Punktuaalsus elunormiks!

2003. aasta 1. oktoobril kell 12:00 tegid Ecuadori riigi kodanikud midagi ebatavalist – kõik sünkroniseerisid korraga oma kellad. Sellise suurkampaania põhjuseks oli riigis lokkav pidev hilinemine.

Ühe uuringu andmetel läks krooniline hilinemine maksma 2.5 miljardit dollarit aastas, mis oli tervelt 10% riigi SKP-st! Eesti põhjamaine ühiskond on tähtaegadest ja lubadustest kinnipidamisel kahtlemata tublim. Kuid ka meil tuleb ette hilinemist, venitamist ja edasilükkamist, mis mõjub halvasti nii hilinejatele kui ühiskonnale tervikuna.

Hilinemist üldiselt ei sallita. Ühe Ameerikas läbiviidud uuringu hinnangul eelistatakse isegi müra, segadust ja halbu lõhnu hilinevatele inimestele. 54% vastanutest ütlesid, et teiste halvad ajajuhtimisoskused ajavad neid hulluks. Sealjuures isegi kroonilised hilinejad ise vihkasid teisi hilinejaid.

Seega esimene asi oleks soovitada, et hilinemise vältimiseks hakka  varem tegutsema, võta endale ettevalmistamiseks rohkem aega. Kui kipud pidevalt 5 minutit hilinema, ehk tasuks 5 minutit varem alustada? Ehkki see tundub mõistlik soovitus, ei piisa sellest krooniliste hilinejate haldamiseks. Selgub, et mõni võib hakata kodust lahkumisega ka pool tundi varem pihta, aga jääb ikkagi oma tavalised 10 minutit hiljaks. Milles siis probleem?

Meil kõikidel on aja kulu umbkaudseks hindamiseks oma „sisemine kell“. Tuleb välja, et mõnedel käib see täpsemini kui teistel. Üks hea lihtne test oma sisekella testimiseks on järgmine. Vali raamatust 4-5 lehekülge, pane stopper käima ja alusta lugemist. Loe raamatut kellale pilku heitmata 90 sekundit. Kui arvad, et 90 sekundit on möödunud, vaata kella. Nüüd selgub, et inimesed, kes jõuavad kohtumistele pigem õigeaegselt, peatavad lugemise enne 90 sekundi möödumist. Kroonilised hilinejad seevastu peatuvad hiljem.

Mida siis ette võtta?

Eelkõige peaks muutma oma ajaarvestuse täpsust. Näiteks kell 15:00 algavale kohtumisele kavatsetakse minna tavaliselt kella 15:00-ks. Seega toimub planeerimine 5-minutilise täpsusega ja oi kui lihtne on täpselt minnes paar minutit hilineda – kasvõi erinevate kellatäpsuste pärast või keegi ütleb vahepeal tere või mis iganes põhjusel. Soovitus on muuta oma planeerimine täpsemaks – kella kolmesele kohtumisele tuleks minna 14:58-ks! Selline eesmärk tagab sootuks parema täpsusastme, mis aitab alateadlikult oma tegevusi paremini korraldada.

Veel üks hilinemise põhjus on teadmatus oma tegevuse tagajärgedest. On ju lihtsam hilineda põhjustel, et „keegi ei tule nagunii õigeks ajaks“ või „tavaliselt oodatakse mind ära“ või „see on ju ainult 5 minutit“. Hilinemine koosolekule on väga ebaefektiivne. Esiteks paned sa teised õigeaegselt tulnud inimesed olukorda, kus nad peavad niisama passima ja ehk arvavad ka nemad järgmine kord, et on parem pigem hilineda. Teiseks on 8-inimesega koosolekul ühe inimese 5-minutiline hilinemine väärt 5x8=40 minutit tööaega! Mõte kui palju saaks 40 minutiga ära teha või veelgi enam – kõikide nende hilinenud koosolekutega raisatud ajaga?!

Seetõttu aitab hilinemise vastu teadvustamine, et hilinedes kulutad sa teiste inimeste aega, see jätab sinust ebaprofessionaalse mulje ja lihtsalt raiskab raha. Hilinemine ei ole sinu isiklik valik vaid mõjutab teisi.

Veel üks lihtne nipp on ümbritseda ennast ajanäitajatega. Nagu eelnevalt mainitud – hilinemine on sageli seotud meie sisemise kella ebaefektiivsusega. Mida rohkem ümbritsevad meid nähtaval kohal aega meeldetuletavad vahendid, seda lihtsam on ajast kinni pidada. Palju aega läheb näiteks kaduma hommikuti vannitoas, sest seal pole kella. Kui pole kella, siis kaob ajataju. Seda omadust on edukalt kasutanud kasiinod, kes ajataju petmiseks katavad isegi aknad kinni. Ole siis kavalam ja riputa üles kellad nii paljudesse kohtadesse kui vähegi võimalik.

Osadel hilinejatel on kombeks seada oma kell paar minutit varasemaks, et nii kella jälgides olla kohal pisut varem kui vajalik. Ehkki selline taktika mõnel juhul isegi toimida, ei ole see tavaliselt efektiivne. Teadlik kella ettekeeramine annab alateadliku võimaluse ja vabanduse veelgi hilineda. Ja kui juba eelnevalt oli keeruline endale aja kulgu teadvustada, siis ebatäpse kellaga on see veelgi raskem.

Ongi selleks korraks kõik.

Minu soovitus on võtta üks näpunäide ja üks nädal korraga. Kui oled selle ellu viinud, proovi järgmist. Kõiki korraga rakendades võid jääda ajahätta ja seda me just siin ju praegu vältida üritamegi.

Head ajajuhtimist!

www.ajajuhtimine.ee

 

Osale arutelus

  • Urve Vilk, Ardo Reinsalu

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Peppersack – tee ajalooliste maitsenaudinguteni

Tallinna vanalinna südames, ajaloolise Raekoja ligidal asuv restoran Peppersack pakub meeldejäävaid maitseelamusi. Lisaks saab nautida mõõgavõitlejate igaõhtust efektset etendust.

Pidupäev Hestia Hotel Laulasmaa Spa's

Laulasmaa loodus on maagiline. Just siit on ammutanud inspiratsiooni maailma enim mängitud kaasaegne helilooja Arvo Pärt ja just siin on seetõttu 2018. aasta sügisel avanemas muusikasõprade meka – Arvo Pärdi Keskus. Kust siis veel ammutada häid mõtteid, kui mitte Laulasmaalt?

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Teabevara