Meeldejäävate firmaürituste korraldamise ABC

Pressi- ja kliendiüritustest ning ettevõttesisestest pidudest rohke osavõtu tagab piisavalt varajane eelinfo, uudne ja huvitav ürituse toimumise koht ning hästi läbimõeldud programm koos esinejate ja toitlustusega.

Üritusturundusfirma Royal Service tegevjuhi Rika Soopa sõnul algab hea ürituse korraldamine nii vara kui võimalik. "Ettevalmistuse pikkus sõltub muidugi otseselt ürituse mastaapsusest. Rääkides tavaliselt pressiesitlusest, piisab ürituse ettevalmistuseks hädavajadusel ka ühest nädalast, sest aeg-ajalt tekib pressile info edastamise vajadus ka nö üleöö," lisas ta.

Sama ettevalmistusaega ei saa aga kindlasti rakendada ettevõtte oma töötajate ürituse puhul, mis võib hõlmata näiteks tuhatkond või rohkemgi töötajat. Sellisel puhul tuleks kõige hiljemalt alustada kuus kuud varem. R & Reede OÜ tegevdirektori Avo Heina sõnul tuleks enne reaalselt ürituse korraldama hakkamist teha kindlasti põhjalik taustauuring, et üritus ei kattuks näiteks mõne analoogse või samale sihtrühmale suunatud üritusega ega langeks muidu ebasobivale ajale - pühadele, puhkuste perioodi, koolivaheaegadele.

Tipphooajal oleks Heina sõnul soovitav paarile olulisele detailile mõelda ka aasta ette. Näiteks jõuluperioodil ruumide rendile või lemmikansambli, -artisti tellimisele. "Praktika näitab ikka, et teatud kuupäevadel, sel aastal näiteks 18. ja 19. detsember, on ka vaatamata masule ruume raske leida," lisas ta.

Ürituse programmi kokkupanekul on Broadline'i juhatuse liikme Janek Reimali sõnul kõige olulisem mõelda, mida üritusega saavutada, öelda või muuta tahetakse, kellele üritus suunatud on ning millist sõnumit peab see endas kandma. "Kava koostamisel tuleks esmalt kaardistada iga planeeritud tegevuse kestus ning seejärel üritus sõna otseses mõttes oma peas minuthaaval läbi kedrata, järjestades planeeritud tegevused loogiliselt," soovitas ka Soopa.

Kui ettekujutus üritusest olemas, tuleks asuda otsima päeva- või õhtujuhti. Reimali sõnul peaks esitluse või peo eestvedaja valikul lähtuma eelkõige ikka sellest, kas see persoon sobib kokku ka sündmuse stiili ning kutsutud sihtrühmaga. Sama kinnitab ka Hein ja soovitab valida näiteks kokandusteemalise üritust juhtima inimese, kel ka endal meeldib köögis kulpi liigutada, sobiv variant võib olla ka näiteks mõne kokasaate juht.

"Hea oleks enne läbi mõelda õhtujuhi etteasted ning presenteerida neid asjaosalisele juba üsna konkreetselt. Õhtujuht peab samuti mõistma ürituse eesmärki ja sõnumit, mida ta oma etteastetes külalistele peab edastama," lisas Reimal.

Nagu kõiges muuski, tuleb ka toitlustuse tellimisel arvestada spetsialistide sõnul ürituse stiili ja kellaajaga. "Catering'i põhireeglid paneb paika ürituse formaat, eesmärk, sihtrühm ja ressursid: kas tegemist on Rootsi laua stiili või lauda serveerimisega, kui pikk on ürituse kestus ning kui mahukat külaliste toitmist see eeldab," selgitas Soopa.

Broadline'i esindaja sõnul tuleks kindlasti võtta toitlustamise korraldamisel arvesse ka üritusele tulevate meeste ja naiste osakaalu, et toidukoguseid paremini planeerida. "Koguste arvestamine sõltub ürituse kestusest, sellest, kas inimesed tulevad kaugelt või otse pärast tööd, või eeldame suisa, et on jõutud kodus õhtust süüa," lisas Hein. Kogenud toitlustusfirma on tema sõnul kindlasti abiks.

"Catering-firma valikul soovitan pigem minna kindla peale välja, kui katsetada alati uut ja huvitavat. See ei pruugi täita alati eesmärki," toonitas Hein. Kui puudub kogemus, võiks võtta tema sõnul 2-3 toitlustusfirmalt pakkumine. Tähelepanelik tuleb kindlasti olla aga pakkumise lugemisel. Heina sõnul on firmasid, kes teevad esmase pakkumise ilma jookide koguste ja hindadeta. Samuti võivad puududa lauad, toolid - neid tuleb tellida pärast lisatasu eest.

Seadmete ja ruumi valikul tasuks Rika Soopa sõnul teha otsus ikka lähtuvalt ürituse otstarbest. "Kindlasti ei tohiks erinevaid ruume hinnavõrdlusesse seada ja oma valikut tehes ära unustada eri funktsioone ja tugiteenuseid, mis ürituse asukohaga kaasas käivad - parkimisvõimalused ja parkimiskorraldus, garderoob ja vastav teenindav personal, turvamehed, abiruumid ja kohapealne tehniline varustus," sõnas ta. Seega pelgalt ruumi üürihinnast lähtumine võib olla sageli petlik.

Seadmete tellimisel sõltuvad detailsed vajadused ennekõike artistide ja ruumi valikust. "Enne, kui otsustate, käige ruumides helitehnika spetsialistiga ning pidage nõu ruumide haldajaga, et mis sinna ruumidesse sobib. Nimelt on ruume, kus on ideaalne kuulata kammermuusikat või a capella-laulu, kuhu aga rokkbänd kuidagi ei sobi," soovitas Hein.

Kliendiüritused ja töötajatepeod
- Väiksemate ürituste puhul tasuks tööga alustada vähemalt 6 kuud varem, suuremate rahvusvaheliste ürituste puhul 6-12 kuud enne. Selle ajaga jõuab tegeleda rahulikult ruumid otsimise ja kinnipanemise, majutuse ja toitlustuse leidmisega.
- Mõelge hoolega läbi ürituse toimumise eesmärk ja läbiv teema. Kui need on paigas, on ürituse organiseerimine hulga lihtsam ja kordaminek kindlam.
- Ärge kutsuge üritusele külalisi liiga vara. Mõistlik aeg kutse saatmiseks on 2-3 nädalat varem, välisreisidega seonduvate ürituste puhul aga 1-3 kuud varem.
- Enne kutse saatmist võib saata e-kirjaga ürituse toimumise kohta eelteate.
- Üritage leida kliendiürituseks või firmapeoks ebatraditsiooniline ja põnev koht. See tagab sageli aktiivsema osavõtu.
- Mõelge hoolega läbi ürituse programm. Uudsed lahendused jäävad külalistele pikaks ajaks meelde.
- Ärge pinguta programmiga üle, see võiks kesta järjest maksimaalselt 20 minutit. Seejärel tuleks jätta aega niisama suhtlemiseks.

Pressiüritused
- Ürituse koht olgu ajakirjanikele võimalikult kättesaadavas kohas mugava ligipääsuga, eelistatult kesklinnas. Sobiv asukoht suurendab kindlasti kutsutute kohaletulemise protsenti.
- Ajastage üritus pigem ennelõunasele ajale, et pressil jääks aega teha vajadusel päeva jooksul täiendavaid intervjuusid ning materjali artikli tarbeks kokku koguda ja kirjutada.
- Saatke võimalikult varakult välja pressikutse, millele järgneb päev-paar enne üritust omakorda meeldetuletav kutse või ülehelistamine.
- RSVP on pressiesitluse puhul kohustuslik. Kindlasti tuleb kutsututele üle helistada, et täpsustada, kes saab, ei saa osaleda.
- Pressiesitluse sobiv kestus võiks olla sõltuvalt teemast 45-60 minutit.
- Tehke pressiesitluse kajastamine ajakirjanikele võimalikult lihtsaks. Selle tarbeks jagage pressiesitlusel kõigile pressimaterjale või saatke need osalejatele pärast üritust järele näiteks meili teel.
- Saatke pärast pressiesitlust välja pressiteade, mis kordab pressiesitlusel edastatud informatsiooni.

Ruumide valikul oluline
- Ruumide suurus.
- Ruumide liigendatus - kas tahate, et kõik külalised mahuvad ühte ruumi ära, või soovite pigem väiksemaid lähestikku asuvaid ruume.
- Abiruumide olemasolu - jälgige garderoobi olemasolu (suurust, kas valvega või ilma, numbritega või ilma), tualettide arvu ja seisukorda, abiruumide olemasolu esinejatele ja peoteenindusfirmale.
- Ruumide asukoht, ligipääsetavus, parkimisvõimaluse ja -korralduse olemasolu
- Ruumide dekoreerimise võimalused ja vajadused
Allikas: Avo Hein, R & Reede OÜ

Osale arutelus

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Strand SPA & konverentsihotell trumpab konkurendid üle rikkaliku kogemustepagasiga

Lääne-Eesti suurimal konverentsikeskusel on 25 aastat kogemusi ürituste korraldamises. See fakt saadab kindla sõnumi klientidele – võimekas ja usaldusväärne, professionaalne ja kvaliteetne. Just selline koostööpartner on Strand.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine