26. aprill 2010

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Dokumendihalduse valdkond on reguleeritud õigusaktidega (digitaalallkirja seadus, valitsuse määrus „Asjaajamiskorra ühtsed alused” ja „Arhiivieeskiri”), mis sätestavad reeglid ja põhimõtted.

 Avalikus sektoris on dokumendihaldus ja -registri pidamine kohustuslik, erasektoris on nõuded üksikutele dokumendiliikidele – näiteks personali- ja raamatupidamisdokumendid.

Dokumendihaldussüsteemidele esitatakse järgmised nõuded (AÜA § 6 lg 1):

(1) asutustevahelised või asutuse elektroonilised dokumentide loomise, haldamise ja menetlemise infosüsteemid (edaspidi dokumendihaldussüsteem) peavad tagama nõuetekohase asjaajamise, sh võimaldama:

1) dokumendi registreerimise, sõltumata dokumendi kandjast

2) dokumendi vormistamise kehtestatud vorminõuete järgi ja kõigi vormielementide muutumatuna säilimise kogu asjaomasele dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaja jooksul

3) kehtestatud juurdepääsuõiguste kasutamise

4) lihtsa ja kiire juurdepääsu dokumentidele

5) asjaajamis- ja arhiveerimistoimingud nii üksikdokumendi kui ka dokumentide kogumitega

6) dokumentide säilimise selliselt, et oleks tagatud autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks

7) igal ajal teha kindlaks dokumendiga süsteemis tehtud toimingud, toimingute tegemise aja ja teostanud isikud.

Dokumendihaldustarkvara on mõeldud dokumentide organiseeritud kasutamiseks ning nende otsimise, edastamise ning kättesaadavaks muutmise toetamiseks. EDHS-i kasutaja on töötaja, kes on kaasatud dokumentide töötlemise etappidesse. EDHS ei ole ainult saabuvate ja väljuvate dokumentide register, vaid võimaldab salvestada ja teha kättesaadavaks dokumentide sisu elektroonsel kujul.

 Dokumendihaldussüsteemi funktsionaalsusnõuded aitavad hankida, korraldada ja tagada digitaalsete dokumentide haldamist asutustes. Nõuded on korraldatud õigusaktide, juhiste ja standarditega (nt EVS-ISO 15489-2:2004 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised”, EVS-ISO 15836:2004 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core’i metaandmeelemendid”, “Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele” 2002 jt).

Paraku need funktsionaalsusnõuded ei kata veel piisavalt digitaalseks arhiveerimiseks ja säilitamiseks vajalikke tegevusi asutuses, kuid tagavad igapäevase asjaajamise korraldamise. Juhiste koostamisel on lähtutud rahvusvahelistest standarditest, võrreldavaks tulemuseks oli rahvusvaheliste standardite ülevõtmine, millest olulisim oli EVS-ISO 15489 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus”.

Dokumendisüsteemi osad:

• organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid

• dokumendihalduse toimingud (esitatud nõuded sätestatud alusdokumentides)

• dokumendihaldussüsteem, mis võimaldab dokumentide (digitaalsete) sisu ja versioonide haldamist ehk dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia

• süsteemi kasutajad, dokumentide haldamisega seotud inimesed.

EDHS-ile esitatud elementaarsed ja enim kasutatavad funktsionaalsusnõuded:

• ligipääsuõigused

• otsinguvõimalused

• dokumendi ajalugu ja versioonihaldus

• dokumendi lukustamine

• dokumentidevahelised seosed

• töövoogude toetus

• internetipõhisus

Loe elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist pikemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatust“, mida saab tellida SIIN.

Autor: Urve Vilk, Ingmar Pappel