16. märts 2010

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Kirjade vormistamisel on soovitav juhinduda standardist, mis näeb ette kirja elementide loetelu, määratlused ja selgitused, vormistamise nõuded ja asukoha dokumendil. Kirjana käsitletakse paberil sõnumit või manusena e-kirjale lisatud läkitust ning e-kirja.

Asjaajamiskorra ühtsete aluste järgi on dokumendi kohustuslikud koostisosad:

• autor

• kuupäev

• tekst

• allkirjastaja.

Ametikiri koostatakse infovahetuseks ja saadetakse adressaadile posti, faksi või e-posti teel.

Ametikiri vormistatakse ametikirja plangile. Kui esindusplank puudub, vormistatakse tänukirjad, kaastundeavaldused üldplangile.

Kirja vormistamine

Kirja vormistamisel kasutatavad elemendid (esitatud tähestiku järjekorras):

1) Aadress, kirja saaja (adressaadi) sideandmed, mis sõltuvad saatmisviisist.

Aadressi vormistamine on soovituslik, e-kirja puhul kohustuslik.

2) Adressaat, organisatsioon või isik, kellele kiri on suunatud (kirja saaja).

Adressaadi vormistamine on kohustuslik, e-kirja puhul soovituslik.

Vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist adressaati.

3) Allkiri, omakäeliselt kirjatähtedega kirjutatud ees- ja perekonnanimi (või selle lühend) või digitaalallkiri.

Allkiri märgitakse vajaduse korral, kohustuslik on allkiri siis, kui see nõue on sätestatud õigusaktides ning kui kirjaga võetakse kohustusi või antakse õigusi. Kirjal võib olla mitu allkirja.

Omakäeline allkiri vormistatakse enne allkirjastajat selleks jäetud vabadele ridadele (3–5 rida). Digitaalselt allkirjastataval kirjal märgitakse omakäelise allkirja kohale sulgudes “allkirjastatud digitaalselt”.

4) Allkirjastaja, füüsiline isik, kel on õigus anda allkiri autorina, autori nimel või talle antud volituse alusel.

Allkirjastaja vormistamine on kohustuslik. Kirjal võib olla mitu allkirjastajat.

Kui ettenähtud isik ei saa dokumenti allkirjastada ja seda teeb keegi teine, tuleb allkirjastaja ümber vormistada. Kui dokumendile kirjutab alla volitatud isik, tuleb vormistada tema ametinimetus koos volitaja ametinimetusega.

5) Autor, kirja sisu eest otseselt vastutav organisatsioon või isik.

Kirja autor on dokumentidel kohustuslik ära märkida.

Autor võib olla organisatsioon või organisatsiooni allüksus; ametiisik, kellel on organisatsiooni esindamise õigus; füüsiline isik. Kirjal võib olla mitu autorit, e-kirjal on üks autor.

6) Kasutusmärge, kirja kasutamise korda tähistav märge.

Kasutatakse vajaduse korral.

Kasutusmärge vormistatakse suurtähtedega enne adressaati või enne seosviita.

7) Kontaktandmed, autori sideandmed

Kirjal kontaktandmed kohustuslikud, e-kirjal soovitatav.

Kontaktandmetes näidatakse postiaadress, e-posti aadress, telefoninumber. Võib lisada veebiaadressi, arvelduskonto numbri ja muid andmeid autori vajaduste kohaselt.

Kontaktandmed asuvad kirjapeaväljal ja/või kontaktandmete väljal, riigivapi kasutamisel ainult kontaktandmete väljal. E-kirja puhul tekstiväljal.

8) Koostaja, kirja kavandi ette valmistanud ametiisik.

Koostaja märkimine kirjale soovituslik.

Koostaja vormistatakse viimase elemendina tekstiväljal.

9) Kuupäev, kirja lõpliku valmimise kuupäev

Kuupäeva märkimine on kohustuslik.

Allkirjastatavatel kirjadel on kirja kuupäevaks allkirja andmise kuupäev. Kui kirja ei allkirjastata, on selle kuupäevaks registreerimise või väljasaatmise päev.

Kellaaeg lisatakse kuupäevale vajaduse korral.

Kuupäev esitatakse enne viita. Seosviida (vastuskirjade puhul) olemasolu korral esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning kuupäeva ette märgitakse sõna “Meie”.

10) Lisaadressaat, organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks.

Lisaadressaat märgitakse vajaduse korral.

Elementi kasutatakse, kui sama kirjaga soovitakse edastada info adressaadile ning teavitada asjasse puutuvaid kolmandaid isikuid, kellele see pole suunatud täitmiseks.

Vormistatakse allkirjastajast allpool või lisade puhul kaks kuni neli põhireavahet pärast lisamärget. Lisaadressaadi ette märgitakse selgitavad sõnad “Teadmiseks”, “Koopia”.

Kui kirja sisu ei nõua adressaadi informeerimist teistest sama kirja saajatest, siis lisaadressaati ei vormistata.

11) Lisamärge, kirjale lisatud dokumendile osutamiseks.

Lisamärge märgitakse vajaduse korral.

Vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allpool.

12) Logo, kirja autorit identifitseeriv visuaalne kujund.

Elemendi kasutamine on soovituslik, õigusaktides sätestatud juhtudel kohustuslik.

Logo asemel kasutatakse vapi kujutist, kui nii on sätestatud õigusaktis. Vapi kujutise kasutamisel lähtutakse õigusaktidega määratud korrast. Logo asukoht on üldjuhul kirjapeaväljal.

13) Pealkiri, kirja sisule antud nimetus.

Pealkirja vormistamine on kohustuslik.

Pealkiri vormistatakse enne teksti esisuurtähega nimetavas või seestütlevas käändes. Pealkiri peab võimalikult lühidalt avama dokumendi sisu ja koostamise eesmärgi, vajaduse korral võib lisada eristava tunnuse (nt perioodiliselt saadetav kiri).

Kirja pealkirjaks võib olla ka dokumendiliigi nimetus, mille võib märkida läbivate suurtähtedega.

14) Seosviit, sissetulnud kirja kuupäev ja viit.

Seosviit märgitakse vastuskirjade puhul, see võimaldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja.

Seosviit koosneb sissetulnud kirja kuupäevast ja viidast (kui see on märgitud). Elemendi ette märgitakse sõna “Teie”, kuupäev ja viit eraldatakse selgitava sõnalühendiga “nr”.

15) Tekst, kirja põhisisu.

Tekst on kirja kohustuslik element.

Tekst vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet pealkirjast allpool järjestuses pöördumine, sisu, lõputervitus. Taandrida ei kasutata. Teksti lõikude vahele jäetakse tühi rida.

Tekstide vormistamisel kasutatakse üldjuhul kindla šriftiga kirja, selle suurust ja reavahet.  Erinevad tekstilõigud eraldatakse ühekordse reavahega. Oluline on kokku leppida, kuidas luua dokumente, et tagada organisatsiooni dokumentidel ühtne “käekiri”.

Levinud on teksti esitamine kolme loogilise elemendina:

• sissejuhatus – kus esitatakse kirja koostamise põhjus, eesmärk, varasemad suulised kokkulepped

• probleemi esitus – tuuakse faktid, kaalutlused, põhjendused

• lõppkokkuvõte – tehakse järeldused, esitatakse palve, taotlus või ettepanek probleemi lahendamiseks.

Vastuskirja koostamisel tuleb

• viidata saadud algatuskirja kuupäevale ja viitele

• küsimustele vastata nende esitamise järjekorras

• vastuskirja alustada taotlemise refereerimisega nii, nagu sellest aru saadi, kui algatuskirja on võimalik mitmeti mõista

• eitavat vastust motiveerida.

Et ei tekiks täiendavat kirjavahetust, peab äraütlemine olema viisakas ja lõplik.

16) Viit, kirjale või asjale registreerimisel antud tähistus osutab kirja kohale dokumendisüsteemis.

Viit märgitakse vajaduse korral, registreeritavatel kirjadel on see kohustuslik.

Viit koosneb kirjale registreerimisel antud järjekorranumbrist, üldjuhul on sellele lisatud sarja (liigitamise käigus omistatud tähis) ja/või muu tunnus.

Kirja puhul asub viit viidaväljal, e-kirja puhul tekstiväljal.

17) Viisa, ametikiri viseeritakse, kui nii on ette nähtud asjaajamiskorras.

Viisa on spetsialisti omakäeline loetav allkiri koos kuupäevaga. Kui spetsialistil on dokumendi teksti kohta eriarvamus, lisab ta allkirjale märke “vt eriarvamus”.

Eriarvamus tuleb vormistada eraldi lehel (A4), näidates:

• millega viseerija pole nõus

• miks pole nõus

• konkreetne ettepanek muudatuste kohta.

Eriarvamus lisatakse dokumendi projektile ja see säilitatakse koos dokumendiga.

Viisa kirjutatakse (käsitsi) paberkandjal kirja ärakirja viimasele lehele. Koostaja viseerib lehe alumises vasakpoolses osas, spetsialist-kooskõlastaja viseerib all paremal.

13) Pitser (pitsati jäljend)

Pitsat on juriidilise isiku dokumendi autentsuse tõestamise vahend. Pitsat on kohustuslik, kui selle kasutamine on sätestatud õigusaktides.

Pitser on pitsati jäljend dokumendil. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti.

Vältida tuleb musta värvi pitserit.

Tempel on vahend korduva iseloomuga teabe kandmiseks dokumendile (näiteks saabumismärke tempel).

Ametikirja loomise protseduur

Spetsialist loob ametikirja projekti.

Koostaja viseerib ametikirja projekti ja esitab arvamuse saamiseks asjaomastele spetsialistidele (vahetule ülemusele, teistele spetsialistidele, juristile jne), kui asjaajamiskorras on viseerimine ette nähtud.

Juht allkirjastab paberkandjal oleva dokumendi kahes eksemplaris (originaal + ärakiri).

Assistent/koostaja registreerib dokumendi dokumendiregistris.

Spetsialist (kirja koostaja, assistent) paigutab/salvestab lahendatud kirjad dokumentide loetelus ettenähtud sarja toimikusse.

Dokumendi vormistamise näidised ja nõuetest lähemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatus“.

Autor: Lemmi Kann, Tiiu-Reet Kõrven, Janne Kerdo