6. september 2010

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Firmades, organisatsioonides, ametiasutustes liigub kirjavahetust, mida võib liigitada:

1) piiratud tasemega saladuseks

2) konfidentsiaalse tasemega saladuseks

3) salajase tasemega saladuseks

4) täiesti salajase tasemega saladuseks.

Iga organisatsioon kogub partneri(te) kohta infot. Saadud teave avalikustatakse väga kitsale ringile, et mitte kahjustada suhteid olemasolevate või uute partneritega.

Firmas kuuluvad konfidentsiaalse kirjavahetuse hulka:

* tutvustused, ettepanekud ja pakkumised

* järelepärimised

* pretensioonid

* võlanõuded.

Võib tunduda imelik, et tutvustused, ettepanekud ja pakkumised on paigutatud konfidentsiaalse kirjavahetuse sekka. Harilikult peetakse selliseid kirju ettevõtte visiitkaardiks. Soliidset firmat juhib direktoritest, investoritest ja teistest liikmetest koosnev nõukogu, kes on huvitatud firma edukusest, kuid iialgi pole teada, kas järjekordne pakkumine toob soovitud tulemusi.

Niisiis – vähem kära, rohkem villa. Töötajaid on parem teavitada, kui konkreetne tulemus on käes. Eestis on arvukalt näiteid, kui palju aega ja vaeva on nähtud, et organisatsioon, firma või ettevõte hakkaks toimima. Kirjavahetus välisfirmadega nõuab mõnikord mitut aastat, enne kui meid tõsiselt võetakse.

Järelepärimised on kirjad, milles küsitakse konkreetset teavet või nõutakse põhjalikumat selgitust, näiteks palutakse vastust inimese või organisatsiooni tegematajätmiste kohta. Pädeva isiku poole pöördumisel kasutatakse ümbrikul märget ISIKLIK. Euroopa tava kohaselt sellist kirja ei registreerita kui dokumenti. Organisatsioonis aga võib kehtida kord, et kui ümbrikul on märge ISIKLIK, kuid kiri osutub ametikirjaks, registreeritakse see ikkagi dokumendiregistris (ka turvalisuse eesmärgil).

Mis on pretensioon? Ühest küljest väljendab pretensiooni esitaja rahulolematust olukorraga, teiselt poolt soovib ta lahendada tekkinud arusaamatust.

Kirjavahetuses säilitatakse lugupidav ja viisakas toon, püütakse leida põhjusi, miks kokkulepitud tingimusi ei ole täidetud. Vaevalt leidub organisatsiooni, kellel poleks olnud ajutisi makseraskusi, ootamatuid või objektiivseid põhjusi võetud kohustuste täitmisel.

Pretensioonide esitamise kirjavahetus olgu täiesti konfidentsiaalne, sest muidu võib firmat tabada sündroom “rotid põgenevad uppuvalt laevalt”. Mõne aja möödudes selgub, et ettevõte saab uuesti pinna jalge alla, aga kompetentse töötajaskonna taastamine nõuab palju vaeva.

Võlanõuded on loomulikult kirjavahetuse kõige ebameeldivam osa. Esimene kiri peaks mõlemale poolele selgitama olukorda, mõjuma meeldetuletusena võlausaldajale, et näidata: kõigele vaatamata säilitame head suhted.

Kui konfidentsiaalsele kirjale vastust ei järgne või on see ebamäärane, tuleb saata ULTIMAATUM. Ultimaatum sisaldab sisuliselt ähvardusi: katkestatakse suhted, lepingus ettenähtud seadussätted saavad lahenduse kohtus või rakendatakse muid sanktsioone.

Kui aga administratsioon on saanud adekvaatse vastuse ja selle läbi arutanud, järgneb otsustus: teave määratakse asutusesiseseks kasutamiseks.

Asutusesisene elektrooniline post on samuti konfidentsiaalne.

Loe pikemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatust“, mille saab tellida SIIN.

Autor: Urve Vilk, Maaja Kallast