Sekretär, sina oled nõrgim lüli. Hüvasti!

 

 

2009. aasta tuleb minu firmas ilma sekretärita?

Ei, ei. Mitte minu firmas, sinu firmas! Jah, just sinu firmas! Ei usu? Mina ei usu samuti.

Need, kel otsaesine juba külma higiga kattus, ärge muretsege. Sekretäri ja juhiabi funktsioonid tänapäeva organisatsioonides pigem laienevad kui et kuivavad kokku. Teie töökoht on 99,9% tõenäosusega, võrreldes teiste töökohtadega, kindel ning selle säilimine tagatud. Antud loogika ei kehti loomulikult ettevõtte tervikliku maksujõuetuse puhul ehk olukorras, kus uksele koputab pankrot või töötaja ebarahuldav töökvaliteet.

Miks peaks sekretär või juhiabi end praeguses keerulises majandusseisus kindlalt tundma?

Väga lihtne. Asetame end hetkeks asutuse juhi olukorda...

Kell 8.10

On hommik. Tulen (juht) tööle...uks on kinni...mida kuradit?! Kus siis Kristi (juhiabi) on? Tema on ju alati hommikul enne mind tööl. Sügan kukalt, tammun hetkeks nõutult ühelt jalalt teisele ning hakkan talvemantli üüratutest taskutest kontoriukse võtit otsima. Esmalt tulevad taskutest välja muidugi kõik võtmetest olulisel moel erinevad asjad. Taskunurgast kukub põrandale ka taskurätik, kuid lõpuks on ihaldatud võtmed siiski sõrmede vahel. Nüüd veel ägisedes kummardus, et üles võtta taskurätt...ohh see läheb raskelt ja võti lukuauku. Võti isegi keerab, olen endaga ilmselgelt rahul. Tundub, et päev läheb siit alates siiski ülesmäge. Minu mõtte peatab ebameeldiv piiksumine...Mis see on? Aaahh! Vaatan üllatunult ringi, koban mobiili järele..ei, see ei ole see. Ahhaa - valvesignalisatsioon! No kuramus. Seda pole juba aastajagu ise pidanud maha võtma. Mis see kood oligi? Kood selgub alles siis, kui turvafirma patrullekipaaž juba kontoriukse ees minuga emotsionaalselt väitlema kukub. Hommik ei ole just parimate killast, tõden endamisi ning liigun oma kabinetti.

Kell 8.35

Muide, mul on väga ilus kabinet. Maandun oma juhitooli ning sulgen hetkeks silmad...just, just - see hea, hommikune, ülemuse tunne hakkab tagasi tulema...vaikselt, kuid kindlalt. Ma tean, mis sellele kõvasti kaasa aitab ning sirutan veel suletud silmadega käe kohta, kus mind igal hommikul ootab Kristi tehtud kohv. Tõrge. Miski häirib mind. Esialgu läheb jällegi veidi aega ning juba ma koban aktiivsemalt, tahtmata silmi avada, kuni lõpuks taipan - kohvi polegi!!! Liigun siis torisedes eesruumi, Kristi ruumis oleva kohviaparaadi juurde. Jukerdan veidi aega ning naasen tühi kruus näpus, sama targalt oma laua taha tagasi. Kohviaparaat on täitmata. Sellega on alati tegelenud juhiabi.

No mis siis ikka, ega elu ei koosnegi kohvist, valvesüsteemidest ja uste avamisest. Hakkan siis õige tööle. Aga, millest ma pihta hakkan? Tavaliselt käime juhiabiga hommikuti koos läbi kõik päevakajalised küsimused ja kohtumised, mis mind ees ootavad ja mida Kristi, kõiki võimalusi ja jooksvaid tööülesandeid arvestades, minu jaoks kokku on leppinud. Nii, paistab, et see jääb ära. Olgu, löön õige meili lahti. Mhm, üllatavalt vähe kirju. Nojah. Kristi ju tegeleb enamuse sissetulevate kirjadega ning suunab need süstemaatiliselt minule juba märkuste ning kommentaaridega edasi....

...Olen ennegi teadnud, et Kristi tööplaneerimisoskus on imetlusväärne ja ainult tänu temale suudan nii tootlikult kasutada oma aega. Siiski on seniajani kõik see olnud kuidagi iseenesestmõistetav, elementaarne ja tähelepandamatu.

Kell 9.10

Appi, mis see oli...ahsoo, et või nii...Kristi laual heliseb telefon...ja heliseb...ja heliseb. Ei lõppegi. Põrnitsen enda ette, tige kui kurat, trummeldan sõrmenukkidega lauapinda ning lähenen lõpuks kõhklevalt juhiabi laua juurde. Võtan toru ning ütlen: "Halloo." Järgmised tund aega kulub mul Kristi laua taga ebamugavas toolis istudes ning järjepanu telefoni tõstes, kuni mul lõpuks villand saab ning ma telefonijuhtme seinast välja tõmban. Nii, aitab!

Kell 10.15

"Ma lähen välja" hõikan harjumusest üle parema õla ning taipan, et pole ju kedagi. Kümmekond alluvat on mind (loe: Kristit) kontoris juba otsimas käinud. Kuna lukustasin lahkudes kontoriukse, on uksele kleebitud kollaseid ja roosasid memolehti, koos märksõnadega millest ma midagi ei tea ja mis veel hullem - inimestelt, kellest ma midagi ei tea. Samuti on ukse taga oleva tooli peale tekkinud umbes 25 cm paksune sissetulevate ja registreerimisele kuuluvate kirjade ja asutusesiseste dokumentide virn. Need kõik vajavad esmast hindamist, lahterdamist, edasi suunamist, registreerimist, koopiate tegemist ning arhiveerimist. No mida kuradit! Olen valmis juba ust avamata minema kõndima, kuid sunnin end siiski kabinetti sisenema.

Nii, minu elektronpostkastis pole jätkuvalt midagi erilist. Olen sunnitud taaskord end Kristi ebamugava tooli peale mahutama ning avan tema postkasti. Uuuuh...nagu oleks laviin lumiste mägede tipust tohutu jõuga jooksma hakanud...sissetulevate kirjade hulk on ennenägematu. Arvuti on tark ning ütleb mulle kohe ära, et olen saanud sel imeilusal hommikul 48 kirja.

Kell 13.30

Kaks tundi hiljem olen 48st kirjast läbi lugenud 27 ning taibanud, et edaspidine lugemine võrdub juba enesetapuga. Loetud kirjadest 6 on pretensioonkirjad, 7 kirja on partneritelt, kes pole rahul tarneaegadega ning nõuavad selgitust jne. Kõik need kirjad on vaja läbi töötada ning suunata vastutavatele isikutele reageerimiseks.Tõmban hetkeks hinge ning vaatan enda ümber: telefoni olen välja tõmmanud - nii sellega on korras. Elektronkirju enam sorteerida ei jaksa, loobun - sellega on korras. Käin ja vaatan hetkeks kontori ukse taha. Jah, just nii nagu ma arvasin, 25 cm-st on saanud juba 35, ning kollastele ja roosadele memodele ukse peal on lisandunud ka rohelised ja helesinised...

Lõuna on juba ammu möödas. Tavaliselt tellib Kristi lõuna kontorisse või suunab mind kellegagi ärilõunale. Tal on alati kõik planeeritud. Olen ju nii mõnelgi korral head meelt teha tahtes öelnud, et ei tea, mida ilma temata teeksin...nüüd siis tean, mõtlen endamisi virilalt.

Kell 14.00

Ärkan oma mõtistklusest adudes, et on koosoleku aeg. Inimesed on kohal, kuid õhus on tunda närvilisust. Selgub, et osalejatele on saatmata eelmise koosoleku protokoll, ette on valmistamata koosolekuruum, dataprojektori asukohta ei tea keegi, koosoleku alusdokumendid on osalejatele edastamata ja päevakorrast ei maksa rääkidagi. Osalejad on ettevalmistamata ning koosolek nurjub.

Kell 15.00-17.00

Pärastlõunal puutun kokku seni Kristi kohustuste hulka kuulunud uute töötajate tööalase instrueerimise ja tööle vormistamisega, jõulukaartide kirjutamisega, kontoritarvikute tellimisega ja meie asutuses käimasoleva riigihanke dokumentide vastuvõtu, väljastamise ja kokkupanekuga ning paljude muude kohustustega, millest ma ülevaadet ei omanud, kuid mis on seni taganud nii minu kui ka teiste asutuse töötajate produktiivse ja efektiivse tööajakasutuse.

Kell 17.00-19.00

Vedelen oma kabinetis, vaatan ainitise pilguga aknast välja ja alles püüan hakata mõistma, mis siis täna ikkagi toimus.

Kell 19.00

Enne lahkumist töö juurest saan SMS sõnumi Kristilt: "Mart, tahtsin sind veelkord tänada selle vaba päeva eest, mida sa mulle eelmine kuu lubasid ning mille ma nüüd välja võtsin. Loodan, et kõik kulges hästi. Homme näeme".

Mis sa arvad, kas Mart peab vajalikuks juhiabi ametikohta koondada? 99,9% tõenäosusega mitte. Olgu see teadmine sulle innustuseks sinu igapäevatöös. Sind vajatakse ja sa oled oluline!

Seletuskiri Oü pakub erinevaid isiksuse arengu ja professionaalsuse tõusule orienteeritud koolitusi hinnates eelnevalt Teie organisatsiooni eripära ja vajadusi: www.seletuskiri.ee; marko@seletuskiri.ee

Osale arutelus

  • Marko Torm

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Energia avastuskeskus – pinget pakkuv ja ootamatult šikk peopaik

Tallinna vanalinna ja Kalamaja piiril asuv Energia avastuskeskuse hoone on sadade üritusekorraldajate jaoks vastanud kolmele üliolulisele kriteeriumile: a) vana elektrijaama masinamaja peasaal on ootamatu, ent šikk peopaik, b) suurel ekspositsioonialal on külalistele garanteeritult avastamisrõõmu, ja c) keskuse asukoht on lihtsalt väga hea.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine