E-kirja etikett

Ettevõtete elektroonilistesse kirjakastidesse saabub iga päev lugematu arv elektronkirju. Samas on neist paljud nii halvasti ja lohakalt vormistatud, et kellelgi ei tuleks mõttesse sellist kirja tavakirjana blanketil saata.

Õigekirjareeglid ja korrektsus

Kui tavakirjade puhul järgitakse üldjuhul iseenesestmõistetavalt hoolega õigekirjareegleid, kirjavahemärkide ning suure või väikse algustähe kasutust, siis e-kirjade puhul kipuvad saatjad sellele läbi sõrmede vaatama. Samas tuleb ametialases suhtluses ka e-kirjade saatmisel jääda korrektseks ning järgida formaalseid reegleid, see on sama tähtis kui kõik muud ametialase etiketi normid. Varem oli tavapärane, et üle interneti suhtlemisel sinatati üksteist automaatselt. See tava aga hakkab vaikselt muutuma. Just virtuaalposti ametlikul kasutamisel ei tohiks teha vahet tavalise ametialase kirjavahetusega. Samamoodi tuleb austada õigekirjareegleid, kasutada mõistlikku lauseehitust, jälgida kirjavahemärkide korrektset kasutust. Ka tuleks teha pikemas e-kirjas alajaotusi, et lugemist hõlbustada. E-kirja stiil võib olla vabam, kui äripartner on tuttav. Esmasel pöördumisel peab aga kiri alati algama viisaka pöördumisega nt. "Lugupeetud härra "¦.". Puudulikud või lühendatud tervitusvormelid e-kirjades on samamoodi halva stiili näiteks nagu puuduv märge teemareal. Masskirjade saatmisel tuleks vältida ebasobivaid grupinimesid ning pikki aadressikette. Muidu võib juhtuda, et adressaadile jääb mulje, et ta kuulub klientide B-nimekirja. Kui juhtub, et hooletuse tõttu saadetakse kliendile pooleliolev e-kiri, tuleks kiiresti saata lõpunikirjutatud kiri kohe järgi või veel parem, koheselt helistada ning vabandada. Sellise apsaka juhtumist saab vältida, kui harjutada end kirjutama adressaadi rida alati viimasena.

Smiley"™d

ehk stiliseeritud näod üksikutest märkidest võivad, aga ei pea e-kirjas sisalduma. Nad aitavad kompenseerida mitteverbaalseid signaale, mis elektronposti puhul paratamatult ära jäävad. Probleemiks võivad olla ka lühendid: kui oled kindel, et kirja saaja tunneb lühendeid, spetsiifilist terminoloogiat ja võõrsõnu, siis võib neid loomulikult kasutada. Muul juhul kehtib reegel: kasuta neid pigem vähem, et mitte kunstlikult kirjale kuluvat lugemisaega pikendada.

Ohtlikke vigu võib ette tulla ka rahvusvahelisi kirju saates. Kui su võõrkeele oskus pole perfektne, kasuta abivahendeid nagu: automaatne kirjavigade parandaja Word"™ is, kirjavahetuse alaseid käsiraamatuid või võimalusel küsi abi kolleegidelt. Samas tuleb meeles pidada, et keelevigu andestatakse kergemini, kui eksimusi kultuuriliste tavade vastu.

Failide saatmine

üks asi on muidugi e-kirja enda sisu, teine aga kaasapandud failid. Mahukate failide saatmine peaks olema adressaadiga kooskõlastatud. Mõnedes ettevõtetes on tundmatutelt saatjatelt laekunud failide avamine keelatud, paljud ei luba aga oma süsteemi üldse teatud formaadis ja üle kindla mahuühiku faile. Soovitavalt ei tohiks failid sisaldada makrosid - need ei läbi viirustõrje tõttu tulemüüri. Seevastu on turvaline saata pdf-formaadis faile, sest nad ei ole viirustele vastuvõtlikud ning vähendavad andmemahtusid.

Failidele seatud piiranguid peaksid kindlasti jälgima tööle kandideerijad, kes värbavad end üle interneti. Kui soovid juba kandideerides endast head muljet jätta, peaksid järgima ettevõtte poolt esitatud nõudeid. Kui nõutakse kindlas formaadis täidetud avaldusi, ei tohiks minna lihtsamat teed ja saata sellegipoolest oma avaldus e-kirja või tavapostiga. Kui aga oodatakse kandideerijate avaldusi e-kirjaga, peaks see koosnema vähemalt avaldusest ja elulookirjeldusest. See, kas lisada veel sisseskaneeritud tunnistused, soovituskirjad jms, sõltub juba konkreetsest situatsioonist. ühest küljest ei meeldi kellelegi saada tohutu suuri kirju, teisest küljest soovitakse sageli koheselt inimese kohta veel lisaandmeid ja -materjale. Vältimaks ettevõtete sidesüsteemide ülekoormamist, ei tohiks elektrooniline värbamiskiri ületada ühte megabaiti. Otsustamist hõlbustab ka sellekohane telefonikõne.

Allikas: www.monster.de

Osale arutelus

  • Daily Saviauk

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine