Töölähetuste korraldamine

Tänapäeva ettevõtlus on muutunud väga rahvusvaheliseks, seepärast tuleb firmajuhtidel ja ka tavatöötajatelgi võtta ette sagedasi tööreise. Ebameeldivate ootamatuste vältimiseks, peavad töölähetused olema väga hoolikalt ettevalmistatud.

Ettevõtetes, kus ärireisid on igapäevased ja sellega seonduvaid tellimusi on palju, on üldjuhul olemas partnerreisibüroo, mille konsultandid leiavad kiiresti sobivaimad lahendused. Vaatama reisibüroode abile on vastutus siiski paljudes väiksemates ja keskmistes ettevõtetes reiside korraldamise eest jäetud täielikult sekretäridele ja assistentidele. Kuna ärireisid võivad viia väga erinevatesse sihtkohtadesse ja olla väga eripalgelised, saad alltoodud loendist üksikasjaliku ülevaate, millele kõigele tuleb töölähetuste korraldamisel mõelda.

1. Märksõnad reisi ettevalmistamise faasis

- Vajadusel taotleda viisa- Vajadusel korraldada kaitsesüstid- Kontrollida reisipassi kehtivust (mõned riigid seavad nõudeid miinimumkehtivusajale).- Tellida reisi- ja meditsiiniabikindlustus sihtriigis- Pagasikindlustus- Tarvidusel vahetada valuuta- Juhiluba - kas see kehtib ka sihtkohas ja kas selleks on vajadus- Jätta koopiad kõikidest olulistest dokumentidest (passid jne) ka büroosse- Kontrollida mobiilside - kas see võimaldab ka kõnesid välisriikides- Kontrollida, kas töölähetuse avaldusel on juhtkonnapoolne nõusolek

- Selgitada, kas on vajadus hankida sihtkohta esitlustehnikat

2. Reisibroneerimine

- Broneeri lennupiletid- Reserveeri hotellimajutus

- Broneeri rendiauto

3. Reisile kaasavõetavad vajalikud dokumendid ja materjalid

- Reisiplaan (teisisõnu ajakava) koos ülevaatega transpordi- ja majutuskorraldusest- Hotellibroneeringu kinnitus- Rendiauto broneeringu kinnitus- Lennupiletid- Krediitkaart, mis võimaldab koha peal tehtavad reisikulutusi katta- Hädaabinumbrid- Esmane ülevaatlik materjal sihtriigi kohta

- Soovitused õhtuseks programmiks klientidega - restoranid, baarid.

4. Kohtumiste planeerimine

- Detailne ülevaade planeeritud kohtumisest partneritega, lisada aadressid ja telefoninumbrid- Vajalik taustamaterjal äripartnerite kohta- Kaasa võtta vajalikus koguses visiitkaarte- Reklaammaterjalid ja -tootekataloogid kaasa panna

- Soovi korral võtta kaasa klientidele kingitused

5. Tähtsad telefoninumbrid

- Telefoninumber, kuhu pöörduda, kui kaotatakse krediitkaart- Telefoninumber, kuhu pöörduda kui kaotatakse mobiiltelefon- Eesti saatkonna või esinduse kontakt- Reisibüroo number, kui tekib vajadus olemasolevaid broneeringuid muuta

6. Reisipagas

- Adapter elektriliste seadmete kasutamiseks- Sõnaraamat- Reisijuht- Linnakaart- W-LAN kaart - Isiklik sülearvuti ja kalender

- Ravimid ja esmaabitarvikud

7. Äraolekuga seotud korraldused kontoris

- Asendusisiku(-te) määramine- Volituste andmine- E-kirjade ümbersuunamine- Sisestada Out-of-Office teade- Lülitada sisse telefoni automaatvastaja- Jätta büroosse reisiplaan

- Määrata kokkulepped, millistel juhtumitel tuleb reisilolijaga kindlasti ühendust võtta

8. Vahetult enne reisile asumist

- Korrastada ja seada kõik reisile kaasa võetavad dokumendid kronoloogilisse järjestusse vastavalt reisiplaanile. Asetada reisiplaan kõige kättesaadavamasse kohta.

9. Peale reisi

- Paigutada reisil saadud visiitkaardid vastavasse hoidikusse- Saata klientidele/partneritele lubatud dokumendid ja materjalid- Koostada reisikulude aruanne- Tühistada ajutised volikirjad- Maha võtta telefonikõnede suunamine- Maha võtta Out-of- Office teade- Maha võtta e-kirjade suunamine

- Lülitada välja automaatvastaja

Lõpetuseks olgu veel märgitud, et töölähetuste korraldamisel kehtib alati kuldreegel: "?Usalda, aga kontrolli!"? ehk alati tasub kõik korraldatud broneeringud paluda reisibürool saata kirjalikult. Kontrollida tuleb alati üle, kas broneeringus saadetud kuupäevad ja lennud vastavad teie tellimusele. Viimane pilk kontrollimaks tellimuse õigsust tuleks heita ka juba kätte saadud piletitesse. Kui peaks ikkagi olema juhtunud mingi eksitus, tuleb kiiresti reageerida. Ka tasub hotellidelt alati küsida broneeringut kirjalikult, kui suhtled nendega ilma vahendajata.

Allikas: www.sekretaria.de

Osale arutelus

  • Daily Saviauk

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Pidupäev ajaloolises Roseni Tornis

Eksklusiivsed peoruumid - Roseni Torni väga hea asukoht südalinna tuiksoonel, kaasaegne esitlustehnika ning suurepärane ajalooline interjöör loovad mõnusa keskkonna erinevateks sündmusteks.

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

ÄRIPÄEV AS otsib ASSISTENTI

Äripäev AS

28. september 2018

Teabevara