Autor: Lemmi Kann • 5. aprill 2010

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

1. Korralda koosolekuid ainult vastava vajaduse korral ja olukordades, kus kommunikatsioon distantsilt pole otstarbekas.

2. Kaasa võimalikult vähe inimesi ehk teisisõnu ainult need, kelle kohalolu on mingi otsuse tegemiseks või protsessi juhtimiseks hädavajalik. Ehk tõstab mõni selle peale hädakisa või lausa solvub, aga küll muutub ajapikku leplikuks.

3. Planeeri koosolekuks maksimaalselt üks tund. Tõsi, koosoleku pikkus ei ole iseenesest kvalitatiivne näitaja, kuid üldjuhtudel on koosoleku pikkus pöördvõrdelises seoses koosoleku sisukusega.

4. Vähenda regulaarseid koosolekuid ning keskendu ad-hoc tüüpi koosolekute juurutamisele. Sellele ollakse alguses kindlasti vastu, kuna regulaarsed koosolekud tugevdavat meeskonnavaimu ja olevat möödapääsmatud teiste osakondade tööst ülevaate saamiseks.

5. Saada enne kohtumist laiali päevakord ja veendu, et inimesed on koosolekuks valmistunud ja võimelised reaalset sisendit andma. Päevakorraks võiks maksimaalselt olla 5-6 teemat, igale teemale peab olema määratud vastutaja ja kindel ajavahemik, sest ajalise piirangu puudumisel kisub kogu värk rappa.

6. Koosoleku korraldajana pead tagama koosoleku protokollimise, mis saadetaks pärast koosoleku lõppu osalejatele laiali follow-up tegevusteks.

7. Koosolekul ei tohi käsitleda mitte ühtegi teemat, mis ei puuduta kõiki kohalviibijaid. See on üks suurimaid möödalaskmisi, mida enamikes ettevõtetes kahjuks tehakse. Sestap veelkord - iga käsitletav teema peab endasse kaasama kõik osalejad.

8. Koosolekut tuleb juhtida, mitte lasta sellel voolata omasoodu. Osalejad peavad olema aktiivsed ja laskma oma mõtetel kõlada, kuid ühe inimese sõnavõtt ei tohiks olla korraga pikem kui paar minutit - tegemist on siiski koosoleku, mitte loenguga.

9. Kui vähegi võimalik, siis koosolekuid ei tohiks planeerida esmaspäeva ennelõunatele ja reede pärastlõunatele. Esimesel juhul pole inimesed jõudnud töönädalasse veel korralikult sisse elada ja teisel juhul ollakse mõtetega juba nädalavahetuses.

10. Koosolekud kulgegu positiivses noodis. Isikukohane kriitika jäägu nelja silma vestluse raamidesse.