Asjaajamiskord: mis ja kuidas?

Asjaajamiskord sätestab toimingud dokumentidega ettevõttes lähtuvalt:

1) kehtivatest õigusaktidest (asjaajamiskorra ühtsed alused, arhiivieeskiri, standardid)

2) ettevõtte vajadustest.

Eesmärk on dokumentide haldamine ettevõtte kogu elukäigu jooksul, et tagada organisatsiooni töö efektiivsus. Dokumendid peavad olema kasutatavad ja nende omadused (autentsus, usaldatavus, terviklikkus ja kasutatavus) peavad säilima kogu elukäigu jooksul.

Dokumendi elukäik on toimingud dokumendiga alates dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist - kas siis hävitamiseni või arhiiviasutusse andmiseni.

Dokumendi elukäik koosneb kolmest etapist:
1. aktiivne etapp
2. väheaktiivne etapp
3. passiivne etapp

Kui kõik juhtimisaparaadi töötajad teavad oma ülesandeid ja täidavad neid korrektselt dokumendi elukäigu igal etapil, tagatakse ka ettevõtte ühtne dokumendi- ja arhiivihaldus.

Asjaajamiskorras tuleb ühtsetel alustel kajastada:

* üldalused
* dokumentide loomine
* dokumendiringlus ja registreerimine
* dokumentide menetlemine
* dokumentide säilitamine
* asjaajamise üleandmine

Asjaajamiskorras tuleb kirjeldada kõiki toiminguid nii, et selguks struktuuriüksuste ja töötajate ülesanded, õigused ja kohustused. Asjaajamiskord kehtestatakse käskkirjaga ja seda tuleb muuta, kui muutub õiguskeskkond või muutuvad ettevõtte tegevused dokumentide haldamisel.

Otstarbekas oleks, et asjaajamiskorra ülevaatamist teeks selle eest vastutav töötaja kord aastas (seire ja audit). Asjaajamiskorra muutmine ja uue korra kehtestamine võiks võimaluse korral toimuda alates uuest asjaajamisperioodist.

Asjaajamiskorra koostamise protseduur

1. Koostaja tutvub asjaajamise korraldust reglementeerivate riiklike normdokumentidega.

2. Koostaja analüüsib oma ettevõtte asjaajamiskorraldust ja selgitab välja probleemsed valdkonnad.

3. Koostaja tutvustab juhtkonnale analüüsi tulemusi ja oma nägemust vajalikest muudatustest. Peab nõu allüksuste juhtidega, juhtkonnaga, arhiivitöötajaga, IT-spetsialistiga dokumendihalduse ümberkorralduse küsimustes.

4. Koostaja esitab asjaajamiskorra eelnõu kooskõlastamiseks allüksuste juhtidele.

5. Organisatsiooni juht kehtestab asjaajamiskorra õigusaktiga.

6. Koostaja tutvustab asjaajamiskorda töötajatele.

7. Koostaja kontrollib asjaajamiskorrast kinnipidamist.
Asjaajamiskorda kinnitavas õigusaktis antakse talle vastav kohustus ja õigus.

Tööprotsesside kirjeldused

Asjaajamiskorrale on otstarbekas lisada sagedamini korduvate funktsioonide protsessikirjeldusi ehk töövoogude kirjeldusi. Protsessikirjeldusi võib õigusaktiga kehtestada ka iseseisvate dokumentidena. Protsessikirjeldus näitab, kes mida ja millises järjekorras peab dokumendi loomisel tegema.

Asjaajamiskorrast põhjalikumalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatus“.

Osale arutelus

  • Lemmi Kann, Janne Kerdo

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Viljandi Pärimusmuusika Ait

Viljandi Pärimusmuusika Ait on mõnus koht, kuhu tulla kontserdile, loengusse, seminarile, konverentsile, tähtpäevi pidama ning vaadet ja õhkkonda nautima. Asume Viljandi südames, Viljandi Lossimägedes ja 360-kraadine postkaardivaade on hinna sees.

Aasta suurejooneliseim sündmus Radisson Blu Sky Hotelis!

Jõulupidu, kui üks ettevõtte olulisemaid sündmusi, on oodatud nii töötajate kui ka koostööpartnerite poolt. Radisson Blu Sky Hotel pakub peohõngulist atmosfääri ning erakordset elamust, mida elevusega oodatakse ja soojusega meenutatakse. Meie eesmärgiks on täita teie soovid ja ergutada maitsemeeli hõrgutistega, milles traditsioonid kohtuvad mitmekesise tänapäevaga.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Teabevara