks. Asutus saab kodanikule vastata elektronposti teel (kas otse või läbi dokumendivahetuskeskuse). Tulevikus kasutatakse dokumendivahetuskeskust laiaulatuslikult lisaks kirjadele ka muud liiki XML-põhiste dokumentide (õigusaktide, finantsdokumentide, sealhulgas arvete jne) edastamiseks.

Dokumendihaldussüsteemide koostalitlus ning asutustevaheline automaatne ja turvaline paberivaba dokumendivahetus eeldavad lisaks dokumendivahetuskeskusele kui infotehnoloogilisele toele ka edastatavate dokumentide ja nende metaandmete ühetaolisuse tagamist. Seetõttu nähakse ette, et dokumendihaldussüsteemide vahel dokumendivahetuskeskuse kaudu vahetatavate digitaaldokumentide loomisel kasutatakse ühtse andmestruktuuriga dokumentide XML-põhiseid esitusvorme ning arvestatakse Riigikantselei juhistega dokumendielementide ja metaandmete kohta. XML-põhistest esitusvormidest moodustatakse andmebaas, mis võimaldab ühtsete esitusvormide taaskasutamist.

üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele on pikaajaline protsess, mis lisaks asutustevahelisele elektroonilisele dokumendivahetusele hõlmab ka asutusesisese elektroonilise dokumendihalduse arendamist, asutuste tööprotsesside ja sellega seonduvate dokumendihaldusprotsesside optimeerimist jm. See eeldab dokumendihalduse arengu tõhusat koordineerimist. Riigikantselei ülesanne on juhtida asjaajamise arengut kogu avalikus sektoris ning anda dokumendihaldusealaseid juhiseid. Ministeeriumidele tehakse ülesandeks nõustada ja abistada nende valitsemisala asutusi elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekul. Valitsemisala asutuste all mõeldakse eelnõus asutusi tulenevalt määruse reguleerimisalas nimetatutest. Kohalike omavalitsuste asjaajamise arendamisel on oluline Siseministeeriumi ja maavalitsuste roll, kellele tehakse ülesandeks nõustada ning abistada kohalikke omavalitsusi üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele. ülemineku kindlustamiseks nõustatakse ja abistatakse asutusi dokumendihalduse tarkvara hankimisel, juurutamisel, arendamisel, koolituse korraldamisel, tutvustatakse dokumendihalduse head tava, ühtlustatakse asjaajamiskordasid jne.

Osale arutelus

  • Kädi Riismaa

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Käsi­raamatud

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine