Sekretäri töö ametikirjadega

Abimaterjali reeglitega, kuidas korrektselt vormistada ametikirju, võib leida nii Internetist (näiteks http://www.hariduskeskus.ee/asjaajamine) kui ka trükitud kujul (T.-R. Kõrven. Dokumendihaldus. Külim 2006). Standardi rakendamine võimaldab tagada ametikirjade ühesuguse struktuuri ja väljanägemise, lubades samas enamiku esitusvormiväljade muudetavat suurust, võimaldades sellega kirjade senisest paindlikumat vormistamist (vt Eesti Standard: EVS 882-1:2006, lk 2).

Meie arust jääb neis materjalides puudu sellest, kuidas oleks standardit kirjade loomiseks otstarbekas kasutada, arvestades, et dokumente koostatakse tänapäeval ikkagi arvutil. Selleks, et sekretäril ning teistel asutuse töötajatel, kes igapäevaselt tegelevad dokumentide loomisega, oleks dokumentide koostamine lihtsam - ei peaks mõtlema dokumendi välisele vormile ega dokumendi elementide vormindamisele - oleksid vajalikud korralikult koostatud dokumendimallid. Mallil on kindlasti määratud lehe veeriste, leheküljenumbrite ning dokumendi elementide paigutus ja vormindus vastavalt dokumentide vormistamise standardile.

Samuti oleks mall toeks XML struktuuride kasutamisel ja XML dokumentide loomisel. Mallil peavad olema täidetud ka nõuded digitaalsete dokumentide koostamisel dokumendi vormi, dokumendi failivormingu ja dokumendi metaandmete osas.

Professionaalselt koostatud mallide põhjal on dokumente lihtne luua, võimaldades pöörata kogu tähelepanu ainult dokumendi sisulisele küljele, sest dokumendi korrektse vormi tagab mall. Sellisel mallil on tegelikult palju rohkem, kui esmapilgul näha, sest mall peab katma kõik võimalused tööks ühe või teise dokumendiga (nt, mis juhtub siis, kui kiri ei mahu ühele lehele, mis prinditakse plangile, vaid läheb teisele leheküljele).

Omakorda tähendab see seda, et mallide loomise aluseks on dokumentide üldistamine ja seejärel nende realiseerimine tekstitöötluse vahenditega.

Dokumendimalli kasutajal ei ole vaja teada midagi muud, kui seda, milline on loodav dokument (õige malli valimiseks), milline on dokumendi sisu ja kuidas kasutada õigesti tekstiredaktorit.

Ametikirja elemendid on demo dokumendimallil näha väljadena, mille nurksulgudes tekstid kirjeldavad väljade sisu. Teksti sisestamisel malli väljale aktiveeritakse väli hiireklõpsuga ja sisestatakse vajalik tekst. Väljale tuleb panna see tekst, mis nõutud ning mitte midagi muud. Mittevajaliku välja saab märgistada ja kustutada.

On terve rida dokumente, mille aluseks on otstarbekas võtta kirja mall, kui nende vormistamist ei ole kehtestatud muude standarditega.

Järgnevalt demonstreeritakse algatuskirja malli kasutamist algatuskirja loomisel. Demo

Järgmisel korral demostreeritakse käskkirja malli kasutamist ja võimalusi (liigendatud nummerdus, käskkiri lisaga, nuppude kasutamine jms).

TTü IT täiendõppekeskus

on pikka aega tegelenud nii dokumendimallide väljatöötamisega ettevõtetele kui ka nende kasutamise õpetamisega. Kursusel

"Sekretäritöö organiseerimine ettevõttes kaasaegsel tasemel"?

õpetatakse, kuidas kasutada dokumendimalle ning neid muuta. Kursusel osaleja saab kaasa algatuskirja ja vastuskirja malli.

Kuna teadmised tekstitöötlusest on kesised, siis tutvustatakse ka neid reegleid, mida on vaja silmas pidada dokumendi loomisel. Õpetame ka, kuidas varem ja mitte päris korrektselt loodud tekste tuua dokumendimallidele õigel kujul ja õiges vorminduses (tekstitöötluse trikid ja nipid). Kursusel käsitletakse ka teisi sekretäri tööd kergendavaid võtteid otsepostitusega (hulgikirjadega) seotud probleemide lahendamisel (mestimine).

Osale arutelus

  • Viivi Jokk

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine