Arhivaalide korrastamine ja kirjeldamine

Loe, kuidas seada sisse ja korrastada arhiivi! Äripäeva "Juhiabi käsiraamatus" jagab selleks õpetussõnu Tiiu-Reet Kõrven.

Arhiivipidamisel on kaks peamist eesmärki:

* tagada dokumentide säilivus ettenähtud tähtaja jooksul
* võimaldada dokumentidele juurdepääs

Arhiivi korraldamise põhitegevused on:

 * arhivaalide korrastamine
 * arhivaalide kirjeldamine

Arhiivi sisseseadmisel ja korraldamisel lähtutakse kahest põhimõttest:

 * provenientsi- e päritolupõhimõte
 * registratuuripõhimõte

Mõlemad põhimõtted seovad asutuse arhiivitöö ja dokumendihalduse korralduse. Dokumendihalduse rakendamise ajal määratakse, mitu arhiivi või allarhiivi tekib. Arhiivi tekkimise alus on isiku füüsiline või juriidiline iseseisvus.

NB! Ühe isiku kohta saab olla vaid üks arhiiv

Allarhiivi võib luua, kui juriidilise isiku koosseisus on selgelt eristatavad ja eraldi määratud allasutused ja/või sarnaste ülesannetega regionaalsed allüksused. Dokumentide jaotamisel arhiivimoodustajate vahel dokumentide menetlemise käigus määratakse nende hilisem kuuluvus arhiivis ehk provenients.

Registratuuripõhimõtte järgimine tähendab, et dokumendid on registris samas järjekorras, milles nad arhiivi paigutati. Dokumentide ümberjärjestamine arhiivi korrastamise käigus ei ole tavaliselt lubatud.

Arhiivi korrastamisega tagatakse:

• arhivaalide nõuetekohane säilimine
• juurdepääs arhivaalidele

Asutuse arhiiv korrastatakse järgmisteks üksusteks:

    * arhiiv
    * sari
    * säilik.

Arhiivi korrastamiseks vaadatakse läbi kogu arhiiviaines, st kõik asjaajamise käigus loodud ja saadud dokumendid.

Läbivaatamise käigus:
• tutvutakse arhivaalide seisukorra ja sisuga

• tehakse kindlaks, kas arhiiv sisaldab ka teiste arhiivimoodustajate dokumente

• eraldatakse arhiivist sinna mittekuuluv aines (mitme¬sugused pisiesemed, üleliigsed koopiad, trükised, mida pole koostanud arhiivimoodustaja, kilekaaned, kleeplindid, kirjaklambrid, kummi¬paelad jne)

• arhivaalid puhastatakse tolmust ja mustusest, kasutades kuivi lappe, pehmeid pintsleid, kustutus¬kumme; puhastusaineid ja niisket lappi kasutada ei või

• väiksemaid rebendeid võib tekstivabadelt väljadelt parandada firma Tesa Dokument-Film’i parandusteibiga. Liimi ja teist tüüpi parandusteipide kasutamine ei ole lubatud

• kokkumurtud dokumendid volditakse lahti.

Arhiiviskeemi koostamine
Asutuse arhiivi korrastamisel lähtutakse asutuse dokumentide loetelust. Selle järgi koostatakse arhiivi¬skeem, mis määrab kindlaks arhivaalide

• liigitamise korrastusüksusteks (tavaliselt dokumentide loetelu sarjade liigituse kohaselt). Liigitus peab olema ammendav ja üksteist välistav.

• korrastusüksuste nimetused ja järjestuse. Järjestus peab olema loogiline.

• korrastusüksuste tähistamise. Tähistus peab olema järjekindel ja arusaadav (vastab dokumentide loet¬elus kasutatavale tähistussüsteemile).
Vajaduse korral lisatakse alltasandeid ja täpsustatakse pealkirju.

Arhivaalide korrastamisest ja kirjeldamisest pikemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatus “.

Osale arutelus

  • Lemmi Kann, Tiiu-Reet Kõrven

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Kopra talu – peopaik Mulgimaa ürgses looduses

Turismistaluna hakkas Kopra talu tegutsema 2000. aasta sügisel. Praeguseks on sellest kujunenud populaarne seminaride, konverentside, suvepäevade ja peoürituste pidamise paik. Kopra talu asub Viljandist 22 kilomeetri kaugusel Tuhalaane külas ning on ümbritsetud ürgmetsadest, soodest ja järvedest.

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine