Autorid: Urve Vilk, Urve Vilk, Ehitusuudiste kuukirja toimetaja • 21. jaanuar 2011

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Vastus: Kui tegemist on "tühiste" käskkirjadega, ehk siis oma sisult on need organisatsiooni jaoks kehtetud (vananenud) ja neid enam ei järgita võib nad arhiveerida. Soovitaksin nad alles hoida, kuid kindlasti tuleb arvestada ka seda, mis ajast need on tehtud. Üldjuhul on põhitegevuse käskirjad pikaajalise säilitustähtajaga (kui mitte alatised). Hävitamiseks antud käskirjade osas ei kiirustaks.

Üldjuhul on käskkirjade (organisatsioonisiseste õigusaktide) liigitamise aluseks sisu (funktsioon/ülesanne, mille kohta käskkiri on kehtestatud) ja säilitustähtajad. Näiteks töötajate mobillide kasutamist reguleeriv käskkiri on finantsvaldkonna käskkiri (mobiili kasutamine väikevahendina ja limiiidi kasutamine), siis tegemist pole pikaajalise säilitustähtajaga käskkirjaga (üldjuhul on neil säilitustähtaeg 7 aastat, kui pole sätestatud teisiti ehk siis oleneb ka sisust (või kas näiteks säilitustähtaega hakatakse arvestama selle käskkirja loomisest või nt kui käskkiri puudutab mingeid tehinguid, siis nt tehingu, mingi asja lõppemisest)). Kui tänaseks on töötajal uus number ja limiidid ei kehti, siis võib antud käskkirja hävitada hävitamisakti alusel. Et vältida sarnaseid probleeme, on siiski soovitus, et organisatsioonis oleks kehtestatud dokumentide liigitusskeem (dokumentide loetelu).

Küsimusele vastas Äripäeva käsiraamatute foorumis Tallinna Majanduskooli sekretäri- ja ametnikutöö osakonna juhataja Janne Kerdo.