Rahuliku südamega puhkusele

Algamas on kauaoodatud suvi, kuid enne väljateenitud puhkusele jäämist on mõistlik hästi läbi mõelda, kuidas korraldada kõige efektiivsemalt enda asendamist büroos. Puhkusele eelnevad päevad võivad kujuneda tööl vägagi stressirohkeks: vaja lõpetada kõik pooleliolevad ülesanded ja projektid, jagada täpsed juhtnöörid oma asendajale jne. Kiirustades võib nii mõnigi oluline asi ununeda, hiljem aga rikute oma puhkust, kui vaevate pead selle üle, kas kõik sai ikka korraldatud ja läbi mõeldud.Selleks, et saaksid oma algavaid vabu päevi täiel rinnal nautida, end tööst välja lülitada ning uut energiat koguda, vaata alltoodud 

checklist
"™ist,

kas oled kõige vajaliku peale mõelnud ning oma asendajale kogu olulise informatsiooni edastanud.

Vajalik korraldada enne puhkust:
                                                                           

1. Koostöö ülemusega

-Kas on kindlaid töökorralduslikke kokkuleppeid, reegleid-Millised on kindlatel aegadel toimuvad koosolekud-Kes on tähtsaimad äri- ja koostööpartnerid-Milliseid telefonikõnesid võib ühendada, milliseid mitte-Kui ülemuse kabinetis on külalisi, kas sinna võib siseneda, kõnesid ühendada-Kuidas edastatakse ülemusele sissetulev post, muu informatsioon-Kas on midagi, mis ülemusele kindlasti ei meeldi ja mida ta ei aktsepteeri

2. Olulised kontaktid firmas, kolleegid

-Märkida üles tähtsamad nimed ja ametid, kellega ülemus regulaarselt koostööd teeb-Keda eeltoodutest tuleb vajadusel teistele eelistada-Kontaktisikud firmas, kes aitavad sinu asendajat erinevate probleemide korral

3. Igapäevane bürootöö

-Rutiinsed igapäevaülesanded, üldine päevakava, kindlad sündmused, asjatoimetused-Anna ülevaade aktuaalsetest projektidest ja asjatoimetustest (märgi üles kontaktisikute nimed ja telefoninumbrid)-Kas sinu puhkuse ajal tuleb mõnd projekti või kokkulepet "tagant torkida"-Mida tuleb külaliste vastuvõttu korraldades ette valmistada (kohv, küpsised, valvelaua informeerimine, ruumide broneerimine jne).

4. Post / e-kirjad

-Kuidas sorteeritakse ja registreeritkse posti-Firmasisene postijaotus-Milliseid kirju ei tohi avada-Kas otsepostitused ja reklaamlehed võib koheselt ära visata-Milline post tuleb asendajal endal läbi töötada-Milliseid arveid tohib asendaja aktsepteerida

5. Dokumendihaldus

-Anna oma asendajale ülevaade dokumentide haldamise süsteemist, et tal oleks võimalik kiiresti vajalikke paberid leida-Kas su asendajal on juurdepääs ka konfidentsiaalsetele dokumentidele? -Loo kaust, kuhu su asendaja saab hoiustada dokumente, mis jäävad sulle ülevaatamiseks peale puhkust. - Kust leiab aadresse, telefoninumbreid, visiitkaarte?

6. Koosolekud, nõupidamised, kokkulepitud visiidid, kohtumised

-Anna asendajale teada, kas on toimumas olulisi koosolekuid, visiite, kohtumisi jms -Selgita oma asendajale, kuidas ülemuse kohtumisi ja visiite kokku lepitakse.

7. Juurdepääs elektroonilistele andmebaasidele

- Kas asendaja saab õigused kasutada ettevõtte andmebaase- Loo vajadusel kasutajatunnused ja -õigused. - Kus asuvad kirjablanketid, näidised, formularid jne.

8. Muu

-Anna üle büroo-, kirjtuslaua- jm. võtmed. -Selgita, kuidas ja millisest büroost tellitakse lennupileteid jm lähetustega seonduvat. -Kas puhkuse ajal on tähtsaid juubeleid ja sünnipäevi, mida tuleb meeles pidada? Jäta lillepoe number-Kust saab kiiresti abi büroomasinate tarvikute muretsemisel ja remontimisel -Kust tellitakse igapäevaseid bürootarbeid -Kuidas on organiseeritud igapäevane kohvi valmistamine-Lülita sisse Outlook"™is

"Out of Office reply"

ja vajadusel suuna ümber telefon.

-Viimasena jäta siiski ka oma number, millel oled puhkuse ajal kättesaadav.

Kasutatud materjal:

http://www.workingoffice.de

http://www.sekretaria.de

Osale arutelus

  • Daily Saviauk

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine