KVALITEETAEG ehk mida arvestada firmaürituste planeerimisel

 Praegusel kiirel ajal jääb tihtipeale firmaürituste planeerimine viimasele hetkele. See aga tähendab, et lühikese aja jooksul tuleb osata jõuda minimaalse energiakuluga maksimaalse tulemuseni.

Millest alustada? Eks igal ühel ole oma lähenemisviis, kuid süsteemsus ja eesmärgipärasus viivad kindlasti kiiremini soovitud tulemuseni kui pea laiali ringi jooksmine.

Kõige lihtsam on korraldatav üritus nö kaardistada ehk siis panna paberile kõik võimalikud vajadused, ettekujutused, ideed jne., mis seda puudutavad. Joonistame päikese! Päike ise on üritus, mida hakatakse korraldama; päikese kiirteks on kõik üritusega seonduv - alates ürituse eelarvest lõpetades programmiga.

 

 

 

Kui põhipunktid paigas, on juba lihtsam edasi minna, vastates "kiirtega" seotud küsimustele:

Eelarve - milline on eelarve? Kas ette on antud konkreetne  eelarve olenemata osalejate arvust või teatud summa iga osavõtja kohta? Mille peale raha kulub? Kindlasti on abiks varasemate samalaadsete ürituste kalkulatsioonidest Å?niti võtmisest. Kui eelarve pole teab mis suur, on hea ürituse planeerimisel kasutada ära erinevaid eripakkumisi. Samuti ei tasu eelarve suurust häbeneda - vastavalt eelarvele oskavad juba ka pakkumiste tegijaid teie soovidele toetudes ning rahalise poolega arvestades pakkuda välja parima võimaliku variandi.

Osalejad  - kui suur on prognoositav inimeste arv? Mis tüüpi inimestega on tegu? Osalejate arvust sõltub ürituse toimumiskoha valik - piisav majutuskohtade arv, sobivad ruumid toitlustuseks ja meelelahutuseks. Osalejate nö tüübi määramine annab vihjeid ka programmi sisuga seonduvale - milline muusikavalik, millised (sportlikud) tegevused, kas keskenduda aktiivsele tegevusele või pakkuda hoopis midagi kuulamiseks-vaatamiseks.

Meeskond - Kes hakkab üritust organiseerima? Kes mille eest vastutab? Eriti oluline on see juhul, kui üritust korraldab oma töötajatest moodustatud tiim. Kui otsustatakse kasutada üritusturundusfirma abi, pole kohapealse meeskonna järele vajadust. Oluline on osapoolte vaheline infovahetus - tegemistest ja tulemustest peavad kõik osapooled olema võimalikult hästi informeeritud, et ei tekiks mööda rääkimisi ja valestimõistmisi. See aitab vältida apse ja tagada ürituse sujuvuse.

Toitlustamine - milline võiks olla menüü? Kuidas toimub toidu serveerimine ja millal (programmiga õhtune üritus)? Tavaliselt on toitlustuse pakkujatel oma standardmenüüd olemas - see tuleb lihtsalt kokku viia oma soovidega. Jõulupidudele sobib loomulikult traditsiooniline jõulutoit, kuid alati võiks mõelda ka eripärasema maitseelamuse pakkumisele. Miks mitte pakkuda külalistele keset talve hoopiski midagi lõunamaist? Lõunamaine toit, rütmid, muusika oma sooja energiaga süstivad külalistesse tõelise teistmoodi elamuse. üks võimalus seda pakkuda on korraldada jõuluüritus, uusaastapidu või ka lihtne lõuna- või õhtusöök Uniquestay Mihkli hotelli restoranis Ipanema Rodizio, mis on ainus autente brasiilipärane restoran Eestis. Brasiiliapärast toiduelamust rikastavad sambatantsijad koos tantsuõpetajaga, ning ladinaverd muusikud.

                      

Brasiiliapärane restoran Ipanema Rodizio

Kindlasti tuleb meeles pidada, et toiduga ei tohi koonerdada - see on üks põhilisemaid kriitikaallikaid ning mõjutab suuresti üldmuljet üritusest. Väike elektrikatkestus ei tekita nii palju negatiivseid emotsioone kui tühjaks jäänud kõht.

Toimumiskoht - kas pakub kõike, mida vaja - piisavalt ruume, majutuskohti, toitlustusvõimalust. Mida suurem ja sisutihedam on üritus, seda olulisem on sihtkoha kompleksus - kõik teenused ühest kohast.  Lisaks muudab see ürituse organiseerimise tunduvalt lihtsamaks. Toimumiskoha puhul on oluline ka asukoht - kas  linnas sees või kusagil metsade vahel? Igal juhul on kasulik leida pääsetee kontorist väljapoole - väike keskkonnamuutus teeb kõigile head. Just viimasele toetudes eelistatakse talvepäevi kui selliseid viia läbi turismitaludes, mõisates ja muudes maakohtades. Uniquestay hotelliketti kuuluv Lahemaa rahvuspargis asuv Vihula mõisakompleks oma mõisapargi ja suurte maavaldustega on hea koht, kuhu põgeneda argimurede eest.

 

                

Vihula Tagamõis

Programm - mida programm sisaldab? Kas tegu on stiiliüritusega? Kas üritus tervikuna kujutab endast aktiivset lühipuhkust või mõnusat lõõgastumist? Milline on toimumiskoha tehniline baas? Kes on esinejad, millised on nende vajadused? Milline näeb välja ajakava? Tegelikult on programm see, mis võtab kogu ürituse kokku - stardist finishini. Toimumiskohaga seotud programm tuleks otsast lõpuni nende poolse kontaktiga läbi rääkida - et kõik oleks selge. Samuti oskavad nad oma kogemustele toetudes anda häid näpunäiteid ning tihtipeale jagada häid kontakte õhtujuhtide, esinejate, mängude läbiviijate  jne. osas. Erinevad sihtkohad pakuvad juba ka valmis programme, mis kiirendab ja lihtsustab oluliselt ürituse planeerimist. Uniquestay Tallinna hotelli eestiaegses talupojastiilis kujundatud Kaval-Antsu Talu pakub ajas tagasirändamise võimalust - interaktiivset folkprogrammi koos maitsva õhtusöögiga.

                

Kaval-Antsu Talu

Sõltuvalt planeeritava ürituse suurusest ja mahust on ka "päike" kirkam - st "kiiri" ehk pidepunkte, millele planeerimisel toetuda, rohkem ja ka küsimusi, millele vaja vastus või lahendus leida, enam. Tähtis on näha suurt pilti üritusest, mis moodi kõik toimuma peaks, ning siis leida lahendus sellele, kuidas seda saavutada. Ja mis kõige olulisem - ürituse korraldamine ei tohiks olla pelgalt kohustus, vaid mõnus ja põnev vaheldus.

Eespool rõhutasin toimumiskoha valikul kompleksust. Sellele rõhuvad väga paljud majutusasutused, tuleb vaid terad sõkaldest eraldada. üks suur tera sõkalde seas on Uniquestay hotellikett, kelle teenustepagas katab kõik vajadused:

Uniquestay Mihkli hotell - pakub majutust 84-s standrad ja Zen-toas, kolme kaasaegse varustusega erisuuruses seminariruumi, toitlustust klassikaliselt euroopalikus La Bohem`i restoranis ja Eestis ainulaadses brasiiliapärases restoranis Ipanema Rodizio. www.uniquestay.com

Uniquestay Tallinn ja City hotell - pakub majutust 77-s standrad ja Zen-toas, kolme kaasaegse varustusega väiksemat seminariruumi ning Kaval-Antsu Talu "Talu Keset Linna" erinevateks üritusteks kuni 120-le inimesele, toitlustust õdusas U-Caf?©`s ning U-restoranis. www.uniquestay.com

Vihula Mõis - pakub majutust 23-s Zen-toas ja sviidis, banketi- ja konverentsisaali Palmisaal kuni 80-le inimesele, väiksemaid saale nõupidamisteks, toitlustust Jääkeldri restoranis ja baaris, sauna. Lisaks erinevaid võimalused aktiivseteks tegevusteks alates ratsutamisest ja matkamisest lõpetades sportmängudega ja mõisate tuuriga. www.vihulamanor.com

              

 

 

Osale arutelus

  • sekretar.ee

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine