Kuidas töödelda isikuandmeid dokumendihalduses

Suur osa asutustes/organisatsioonides loodavatest dokumentidest sisaldavad isikuandmeid. Kuidas käidelda neid andmeid nii, et säilib õiguspärane olukord ja töödeldav teave on ammendav ning eesmärgipärane?

Koostaja peab kõigepealt jälgima, et dokumendis kajastatavad isikuandmed on vältimatult vajalikud õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmisel (nt töölepingute, puhkusegraafikute koostamine) või tuleb isikuandmeid töödelda teiste asutuse või organisatsiooni põhikirjaliste eesmärkide täitmiseks või saavutamiseks, mis eeldavad isiku nõusolekut, näiteks tarbija-uuringud või kampaaniate korraldamine müügitulemuste parandamiseks.

Teabe avalikustamine võib olla aktiivne või passiivne ning teabe avalikustamise viisid on erinevad.

Aktiivse avalikustamise algataja on dokumendi koostaja (ehk asutus või organisatsioon).

Passiivsel avalikustamisel pöördub soovija dokumendi koostaja poole, et saada teavet. Avalikustamise viisid on näiteks meedia erinevad kanalid (ajakirjandus, televisioon jms), raamatukogud, teadetetahvlid jne.

Veebis avalikustamine on kõige säästlikum viis teavet adressaatideni toimetada, kuid see on õiguspärane üksnes juhul, kui:

* isikuandmete avaldamise kohustus on tingitud seadusest (avaliku teabe seadus jm valdkondlikud eriseadused)

* inimene on andnud nõusoleku isikuandmed avaldada

* inimene ise avaldab oma andmed veebis

Teabe avaldaja ei tohi unustada, et korra veebis avaldatud infot on küberkeskkonnast peaaegu võimatu eemaldada. Avaldatud info võib koos muude isiku kohta veebis avaldatud andmetega anda negatiivse, inimese eraelu kahjustava tulemuse, seetõttu tuleb isikuandmete veebis avalikustamise korral järgida seadusest tulenevaid nõudeid või küsida isiku nõusolek.

Kui dokumendi koostaja jõuab järeldusele, et teavet  veebis ei avaldata, on siiski kohustus selgitada juurdepääsupiirangute kehtestamise vajadus asutuse või organisatsiooni siseselt. Juurdepääsupiirangute kehtestamise kohustus lähtub põhimõttest, et isikuandmeid tohivad töödelda ainult need töötajad ja juurdepääs võib olla üksnes inimestel, kellel on selleks põhjendatud vajadus.

Kui isikuandmete hulk, õiguslik alus, eesmärk ja juurdepääsuvajadused on määratud, siis tuleb veenduda ka selles, et kasutatavad isikuandmed on kvaliteetsed ja neid säilitatakse turvaliselt.

Loe Isikuandmete töötlemisest lähemalt „Juhiabi käsiraamatus“, mida saab tellida SIIN.

Osale arutelus

  • Lemmi Kann, Gina Kilumets

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Kopra talu – peopaik Mulgimaa ürgses looduses

Turismistaluna hakkas Kopra talu tegutsema 2000. aasta sügisel. Praeguseks on sellest kujunenud populaarne seminaride, konverentside, suvepäevade ja peoürituste pidamise paik. Kopra talu asub Viljandist 22 kilomeetri kaugusel Tuhalaane külas ning on ümbritsetud ürgmetsadest, soodest ja järvedest.

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Äripäev otsib ASSISTENTI

Äripäev AS

24. jaanuar 2018

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine