Kuidas töödelda isikuandmeid dokumendihalduses

Suur osa asutustes/organisatsioonides loodavatest dokumentidest sisaldavad isikuandmeid. Kuidas käidelda neid andmeid nii, et säilib õiguspärane olukord ja töödeldav teave on ammendav ning eesmärgipärane?

Koostaja peab kõigepealt jälgima, et dokumendis kajastatavad isikuandmed on vältimatult vajalikud õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmisel (nt töölepingute, puhkusegraafikute koostamine) või tuleb isikuandmeid töödelda teiste asutuse või organisatsiooni põhikirjaliste eesmärkide täitmiseks või saavutamiseks, mis eeldavad isiku nõusolekut, näiteks tarbija-uuringud või kampaaniate korraldamine müügitulemuste parandamiseks.

Teabe avalikustamine võib olla aktiivne või passiivne ning teabe avalikustamise viisid on erinevad.

Aktiivse avalikustamise algataja on dokumendi koostaja (ehk asutus või organisatsioon).

Passiivsel avalikustamisel pöördub soovija dokumendi koostaja poole, et saada teavet. Avalikustamise viisid on näiteks meedia erinevad kanalid (ajakirjandus, televisioon jms), raamatukogud, teadetetahvlid jne.

Veebis avalikustamine on kõige säästlikum viis teavet adressaatideni toimetada, kuid see on õiguspärane üksnes juhul, kui:

* isikuandmete avaldamise kohustus on tingitud seadusest (avaliku teabe seadus jm valdkondlikud eriseadused)

* inimene on andnud nõusoleku isikuandmed avaldada

* inimene ise avaldab oma andmed veebis

Teabe avaldaja ei tohi unustada, et korra veebis avaldatud infot on küberkeskkonnast peaaegu võimatu eemaldada. Avaldatud info võib koos muude isiku kohta veebis avaldatud andmetega anda negatiivse, inimese eraelu kahjustava tulemuse, seetõttu tuleb isikuandmete veebis avalikustamise korral järgida seadusest tulenevaid nõudeid või küsida isiku nõusolek.

Kui dokumendi koostaja jõuab järeldusele, et teavet  veebis ei avaldata, on siiski kohustus selgitada juurdepääsupiirangute kehtestamise vajadus asutuse või organisatsiooni siseselt. Juurdepääsupiirangute kehtestamise kohustus lähtub põhimõttest, et isikuandmeid tohivad töödelda ainult need töötajad ja juurdepääs võib olla üksnes inimestel, kellel on selleks põhjendatud vajadus.

Kui isikuandmete hulk, õiguslik alus, eesmärk ja juurdepääsuvajadused on määratud, siis tuleb veenduda ka selles, et kasutatavad isikuandmed on kvaliteetsed ja neid säilitatakse turvaliselt.

Loe Isikuandmete töötlemisest lähemalt „Juhiabi käsiraamatus“, mida saab tellida SIIN.

Osale arutelus

  • Lemmi Kann, Gina Kilumets

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

V nagu vesi ja vaba aeg

V on veemõnude ja vaba aja veetmise element, mis märgib kõike võrratut ja vajalikku. Hotellist, spaast, restoranist, kohvikust ja konverentsikeskusest koosnev kompleks on koht, kus unustad kõik üleliigse ja pühendud vaevata kõigele, mis elus tegelikult oluline on. Hea tervis. Head inimesed. Hea tuju.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine