Kuulujutud on organisatsioonis suhtlemise paratamatu osa

Juhiabi roll on olla omamoodi suhteabiline – jälgida ja kontrollida suhtlemisprotseduuride täitmist ning hõlbustada sellega juhi kommunikatsiooni ja teabe vahetamist nii organisatsioonis kui ka väljaspool (omanike, partnerite, külaliste, klientidega).

Ametisuhtlemise eesmärk on organisatsiooni asjade kiire ja tõhus korraldamine. Teabe edastamine ja tagasiside on ametliku suhtlemise korral piiritletud organisatsiooni ja allüksuse eesmärkidega. Kirjalikku suhtlemist lihtsustab dokumentide töötlemise ja liikumise protseduuride olemasolu. Suulist ametisuhtlemist hõlbustab klienditeeninduse standard ja organisatsiooni tavades kokku leppimine. Vajadusel saab juhiabi kolleegile või külalisele nõu anda, milliseid ametisuhtlemise tavasid järgitakse.

Ametlik suhtlemine organisatsioonis vastab kehtestatud hierarhiale ja võimustruktuurile ning on määratud alluvussuhete, ametijuhendite, protseduurireeglite või teenindusstandardiga. Juhiabi roll on olla omamoodi suhteabiline – jälgida ja kontrollida nende protseduuride täitmist ning hõlbustada sellega juhi kommunikatsiooni ja teabe vahetamist nii organisatsioonis kui ka väljaspool (omanike, partnerite, külaliste, klientidega).

Mitteametlik suhtlemine kujuneb välja vastavalt organisatsiooni tavadele ning on määratud isiklike kontaktide ja sümpaatiatega. Seetõttu on teabeleviku mitteametlikud skeemid üsna ebaselged. Faktid kaotavad oma täpsuse ning põimuvad edastajate poolt tahtmatult või tahtlikult lisatud tõlgenduste ja hinnangutega. Teabe edastamine ja tagasiside on sel juhul subjektiivsed, mistõttu infol on omadus teiseneda ja muutuda. Mitteametlik suhtlemine kujundab organisatsioonikultuuri, aitab edasi kanda ja ühtlustada väärtusi, luua müüte, “kangelasi” ja rituaale.

Kuulujutud on mitteametliku suhtlemise paratamatu koostisosa, mis:

* rahuldavad inimese kuulumisvajadust

* sisaldavad nii tegelikkusele vastavat kui ka mittevastavat teavet, st teave moondub

* peegeldavad oletusi probleemide põhjustest, inimeste käitumisest, mõtetest ja tunnetest ning sisaldavad hirme ja soovunelmaid (negatiivse info osakaal on tavaliselt suurem)

* levivad seal, kus puudub vajalik ja täpne teave asjade kohta ning ametlik suhtlemine pole efektiivne

* levivad võrgustike kaudu võimukeskusest allpool; ühte võrgustikku on ühendatud samasuguste kogemuste või muredega inimesed

* mõjutavad juhi/juhtkonna suhtes tekkivaid hoiakuid (neil on nii positiivne kui negatiivne mõju), kujundavad müüte ja loovad kangelasi.

Kuulujutte saab vähendada ametliku teabe täpse ja regulaarse edastamisega ning ametisuhtluse parema korraldusega.

Sõnumite edastamine ametisuhtluses

Nii ameti- kui eravestluses võib eristada kaht suhtluse vormi: sõnumite edastamine erineb oluliselt jagamisest.

Sõnumi sihiks on teade, ülesanne või nõudmine edastada. Kirjeldatakse fakte, ideid, kavasid ja kontrollitakse sõnumist arusaamist. Pakutakse lahendusi ning oodatakse teiselt inimeselt vastust, tegu, soovitud käitumist. 

Jagamise eesmärk on pigem kõnelejast endast lähtuv: sisaldab tema tunnete väljendamist ja väljaelamist, mõttekäikude ilmutamist ja selgitamist vestluse käigus, kuid ka sümpaatia ja toetuse avaldusi teise inimese suhtes. Edastatakse tundeid, tõlgendusi ja tähendusi. Jälgitakse tunnetele kaasaelamist ning püütakse tabada seda, mis jääb sõnade varju. Üritatakse sõnastada seda, mis seni on olnud teada vaid vaikimisi. Oodatakse kuulamist ja kaasamõtlemist.

Teemast pikemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatus“.

Osale arutelus

  • Urve Vilk, Taimi Elenurm

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Värske ja erakordselt särav koht stiilseks firmapeoks – Olympic Casino Olümpia

Smokingus härrad, õhtukleitides daamid, bigbänd, kabaree, särisev pinge Black Jacki lauas ja erutav kõlin automaadisaalis – ei, see pole James Bondi uue filmi treiler, vaid firmaüritus Tallinna kõige põnevamas peokohas, Olympic Casino Olümpias.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Maxima is looking for a MANAGING BOARD ASSISTANT

Maxima Eesti OÜ

13. märts 2018

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine