KUIDAS e-kirjast abimees teha

Elektronkirjavahetus on muutunud sama oluliseks kui näost näkku suhtlemine ning ka siin kehtivad reeglid, kuidas saab oma ettevõttest parema mulje jätta või kuidas asutuse sisesuhtluses pingeid vältida.

Inimesi ei häiri mitte nii palju kirjade rohkus kui nende segane tähendus.

E-kirjasuhtlus on oluline ettevõte professionaalsuse näitaja. Selgitades oma töötajatele, mida e-kirjades saab või ei saa öelda, võib ettevõte kaitsta end kummaliste õiguslike kohustuste tekke eest.

"Iga ettevõttes ja ettevõttest välja liikuv e-kiri on kirjutaja ja ettevõtte maine kujundaja. Ettevõte peaks kindlasti korraldama kogu meeskonnale e-kirjaetiketi koolituse, mille raames ühtlustatakse teadmiste taset, räägitakse selgeks mured ja avalikustatakse ootused, koostöös töötatakse välja meilietiketi kodukord," ütles esimese eestikeelse e-kirjaetiketi käsiraamatu autor ja KaKonsultatsioonid.ee suhtlemiskoolitaja Katrin Aedma.

Oskamatu suhtlus viib halvimal juhul töö kaotuseni

MSN, Skype, SMS, e-kirjad jne - tänapäeva inimene kirjutab palju ning inimesed võivad olla kirjutamise viisi suhtes tundlikud. Äärmuslikul viisil võib küberruumis reeglite eiramine isegi töökoha maksta.

Kurioosne juhtum pärineb Uus-Meremaalt, kus raamatupidaja vallandati, sest ta kirjutas kolleegidele kogu aeg läbivalt suurte tähtedega, mis e-kirjas on võrdväärne karjumisega.

Aedma märgib, et e-kirja teel võib arutada kõiki teemasid, kui tunnete inimest, kellega asju ajate. On olukordi, kus kirja teel lähenemine ja millegi selgitamine on emotsionaalselt lihtsam ja arukam kui silmast silma kohtumine.

Ettevõtja Indrek Neivelt on märkinud, et noored eestlased saadavad palju e-kirju ja SMSe. Näiteks: "Sa oled vallandatud!" Neivelti sõnul muudab see, et asju ei armastata ajada näost näkku, suhtluse riskantsemaks, problemaatilisi teemasid ei tohiks teada anda e-kirja teel.

Kas sobib teatada töölepingu lõpetamisest, palga langetamisest, koostöö katkestamisest e-kirjas? Aedma ütles, et kindlasti mitte. "Tegemist on emotsionaalselt delikaatse teemaga, kus inimene vajab silmast silma kohtumist. Isegi siis, kui kirjutate laitmatult toetava ja selgitava kirja, ei asenda see vahetut kontakti," rääkis ta. Erandiks on tema sõnul eitava vastuse saatmine näiteks hinnapakkumisele. Aga ka sel juhul on vajalik oskus eitust viisakalt põhjendada.

Kui pika vahemaa tõttu on mõistlik eelistada elektroonilist suhtlust, siis soovitab Aedma lisaks e-kirjale kindlasti helistada nii 10 minutit ette, et hoiatada saajat saabuvast kirjast. "Ja kui ei tule vastust, siis helistada uuesti üle, et kinnitada oma head tahet hoolimata oma otsusest, mis ei pruukinud e-kirja saajale meeldida," rääkis Aedma.

Õige kirja ülesleidmine muutub järjest raskemaks

Aina kasvav elektronkirjade hulk tekitab ka tehnilisi küsimusi. Eesti keele professor Krista Kerge pidas ametialase e-kirjasuhtluse suureks probleemiks saatja rekvisiite, sest esikohale seatakse kirja kirjutaja, mitte asutus. "Võin mäletada, et pean vastama riigiprokuratuurile, aga ei mäleta, et saatja oli Mari Mardiste. Ideaalne oleks: riigiprokuratuur, Mardiste. Just asutus esikohal, sest tähestikus saan otsida saatjate alt asutust, aga mitte inimest," rääkis filoloog.

E-kirjasuhtluse meelespea

    * 1. Tunne suhtluspartnerit
On neid, kes eelistavad suhtlust e-kirja teel, on neid, kellele meeldib telefonikõne, ja neid, kellega on lihtsam ja tulemuslikum asju ajada füüsilisel kohtumisel.

    * 2. Suhtle nagu silmast silma
Tea, et meili teel suhtlemine on analoogiline tavasuhtlusega silmast silma - vältimatud on viisakus ja korrektne väljendumine.

    * 3. Ole ettevaatlik kirja tonaalsuse tõlgendamisel
Inimesed ülehindavad nii oma võimet anda e-kirjaga edasi meeleolu, kas siis sarkastilist, tõsist või lõbusat, samuti minnakse alt teistelt saadud sõnumite tõlgendamisel. Katses, kus paluti hinnata kirjaliku sõnumi tooni, arvasid õige tonaalsuse ära vaid 56% vastanutest.

    * 4. Hinda oma aega
Õpi praktilisi töövõtteid ka virtuaalsel suhtlemisel. Lepi endaga kokku konkreetne aeg, millal töötad e-kirjadega, ava iga kiri vaid üks kord ja tee otsus. Töö on tehtud, kui otsustad kohe, st kas vastad, arhiveerid, saadad edasi või kustutad. Kirjuta lahendustest, keskendumata vabandustele - kirjuta sellest, mida saab, mitte sellest, mida ei saa!

Tasub teada

    * Milleks on vaja meilietiketti järgida? Professionaalsus: kasutades kohast e-kirja keelt, jätab ettevõte endast professionaalse mulje.
    * Efektiivsus: täpselt sõnastatud e-kirjad on tunduvalt tõhusamad kui kehvalt sõnastatud lohisevad kirjutised.
    * Õiguslik kaitse: töötajate teadlikkus e-kirja riskidest aitab kaitsa ettevõtet kulukate kohtukäikude eest.

Pane tähele

Sammud sõbralikuma suhtlemise suunas
    * Kirjuta vigadeta. Väldi koma ja punkti eesti keeles viisakusvormeli järel (Õige: Tere; Tere, Urmas; Tere! / Vale: Tere. ; Tere, (kui ei järgne üte) ja Tere, Urmas, / Õige: Lugupidamisega / Vale: Lugupidamisega, /)

    * Väldi SUURTÄHTI ja korduvaid kirjavahemärke!!!???, sest need väljendavad karjumist.

    * Kiri olgu lihtne ja lühike. Kirjuta e-kiri nii, et see oleks korrektse struktuuriga, liigendatud ja kiiresti haaratav. Väldi lohisevat täitesõnu täis tekste.

    * Arvesta, et kirja saatjal on ka teisi, kellega ta kirjutab, ole korrektne oma vastustes ja vastust saates jäta teise inimese kiri alles. Ei piisa vastusest: "Olen nõus!" Ka vastates ainult lõigule, milles on küsimus, võtad kirja saatja eest vastu otsuse, mis on oluline ja mis ebaoluline. Kuigi see on aina enam leviv trend, ei ole see viisakas ja pigem teeb asjaajamise aeganõudvamaks.

    * Kui sinu poole pöördutakse, siis ole viisakas ja vasta. Kui sulle saadetakse info teadmiseks ehk CC, siis võta teadmiseks. Kui ei tea, mida vastata, siis saada vastus, et märku anda kirja kohalejõudmisest, ja teavita, millal vastad.
    * Vasta kiirelt küsimustele ja enneta järgmisi küsimusi. Kliendid tahavad kiiret vastust, seetõttu peaks igale e-kirjale vastama vähemalt 24 tunni jooksul ning soovitavalt sama tööpäeva jooksul.

    * Vasta kindlasti sellele, mida küsitakse. Tihti tehakse see viga, et vastatakse tüüpvastusega. Näiteks küsid, kas on punaseid toole ja mis puitu kasutatakse, ja saad vastuseks toolide hinnapakkumise, kus selline info puudub.

    * Kui tahad vastust küsimustele, siis küsi konkreetselt: 1)... 2)... 3) Lisa tähtaeg, mis ajaks vajad vastust, ja ka mõni lause, miks vastamine võiks vastajale kasulik olla.

    * Kui ei saa vastust, saada sama e-kiri samale saajale edasi ja kirjuta, et kordad, kuna ei saanud vastust. Algatuskiri või vastus sellele võis meililiikluses kaduma minna. Vajadusel helista, kuid väldi liigseid järeldusi.

    * Emotsionaalseid e-kirju, kui need võivad olla negatiivse, näiteks kurva või kurja alatooniga, ei ole mõtet kirjutada õhtu- ja öötundidel. Siis on emotsioonid hoos ja kiri ei pruugi endale järgmisel päeval meeldida.

    * Emotsionaalsetele kirjadele ära vasta kohe, vaid pea kinni 24 tunni reeglist - hoia vastus postkastis järgmise päevani, loe see siis uuesti üle, tee parandused (võta emotsioonid välja) ja saada siis teele. Võid lasta ka usaldusväärsel inimesel selle üle lugeda ning kuula, millist tonaalsust tema selles kirjas näeb.

    * Tõsise olukorra puhul oota kirja saatmisega vähemalt tund aega. Tee paus, loe kiri üle ja vaata, kuidas sa ise tõlgendaksid seda.

Vormistuses ole napp ja täpne

    * Oluline on e-kirjavahetuses pealkirja tabavus. "Küsimus", "Palve", "Kutse", "Teade" on tüüpilised viiruskirjapealkirjad, sellise kirja peaks tundmatu saatja korral kustutama. Jälgi, et sa ei saadaks sama pealkirja alt reply'ga uue sisuga kirja.

    * Kirjaga saatjalt tulnud faile ära tagasi saada. Tal on endal need olemas.

    * Ära kasuta liialt "Vasta kõigile"-nuppu.

    * Kasuta säästlikult CC varianti.

    * Kasuta harva kõrge tähtsuse märget e-kirja juures, vastasel juhul devalveerub selle tähendus.

    * Ära kasuta töökirjades lühendeid ega emotikone, kui sa ei ole kindel, kas kirja saaja neist samamoodi aru saab.

    * Ära kasuta meili avamisest teatamise märget, esiteks kipub see ärritama inimesi enne, kui nad kirja avadagi jõuavad, lisaks ei pruugi see kõigi inimeste meilisüsteemides toimida. Parem küsida järgmise kirjaga üle, kas eelmine jõudis kohale.

    * Loe kiri läbi enne saatmist.

    * Lisa e-kirja aadress kõige viimasena, et vältida valedele inimestele kirja saatmist.

Allikad: Katrin Aedma, Krista Kerge, emailreplies.com

Osale arutelus

  • Lemmi Kann, Silvia Kruusmaa

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine