Nutikas tööajajaotus väldib asjatut stressi

Arvuti

mailbox

on ummistunud lugemata e-kirjadest, telefon heliseb lakkamatult, kliendid astuvad etteteatamata uksest sisse ning ülemuse koosolekud vajavad ettevalmistamist: vaikselt jõuab sinuni tunne, et sa enam ei mõista, kuidas oma tööülesannetega õigeks ajaks hakkama saada.

Lahenduseks on kindel tööajajaotus. Järgnevalt leiad mõned soovitused, mida ette võtta, et töine argipäev üle pea ei kasvaks.

E-kirjad

Määra kindel ajavahemik, millal tegeled vaid saabunud e-kirjadega. Ära lase end iga 5 minuti järel segada saabunud kirja märguandest. Ava oma

mailbox

hommikul, kui jõuad kontorisse ning pühenda kirjadele vastamiseks vajalik pool- või täistund. Sulge seejärel

mailbox

ning kontrolli saabuvaid kirju mingi kindla intervalli järel veel paar korda päevas.

Telefon

Tööle kontsentreerumine on raske, kui telefon lakkamatult heliseb. Ka sekretäri töös tuleb ette hetki, kui on vaja mõneks hetkeks vaikust, et koostada olulist kirja või valmistada ette näiteks esitlusi. Siin tuleb abiks hea läbisaamine kolleegidega. Palu mõnda kaastöötajat, kellele mõneks hetkeks suunata kõned ning kes teeks nende kohta märkmeid. Kui oled oma pakiliste ülesannetega valmis, saad vaadata saabunud teated üle ning võtta helistajatega vajadusel ise ühendust.

Pausid

Kolleeg raamatupidamisest on end mugavalt koos kohvitassiga sinu laua ette sisse seadnud ning soovib ilmtingimata jagada oma muljeid eilsest lahedast telesaatest. Kahjuks seisab probleem selles, et sul on veel lugematul hulgal tööasju ajada, kiiresti koosoleku ruumid ette valmistada ning klientidele tootematerjale saata. Seega ei saa sa lubada, et kõik jutualtid kolleegid sinu tööruumi kohvipausiruumiga ära vahetavad ning sind töösse süvenemisel segavad. Selliseid situatsioone saad vältida, kui lepid oma heade kolleegidega eelnevalt nt. e-maili teel kokku, mis kell te üheskoos pausi teete ja kohvitassi taga kohtute. Nii jääb juhuslikke, tööd katkestavaid "jutupause"? kindlasti vähemaks.

Määra prioriteedid

Kontoritöötajate igapäevakeeles kasutatakse sageli inglisekeelset väljendit

"To- do-List"?

. See on nimekiri kõikidest tegemist vajavatest töödest. Selle asemel, et paaniliselt kõike hädavajalikku oma peas meeles pidada, on mõistlik see endale mustvalgel paberile kirja panna. Harjuta end süstemaatiliselt üles märkima kõiki ülesandeid - alates ülitähtsatest kuni pisiasjadeni. Sea prioriteedid, jooni olulisemad tööd alla ning kustuta järjest lahendatud ülesandeid nimekirjast. Nii muutub töö planeerimine lihtsamaks ja selgemaks, samuti ei unusta sa sel moel midagi olulist.

Oska asju ette näha

Väldi asjade lahendamist viimasel hetkel. üldjuhul tead sa ju ette, millal on ülesannete

deadline

ja millal miski peab olema tehtud. Kui sul on käsil mõni pikemaajalisem projekt, nt suveürituste korraldamine, pühenda sellele iga nädal kindel aeg, sedasi väldid ebameeldivaid üllatusi viimasel hetkel. Harjuta end töötama nii, et oskaksid situatsioone ning samas aega nõudvaid tööasju ette näha.

Jäta mänguruumi ka hädaolukordadeks

Jättes asju viimasele hetkele ei jää su kalendrisse aega ega "mänguruumi"? lisatöödeks või planeerimata kohtumisteks. Kahjuks ei kulge tööelus asjad kunagi 100% plaanipäraselt. Ootamatud sündmused löövad sageli kogu plaanitu "pea peale"?. Ja siis algab paanika! Väldi üleliigseid stressisituatsioone ning jäta oma kalendrisse alati väike ajaline "mänguruum"? ettenägematuteks olukordadeks.

Allikas: www.gofeminin.de

Osale arutelus

  • sekretar.ee

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

EVR Cargo otsib JUHIABI

EVR Cargo AS

28. juuni 2017

Uudised

Käsi­raamatud

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine