12. mai 2010

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Osad algajad ajajuhtijad on kurtnud, et nende boss sajab tihtipeale sisse ootamatute ülesannetega ja nõuab kohest tegutsemist. Ta nagu eeldab, et mul on iga päev kaks tundi planeeritud just selleks, et äkki ta täna hüppab sisse ja nõuab mingit kiiret tööd. Justkui mul muud teha polekski!

Mõtleme korra…

Selleks, et ülemuse kiirülesandega koheselt tegeleda, peaksin ma iga päev enamuse ajast logelema. Midagi olulist ei saa ju ette võtta, tunned ennast nagu telefoni ooteliinil. Kas tuleb tuttav ette?

Lahendusi on kaks.

Esimene lahendus oleks oma bossiga rahulikult vestelda. Räägi talle oma päevakavast ja ka oma päeva planeerimise moodusest. Väga tihti on probleem selles, et inimesed ei näe oma ninast kaugemale. Kui ülemusele tundub, et nüüd ja kohe on midagi vaja ära teha, siis tema jaoks ei eksisteeri sinu teisi tööülesandeid. Mõistlik on talle sellest teada anda. Hea on muuhulgas küsida, et "Mul on hetkel vaja see aruanne ära lõpetada. Ma saan sinu ülesandega tegeleda 4 tunni pärast. Või kui sinu asi ei kannata oodata, siis ma lükkan aruande edasi." Selline vastus on hea, sest see:

   1. Annab mõista, et teed oma tööd.

   2. Annab mõista, et sa oled valmis bossi tööd prioriteedina võtma.

   3. Annab bossile võimaluse prioriteete hinnata ja öeldagi, et tema ülesandega pole nii kiire.

Muide – see, kui sul on bossi ülesande jaoks iga kord aega, võiks tekitada kahtluse, et kas sa muidu üldse tööd teed?!

Anna mõista, et oled hõivatud, aga vajadusel valmis reageerima.

Teine lahendus toimib "küürakat parandab ainult haud" olukorras – ehk kui ülemus kohe kuidagi ei saa aru, et teised samuti tööd võivad teha. Siis pead oma päeva planeerimisel arvestama lihtsalt varuga. Nagu sa jätsid kaks tundi päevas ootamatutele asjadele, tuleb ka ülemusele lisaaeg sisse planeerida. Mitte, et sa sel ajal tööd ei teeks, aga tegeled planeerimistegevustega. Need on tegevused, mis on olulised, aga mida võib vajadusel päeva-kaks vabalt edasi lükata, mis ei ole ajakriitilised.

Autor: Urve Vilk, Ardo Reinsalu