Kuidas sina oma aega juhid

 

 

 

Või oleks ehk mõistlikum enda käest sedasama küsida? Kuidas mina oma aega juhin? Nagu kõigile meile, meeldib ka minule hommikuti tööpäeva alustada aurava kohvitassi taga. Ma ei tee seda küll lehti lugedes, vaid kergemaid tööülesandeid lahendades ja laekunud e-kirju sirvides. Aga siiski: kohvipausid, msn?´d, skype?´d, "toanaabrid" ehk kabinetikaaslased, e-kirjad, internet, töised tulekahjud, "sissesadajad", telefon jne. Need on vaid väike osa meie igapäeva produktiivse ajakasutuse takistajatest.

Nagu paljudele ilmingutele tööelus saame aluseks võtta vana hea Pareto Printsiibi, nii ka siin. Sellekohaselt on 80% eesmärgistamata ja prioritseerimata tööajaga võimalik saavutada ainult 20% vajalikku tulemust. See omakorda tähendab aga seda, et ülejäänud 80% vajalikku tulemust saavutame 20% eesmärgistatud ja prioritiseeritud tööajaga. Kuigi suhe 80/20 ei pruugi toimida alati ja üksüheselt, võime siiski väita, et taolisi ilminguid näeme tööelus rohkelt.

Mida siis teha?

Esiteks, soovitan Teil kõigil endale tunnistada, et me oleme ajaraiskajad. Meie kõik. Sina, mina ja temagi seal nurgas. Jah, just. Sina!

Esimene samm

tulemusliku ajajuhtimise suunas peabki olema AA stiilis ülestunnistus iseendale: "Ma olen ajaraiskaja!"

Et ajaraiskamisest vabaneda, peame selle ilmnemisel koheselt ja otsustavalt sekkuma. üks abivahend selleks on "peab tegema" nimekiri. Paljudele võib see tuttav olla ka oma mobiiltelefoni või e-postkasti "to dolistina." Kes kasutab, kes mitte. Isiklikult pean seda suurepäraseks tööriistaks, mille veendunud kasutajaks sain umbes kuus aastat tagasi. Just siis, kui juhtimiskoorem ja jooksvate ülesannete hulk muutus suuremaks, kui ilma abita kanda suutsin.

Kas Sina tunned, et tööhulk su laual ainult kasvab, tähtajad suruvad peale või unustad aeg-ajalt tegemast midagi, mis sinu või teiste jaoks oluline? "Peab tegema" nimekiri on sinu võti teel efektiivsusele.

"Peab tegema" nimekirja koostamisel alusta tegemist vajavate ülesannete kirja panemisega. Kui ülesanne on mahukas, siis kirjelda see eraldi etappideks lahti. Kui ülesanne tundub ikkagi liiga mahukas, kirjelda see veelkord etappideks lahti. Tee seda niikaua, kuni kõik tegemist vajav on kirjas ja kuni ükski tegevus ei võta sult enam kui 1-2 tundi tegemiseks aega. Sellest võib kujuneda pikk ja hirmuäratav nimekiri, kuid meie järgmise nädala kolumnis näitame ära, kuidas seda hallatavaks ja abistavaks muuta. 

Peale "peab tegema" nimekirjaga sinapeale saamist oleme suisa kohustatud hakkama nimekirjas eristama kahte erinevat parameetrit: "kiireloomulisus" ja "tähtsus."

Erinevate erialade inimesed kasutavad "peab tegema" nimekirja erinevalt. Näiteks müügisekretärile on enesemotivatsiooniks tõenäoliselt hea, kui nimekiri on võimalikult lühike ning eesmärgiks oleks võimalikult palju tegevusi sooritada iga päeva lõpuks. Juhiabi puhul võib selline nimekiri olla samas märkimisväärselt pikem, kuna protsessid võivad olla pikemaajalised.

Sageli võib juhtuda nii, et mõned vähese tähtsusega või mitte nii kiired tegevused ja ülesanded kanduvad ühest kuust edasi järgmisesse jne. Soovitan nende pärast muretseda alles siis, kui need muutuvad kas kiireloomulisteks või tähtsateks. Erilise hoolega peame jälgima aga ülesandeid, mis on nii kiireloomulised kui ka tähtsad üheaegselt. Need toimingud tuleb ära teha esmajärjekorras. Usun, et kõigile on tuttavad olukorrad, kus lükkame enda jaoks ebameeldivaid toiminguid üha edasi ja edasi, mõeldes iga päev nende kohustuslikule sooritamisele...samas leides kümneid põhjusi või asendustegevusi vajaliku mittesooritamiseks. Iga päevaga ahistavad tegemata asjad meid aga üha rohkem, võtavad vahel tööisugi ära. Kuni lõpuks oleme tähtajaga silmitsi ning pääsu poole. Ning mis siis juhtub...me sooritame ülesande ja avastame reeglina, et selle lahendamine polnud pooltki nii ajamahukas või keeruline kui algselt arvasime. Miks me siis seda pidevalt edasi lükkasime ja ennast igapäevaselt piinasime?! :)

Sõbrad, kõige rohkem takistusi loome me tööelus endile ise. Meie harjumuspäraselt mugav mõtlemine on meie suurim ajaraiskaja. 

Järgneb 27.10.2008 kolumnis.

Osale arutelus

  • Sach International

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Pidupäev Kuulsaalis

Pane pidu veerema Kuulsaalis! Lõbus ajaveetmine ja mõnusad söögid-joogid muudavad Sinu pidupäeva kõigile meeldejäävaks!

Peppersack – tee ajalooliste maitsenaudinguteni

Tallinna vanalinna südames, ajaloolise Raekoja ligidal asuv restoran Peppersack pakub meeldejäävaid maitseelamusi. Lisaks saab nautida mõõgavõitlejate igaõhtust efektset etendust.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Teabevara