Digitaaldokumentide haldamine ja korraldamine

Digitaaldokumente on kõige parem hallata elektroonilises dokumendihaldussüsteemis (EDHS), kui see puuudub, tuleb dokumentide kataloogipuu luua ettevõtte kohtvõrgu kettal.

EDHS-i seadistamisel pannakse paika dokumendisarjad, kuhu dokumente registreeritakse, registreerimiseks vajalikud metaandmeväljad, dokumentide juurdepääsupiirangud ja kasutusõigused ning jälgitakse dokumentide säilitustähtaegu. EDHS-ides on võimalik teostada asjaajamistegevusi, korraldada digitaaldokumentide ringlust, kooskõlastamist ja allkirjastamist. Nõuded on loetletud juhendmaterjalis “Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele” .

 Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi puudumisel tuleb digitaaldokumentide süstematiseerimine, registreerimine ja hoid korraldada teisi infotehnoloogilisi vahendeid kasutades. Tähtsamad võtted:

    * dokumentide rühmitamine dokumentide loetelule vastavas kataloogipuus

    * elektroonilise dokumendiregistri pidamine

    * failide nimetamise reeglite kehtestamine ja järgmine.

Kui ettevõttes puudub dokumentide loetelus ära toodud sarju sisaldav EDHS, või kui see ei võimalda registrikande juurde digitaaldokumente lisada, tuleks dokumentide loetelu struktuurile vastav kataloogipuu luua ettevõtte kohtvõrgu kettal. Hierarhilise kataloogipuu kataloogid saaksid funktsiooni, sarja, all-sarja ja toimiku nimetused (vajadusel ka numbri). Kataloogid täidavad sama rolli mis toimikud või registraatorid paberdokumentide jaoks. Töötajad, kelle ülesanne on dokumente registreerida, saavad kataloogipuud kasutada digitaaldokumentide salvestamiseks. Katalooge on võimalik kaitsta kirjutuskaitsega, nii et sinna salvestatud dokumentide muutmine ja kustutamine on lubatud üksnes spetsiaalseid õigusi omaval süsteemi kasutajal (nt juhiabi).

Kataloogipuusse salvestatud dokumendid tuleks registreerida ettevõtte ühtses dokumendiregistris, mida on võimalik pidada ka MS Exceli või MS Wordi tabelina. Otstarbekas on salvestatud failide asukoht linkida otse registrisse (nt kasutades võimalust Create shortcut), et registris otsingut teostades oleks võimalik fail õigest kataloogist kohe otse avada.

Sarnaselt kataloogide nimedega tuleb kontrollida ka failidele antavaid nimesid. Faili pealkiri peab aitama tuvastada failis sisalduvat dokumenti. Kui teie kataloogis nimega “Kirjad ministeeriumile.Välja.2007” on dokumendid kiri1.doc, kiri_teisipäev.pdf ja kiri2.rtf, siis on seda kataloogi keeruline hallata ja vajaliku info leidmine sellest võtab kaua aega. Isegi kui dokumendi autor suudab lühema aja tagant veel meenutada, mis nime all ta dokumendi võis salvestada, siis teised töötajad, kellel sama dokumenti vaja on, või näiteks töötaja puhkuse ajal tema asendaja, ei tea vajalikku dokumenti kuidagi otsida. Lisaks dokumendi sisule viitavale pealkirjale võiks faili nimi sisaldada dokumendi versiooni numbrit ja kuupäeva.

Failide nimetamiseks tuleks kehtestada ühtsed reeglid, vajaduse korral nõuda failide ümbernimetamist ja regulaarselt kontrollida, et nii EDHS-is kui ka kataloogipuus sisalduvad failid on korrektsete nimetustega. Nimi ei asenda dokumendi metaandmeid, kuid on üks oluline osa neist ja dokumendi kirjeldusest laiemalt.

Kui esmane vajadus digitaaldokumentide kasutamise järele on möödas, kuid neid ei tohi veel hävitada, sest dokumentide säilitustähtaeg pole möödas, tuleb tegeleda nende korraldamisega. Kuna Eestis ei ole nõuetekohased digitaalarhiivihalduse vahendid veel kättesaadavad, hoiab enamik asutusi ja ettevõtteid oma digitaaldokumente EDHS-is, kus need loodi ja/või kus need on registreeritud. Üksikud meil kasutatavad EDHS-id võimaldavad primitiivset sarjade ja toimikute “arhiveerimist”, mille käigus tõstetakse varasemate aastate dokumendid teise EDHS-i baasi. Säärase “arhiivibaasi” kasutamine on korraldatud samade reeglite alusel nagu aktiivsete dokumentide kasutamine EDHS-is.

Loe digitaaldokumentidest pikemalt  Äripäeva „Juhiabi käsiraamatust“, mida saab tellida SIIN.

Osale arutelus

  • Urve Vilk, Raivo Ruusalepp

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Pidupäev Kuulsaalis

Pane pidu veerema Kuulsaalis! Lõbus ajaveetmine ja mõnusad söögid-joogid muudavad Sinu pidupäeva kõigile meeldejäävaks!

Pidupäev Hestia Hotel Laulasmaa Spa's

Laulasmaa loodus on maagiline. Just siit on ammutanud inspiratsiooni maailma enim mängitud kaasaegne helilooja Arvo Pärt ja just siin on seetõttu 2018. aasta sügisel avanemas muusikasõprade meka – Arvo Pärdi Keskus. Kust siis veel ammutada häid mõtteid, kui mitte Laulasmaalt?

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

ÄRIPÄEV AS otsib ASSISTENTI

Äripäev AS

28. september 2018

Teabevara