Asjaajamiskord: mis ja kuidas?

Asjaajamiskord sätestab toimingud dokumentidega ettevõttes lähtuvalt:

1) kehtivatest õigusaktidest (asjaajamiskorra ühtsed alused, arhiivieeskiri, standardid)

2) ettevõtte vajadustest.

Eesmärk on dokumentide haldamine ettevõtte kogu elukäigu jooksul, et tagada organisatsiooni töö efektiivsus. Dokumendid peavad olema kasutatavad ja nende omadused (autentsus, usaldatavus, terviklikkus ja kasutatavus) peavad säilima kogu elukäigu jooksul.

Dokumendi elukäik on toimingud dokumendiga alates dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist - kas siis hävitamiseni või arhiiviasutusse andmiseni.

Dokumendi elukäik koosneb kolmest etapist:
1. aktiivne etapp
2. väheaktiivne etapp
3. passiivne etapp

Kui kõik juhtimisaparaadi töötajad teavad oma ülesandeid ja täidavad neid korrektselt dokumendi elukäigu igal etapil, tagatakse ka ettevõtte ühtne dokumendi- ja arhiivihaldus.

Asjaajamiskorras tuleb ühtsetel alustel kajastada:

* üldalused
* dokumentide loomine
* dokumendiringlus ja registreerimine
* dokumentide menetlemine
* dokumentide säilitamine
* asjaajamise üleandmine

Asjaajamiskorras tuleb kirjeldada kõiki toiminguid nii, et selguks struktuuriüksuste ja töötajate ülesanded, õigused ja kohustused. Asjaajamiskord kehtestatakse käskkirjaga ja seda tuleb muuta, kui muutub õiguskeskkond või muutuvad ettevõtte tegevused dokumentide haldamisel.

Otstarbekas oleks, et asjaajamiskorra ülevaatamist teeks selle eest vastutav töötaja kord aastas (seire ja audit). Asjaajamiskorra muutmine ja uue korra kehtestamine võiks võimaluse korral toimuda alates uuest asjaajamisperioodist.

Asjaajamiskorra koostamise protseduur

1. Koostaja tutvub asjaajamise korraldust reglementeerivate riiklike normdokumentidega.

2. Koostaja analüüsib oma ettevõtte asjaajamiskorraldust ja selgitab välja probleemsed valdkonnad.

3. Koostaja tutvustab juhtkonnale analüüsi tulemusi ja oma nägemust vajalikest muudatustest. Peab nõu allüksuste juhtidega, juhtkonnaga, arhiivitöötajaga, IT-spetsialistiga dokumendihalduse ümberkorralduse küsimustes.

4. Koostaja esitab asjaajamiskorra eelnõu kooskõlastamiseks allüksuste juhtidele.

5. Organisatsiooni juht kehtestab asjaajamiskorra õigusaktiga.

6. Koostaja tutvustab asjaajamiskorda töötajatele.

7. Koostaja kontrollib asjaajamiskorrast kinnipidamist.
Asjaajamiskorda kinnitavas õigusaktis antakse talle vastav kohustus ja õigus.

Tööprotsesside kirjeldused

Asjaajamiskorrale on otstarbekas lisada sagedamini korduvate funktsioonide protsessikirjeldusi ehk töövoogude kirjeldusi. Protsessikirjeldusi võib õigusaktiga kehtestada ka iseseisvate dokumentidena. Protsessikirjeldus näitab, kes mida ja millises järjekorras peab dokumendi loomisel tegema.

Asjaajamiskorrast põhjalikumalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatus“.

Osale arutelus

  • Lemmi Kann, Janne Kerdo

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Kopra talu – peopaik Mulgimaa ürgses looduses

Turismistaluna hakkas Kopra talu tegutsema 2000. aasta sügisel. Praeguseks on sellest kujunenud populaarne seminaride, konverentside, suvepäevade ja peoürituste pidamise paik. Kopra talu asub Viljandist 22 kilomeetri kaugusel Tuhalaane külas ning on ümbritsetud ürgmetsadest, soodest ja järvedest.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine