Autorid: Urve Vilk, Urve Vilk, Ehitusuudiste kuukirja toimetaja • 1. juuni 2010

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Eesti Arhivaar OÜ avas selle aasta kevadel digitaalse arhiveerimissüsteemi Arhivaar PRO. Süsteem on mõeldud neile, kelle jaoks on oluline informatsiooni ühtne ja turvaline säilitamine, operatiivne juurdepääs teabele ning lihtne ja kiire otsingusüsteem.

Digitaalne arhiveerimissüsteem Arhivaar PRO on üles ehitatud iseseisvaks kasutamiseks online-keskkonnas 24/7 ning sinna on võimalik arhiveerida nii digitaalseid kui ka paberkandjal olevaid dokumente.

Süsteem aitab koondada kogu organisatsiooni dokumentatsiooni, mis on seni olnud mitme inimese valduses, erinevas asukohas, infokandjal ning formaadis.

Digitaalsest arhiivist dokumendi otsimine on mõne arvutihiire kliki kaugusel. Puudub vajadus otsida erinevatelt infokandjatelt, minna arhiiviruumi, helistada kolleegidele või sõita arhiveerimisteenust pakkuvasse asutusse.

Arhivaar PRO süsteemis dokumentide hoidmine on turvaline ning süsteemi sisselogimisel tuvastatakse klient ID-kaardi või Mobiil-ID abil.

Kliendiküsitlused on näidanud, et keskmise suurusega organisatsioonis võtab vanema dokumendi leidmine aega ligikaudu 2 tundi. Mahukama akti puhul lisandub sellele veel konkreetse lõigu või fraasi leidmiseks kuluv aeg.

Digitaalses arhiveerimissüsteemis oleva otsingu kaudu kulub soovitud dokumendi või fraasi leidmiseks vaid mõni sekund. Ajavõit  võib olla aga oluliseks konkurentsieeliseks teiste ees.

Dokumentide digiarhiivis hoidmine võimaldab kokku hoida ka raha, mis kulub tööjõule, ruumi rentimisele ja keerukate dokumendi- või arhiveerimissüsteemide loomisele.

Eraisikute puhul on digiarhiivi mõttekas talletada näiteks notariaalsed või garantiiga seotud dokumendid, mille vajamisel tekib leidmisega tihti probleeme.