Kuidas luua suhtevõrgustikke ja suhelda külalistega

Juht võib osa suhtlemist nõudvaid ülesandeid suunata sekretärile. Juht loodab, et tema abi oskab firma külalisega, kelle jaoks tal endal parajasti aega pole, taktitundeliselt käituda: kuulab ära, mis külalisel on öelda, arendab seltskondlikku vestlust, annab organisatsiooni tutvustavat infot ja jagab teabematerjale.

Edukas suhtleja kasutab oma teadmisi ja intuitsiooni erinevate kogemuste ja kultuuritaustaga äripartnerite suhtlemisstiili ning seltskondlike rituaalidega seotud ootuste aimamiseks ning asjakohase suhtlemistaktika valikuks. Viisakust peaks täiendama rahulik enesekindlus. Uude keskkonda sattunud külaline tunneb ennast hästi, kui tema vastuvõtja teab, mis, millal ja kuidas toimub.

Kui juht keskendub näiteks läbirääkimiste sisule, siis saab hea sekretär hoolitseda selle eest, et keskkond oleks võimalikult mugav – märkmepaberist sobiva valgustuseni. Ta püüab juhiga sobival hetkel luua silmsidet, et täiendavat infot hankida või ruumis midagi vajalikku korraldada.

Juhtimist saab defineerida kui oskust ja tahet mõjutada teisi inimesi, rühmi ja kogu ettevõtet tööalaste sihtide saavutamisel. Juhiabi ülesanne on juhti selles tegevuses toetada – üht sõnumit või teadet mahendada, teist teravdada, hoides ühtlasi juhi suhtevõrgustikku töökorras. Kuidas seda teha?

Me edastame ja võtame üksteiselt vastu signaale, mis peegeldavad hingeseisundit. Need signaalid mõjutavad neid, kellega kohtume. Suhtlemispädevuse sisu on oskus häälestada end teise inimese tujudele ning seejärel juhtida suhtlemise emotsionaalset tooni. Inimesed, kes häälestuvad teiste reageeringutele ja oskavad oma suhtlemisviisi vastavalt neile reguleerida, võivad mõjuda teistele just nii, nagu nad tahavad. Nad suudavad kontrollida oma emotsioone ning oskavad neid kasutada kooskõlas oma tunnetega.

Teadmised ja oskused heade koostöösuhete loomiseks

Sotsiaalne intelligentsus

Sotsiaalselt intelligentsed inimesed suudavad ladusalt suhelda ja nende seltskonnas on hea olla, sest nad:

    * panevad tähele teiste reaktsioone ja tundeid

    * mõjuvad emotsionaalselt turgutavalt ja toetavalt

    * suudavad välja kannatada teiste negatiivsed tunded ning jääda seejuures rahulikuks ja toetavaks; toimivad omalaadse suhtekonteinerina, mis neelab teiste paha tuju ja suunab selle toimekuseks

    * suudavad lahendada ja juhtida tülisid, mis on koostegutsemise paratamatu koostisosa

    * suhtlevad avatult, neil on asjade kohta oma sõltumatu arvamus ning nad ütlevad selle välja, ootamata teiste heakskiitu või kartmata halvakspanu

    * kuulavad teisi ning otsivad koos lahendusi.

Sotsiaalne pädevus

Sotsiaalne pädevus on teisisõnu teadmised selle kohta, millised tunnete väljendamise reeglid kehtivad ettevõttes ja selle esindamisel. Reeglid omandatakse ja neid järgitakse vaikimisi, aga on ka ettevõtteid, kus kõnealused reeglid on sõnastatud ja kirja pandud.

Ametisuhtlemises edastatavad signaalid peaksid olema selged ja ühesed ning kooskõlas edastatava teate sisu ja meeleoluga. Need signaalid peaksid toimima nii, et jääks hea enesetunne nii sõnumi edastajale, tema suhtluspartnerile kui ka teistele asjaga seotud inimestele. Näiteks sobib lepingu teksti edastamiseks pigem formaalne ja lakooniline, väljasõidust teavitamiseks pigem humoorikas ja sõbralik stiil.

Emotsionaalne kapital

    * Austus kolleegi arvamuse vastu ja oskus näha asju teise vaatenurgast isegi siis, kui te temaga nõus pole. Teise inimese arvamuse selle osa kordamine, mis tundub partnerile väärtuslikuna, tekitab usaldust ja annab teada, et olete tema sõnumit kuulnud ja aktsepteerite selle taha peidetud vajadusi isegi siis, kui teie soovid ja vajadused on teistsugused.

    * Oma vigade ja eksimuste rahulik tunnistamine ja vajaduse korral ka vabanduse palumine isegi siis, kui te selleks otsest põhjust ei näe, aitab vältida samade argumentide kordamist ning lisab inimlikkust, mis leevendab suhtlemispingeid.

    * Toetuse pakkumine olukorras, kus kolleeg kipub mõne kurvastava episoodi, probleemi või konflikti mõju võimendama sedavõrd, et kogu tulevane tegevus tundub mõttetu või lootusetuna. Kolleegi ärakuulamine, valusate tunnete väljakannatamine ning võimatuna tundunud olukorrale teise tähenduse leidmine aitab leevendada stressist ja kriisist tingitud töövõime langust.

Suhtevõrgustike loomisest ja külalistega suhtlemisest pikemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatust“, mille saab tellida SIIN.

Osale arutelus

  • Urve Vilk, Taimi Elenurm

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Kopra talu – peopaik Mulgimaa ürgses looduses

Turismistaluna hakkas Kopra talu tegutsema 2000. aasta sügisel. Praeguseks on sellest kujunenud populaarne seminaride, konverentside, suvepäevade ja peoürituste pidamise paik. Kopra talu asub Viljandist 22 kilomeetri kaugusel Tuhalaane külas ning on ümbritsetud ürgmetsadest, soodest ja järvedest.

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine