Koosoleku etikett

Ametialastest etiketireeglitest lugupidamine ei ole mitte ainult oluline suheldes klientidega, vaid ka firmasisestel koosolekutel ja nõupidamistel. Kes tööalaselt edu saavutada soovib, peaks teadma, milliseid vigu tuleks vältida.

Hilinemine tekitab pahameelt

Juba esimesel päeval uue tööandja juures, saabudes nõupidamisteruumi, tundis Vivian, et ta oli teinud oma esimese vea. Kolleegid istusid ümber laua ning põrnitsesid põrandat, kuniks ta istet võttis. Milles asi? Nimelt oli Vivian tulnud koosolekule harjumuspäraselt 10 minutit peale kokkulepitud algusaega, nii oli see tavaks tema eelmise itaalia päritolu tööandja juures, kus reeglina kõik koosolekud algasid viieteistminutilise hilinemisega. Samal pärastlõunal palus uus ülemus teda oma kabinetti ning teavitas Viviani küll sõbralikult, kuid samas ühemõtteliselt, et selles firmas ei lubata hilinemisi ega ebatäpsust. Sellest hetkest peale saabub Vivian koosolekule alati 2 minutit varem.

Selliseid näited leiaks ilmselt kuhjaga. Hilinemine tekitab paljudes firmades suurt pahameelt, sest aeg on kordumatu väärtusega. Selliste tühikäigu-minutite jooksul läheb aeg lihtsalt raisku. Puuduvate kolleegide järele ootamise asemel saaks seda aega kahtlemata tulemuslikumalt kasutada. Nõuanne koosoleku juhataja rollis olijatele: Koosoleku juhataja alustagu koosolekuga alati täpselt, ka siis, kui mõni kutsutud osalejatest veel kohal pole. See on parim meetod kellaajast kinnipidamise ja täpsuse õpetamiseks.

Etiketi puhul kehtivad asukohamaa reeglid

Ettevõtluse aina enam rahvusvaheliseks muutumine võib kergesti tekitada sääraseid erinevast kultuurilisest taustast tingitud arusaamatusi, kuid distsipliinitust ei tohiks lubada. Etiketi küsimuste korral kehtivad alati kohapealsed reeglid. Samamoodi peavad saksa täpsusega harjunud töötajad kohanduma Itaalias töötades sealse kohustusliku veerandtunnise hilinemisega.

Kuid hiljaksjäämine ei ole alati hilinemine. Vahel põhjustavad hiljaksjäämist meist mitte sõltuvad asjaolud. Paljud teevad siis vea ja hakkavad juhtunu pärast pikalevenivalt vabandama ning asjaolusid selgitama. Koosolekule hilinedes oleks õige koputada, sisse astuda, tervitada, vabandada kiirelt ja ruttu istet võtta. Kellel on loomupärane hea kõneoskus võib oma esimese sõnavõtu alguses mõne kerge selgituse lisada. Kuid see ei ole hädavajalik, oluliselt tähtsam on anda koosoleku kokkukutsujale hilinemisest teada, kui on selge, et seda enam vältida ei õnnestu. Võib eeldada, et koosoleku juhataja annab sellest ka teistele osalejatele jooksvalt juba teada.

Mobiiltelefoni koht ei ole koosoleku laual

Mitte vähem levinud eksimus nõupidamistel on mobiiltelefoni kasutamine: tegelikult on vaid väga väheseid juhtumeid, mil mobiiltelefoni koosolekule kaasavõtmine on õigustatud. Näitena võib tuua olukorra, kus peatselt isakssaaja ootab iga hetk ärevaid teateid oma naiselt. Ka sellisel juhul tuleks teisi teavitada, et oodatakse olulist kõnet ning kõne ajal tuleks ruumist lahkuda.

Ebaviisakas on hoida telefoni laual ka juhul kui hääl on maha võetud, sest ka telefoni vibreerimine ja saabuva SMS-i hääl tõmbavad tähelepanu vestluselt kõrvale.

Riietus

Klassikaline koosolekul tehtav viga on nn. dresscode"™i vastu eksimine, sest just nooremapoolsetel kolleegidel on tavaks riietusnorme vabamalt võtta. Sel puhul kehtib lihtne reegel: riietustava, millega on ettevõttes ettenähtud kohtumised klientidega, tuleks järgida ka firmasisesele koosolekule minnes. Lahti seletades: kui töötaja peab müügiläbirääkimistel kandma ülikonda või kostüümi, siis peaks seda tegema ka ettevõttes toimuvatel koosolekutel. Erandeid saab luua seejuures vaid ametiredelil kõige kõrgemal pulgal olija. Alles siis, kui ülemus võtab pintsaku seljast, võivad seda teha ka teised töötajad.

Tervitamine ja esitlemine

Tervitamise ja esitlemise juures kehtivad töises argipäevas üldised käitumisreeglid: kõige vanemat ja kõige tähtsamat tervitatakse esimesena ning talle tutvustatakse tundmatut. Tervitamise juures on vaja ka pisut sisetunnet. Loomulikult tervitatakse ülemust, kui ruumi sisenetakse. Teisi ruumisviibijaid tervitatakse personaalselt vaid juhul, kui neid ei ole rohkem kui kaheksa inimest, vastasel korral muutuks säärane tervitustseremoonia koomiliseks.

Määrata tuleb ajalised piirid

Koosolekud pakuvad head võimalust paljudele isikliku edevuse rahuldamiseks - kõik teavad kindlasti kolleege, kes oma lõputute sõnavõttudega kunagi asja tuumani ei jõua. Kuidas säärast sõnavõttu aga katkestada, ilma ebaviisakaks muutumata? Pöörduge kõneleja poole nimepidi, nt: "Härra Tamm, kui ma tohin Teie sõnavõtule järgnevat lisada ...". Samuti väldib ajapiirangu seadmine hiljem närvilisest kellavaatamisest ning koosolekult järgmise kohtumise pärast varem lahkumisest. Olles koosolekul osalejarollis, tasub alati nõupidamise alguses üle küsida, kas jäädakse ettenähtud ajaraamidesse.

Koosolekul võõras firmas

Enamik koosolekut puudutavatest käitumisreeglitest on siiski hõlpsasti sisetunnet järgides äratuntavad. Samas on mõned tüüpilised "lõksud", kuhu on kerge ettevaatamatusest sisse astuda. Näiteks olles külaline ning saabudes esimesena koosolekuruumi kuuleb tavapäraselt sekretärilt lauset: "Palun, võtke istet!". Seda soovitust sekretärilt ei tasu koheselt järgida, sest vastasel juhul leiate te end istumas, kui saabub teie küllakutsuja. Samas on hea tava, et just küllakutsuja on see, kes pakub istet. Vahemärkusena veel sekretäridele, et ka lause: " Olge lahke, valage endale kohvi või karastusjooke!" ei ole päris kohane. Hea sekretär valab ise ja ulatab külalisele soovitud joogi.

Peale koosoleku lõppu, tuleks külalisosaleja saata alati kuni välisukseni, mitte lahkuda koosolekuruumi ukse juures kiire lausega: " Te ju teate, kuidas väljapääsu leida?". Esiteks on see ebaviisakas ning teiseks, võib sel moel kergesti juhtuda, et võõras satub ettevõttes nägema asju, mis pole kindlasti võõrastele silmadele mõeldud.

Allikas: www.monster.de

Osale arutelus

  • Daily Saviauk

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Nelja Energia AS otsib BÜROOJUHTI

Manpower OÜ

19. november 2017

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine