Projektijuhtimise põhitõed on abiks töökorraldusel

Projekti definitsioon ütleb, et projektiks nimetatakse konkreetse eesmärgi tähtaegseks saavutamiseks kavandatud tegevuste kogumit, mille elluviimisel on rahalised piirangud. Sellest lähtuvalt võib nimetada kõiki tegevusi, kus etteantud aja jooksul tuleb jõuda kindlaksmääratud vahenditega soovitud tulemuseni, projektideks.

Projektijuhtimise meetodeid kasutades on tegevustest parem ülevaade ning vajadusel saab kiiremini ja tõhusamalt reageerida, kui mõtteid vaid oma peas mõlgutades või kolleegidega arutades. Meetoditest on kasu nii keerukate probleemide lahendamisel nagu uute toodete või teenuste juurutamine, kui ka lihtsamate ülesannete täitmisel, nagu näiteks ettevõtte jõulupeo korraldamine.

Lähtuvalt käivitusfaasi pikkusest ja seal esilekerkivatest ülesannetest, võib projekte tinglikult kahkes jagada:"¢ Arendusprojektid

"¢ Teostusprojektid

Kui arendusporjektide puhul on eesmärgid sageli nägemuslikud ning keeruline on määrata tegevuste kestust ja täpset tulemust, siis teostusprojektid on vähem unikaalsed ning selgepiirilisemad.

Käesolevaga vaatleme lähemalt ühe väikeprojekti elluviimist, milleks on ettevõtte töötajatele ja klientidele jõulupeo korraldamine.

Projekti otsesed eesmärgid

Kui keerukamate projektide läbiviimiseks moodustatakse projektirühm, kus igal liikmel on oma vastutav roll, siis käesoleva näite puhul piisab vaid projektijuhist, kes tegeleb samaaegselt ürituse plaanimise, koordineerimise ja kontrolliga.

Esmalt tuleb määratleda projekti eesmärgid, mis peavad olema:

"¢ Ajastatud"¢ Reaalsed

"¢ Mõõdetavad

Jõulupeo puhul on üheks võimalikuks eesmärgi sõnastuseks: Oü Teen Projekti töötajatele ja klientidele meelelahutusliku jõulupeo korraldamine 20. detsembril 2007, mille tulemusena tõuseb klientide teadlikkus ettevõttest ja tema meeskonnast ning suureneb töötajate motivatsioon ja rahulolu tööandjaga.

Vajadusel võib formuleerida ka projekti mittesoovitavad mõjud, et juba eos neile tähelepanu pöörata ja võimalusel vältida.

Projekti kirjeldus

Kui eesmärk on püstitatud, tuleks jätkata projekti kirjeldamisega. Tegemist on Oü Teen Projekti jõulupeoga, mille raames korraldatakse ettevõtte parimatele klientidele ja kõigile töötajatele 20. detsembril temaatiline meelelahutuslik üritus ühe Muuseumi ruumides, Kodulinnas. Jõulupeo planeeritav algus on kell 16.00 ja lõpp kell 01.00. Peol osalevad ettevõtte 12 töötajat kaaslastega ning lisaks kutsutakse 12 parimat klienti kaaslastega, kokku arvestuslikult 48 inimest. Töötajate lastele eraldi jõulupidu ei kavandata, kuid kuni 7-aastaste laste vanematele, keda ettevõttes on 6, antakse jõulupakid ürituse raames.

Jõulupeo stiiliks on "Muistsed eestlased aastal 1200"?, millest osalejaid teavitatakse e-postiga saadetud kutses. Rahvahääletuse teel valitud parima kostüümi kandjat premeeritakse ettevõtte meenega, lisaks tuleb kõigil jõulusokult luuletusega lunastada kingipakk. Toitlustuse ja peojärgse koristamise eest vastutab ühe Muuseumi personal. Jõulupeo eelarveks on arvestatud 500 krooni osavõtja kohta ehk 24 000 krooni.

Projekti ajagraafik

Et kaardistada kõik vajalikud tegevused ja määrata neile konkreetsed tähtajad, tuleb koostada projekti ajagraafik. Kuna projektijuht võib mõne ülesande puhul kolleegide abi vajada, tuleb lisaks tegevustele määrata ka vastutavad isikud. Ajagraafik on seega vajalik, et kõik projektiga seotud isikud, aga eelkõige projektijuht ise, näeksid:

"¢ mida tuleb projekti käigus teha;"¢ millises järjekorras tuleb tegevused läbi viia;"¢ kui kaua üksik töö kestab;

"¢ kuidas tegevus edeneb.

Mida täpsemalt on tegevused määratletud, seda õnnestunum on projekt.

Projekti eelarve

Projektijuhile on kulueelarve üheks järelvalve ja kontrolli instrumendiks ning aitab tagada rahaliste vahendite õigeaegse olemasolu. Kajastatud peavad olema kõik rahalised vahendid, mida vajatakse projekti läbiviimiseks. Jõulupeo eelarve on 24 000 krooni, mis finantseeritakse ettevõtte vahenditest. Projektijuhi ülesandeks on tagada, et eelarvet ei ületataks.

Nii projekti ajagraafiku kui eelarve täitmise üle tuleb teostada kontrolli ja vajadusel ka aruandlust. Võib kasutada kontrolli kindlaksmääratud ajal, näiteks kord nädalas.

Projekti lõpetamine

Kui projekti eesmärk on saavutatud ja käesoleva näite kohaselt jõulupidu peetud, võib projekti lugeda peaaegu lõppenuks. Jäänud on veel kaks tegevust:"¢ anda hinnang teostatud projektile;

"¢ fikseerida projekti käigus tekkinud vead, et need järgmisel korral ei korduks.

Jõulupeo näite puhul on kõige lihtsam viis saata osalejatele tänukiri ja paluda neilt paari sõnaga tagasisidet, mis oli hästi korda läinud ja mida oleks saanud veel paremini teha. Kogu projektiga seonduv dokumentatsioon tuleb süstematiseerida ning koondada ühtsesse projektikausta, misjärel võib projekti lugeda lõppenuks.

Edukat projektijuhtimist!

Osale arutelus

  • Signe Kõiv

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine