Kuidas dokumente õigesti registreerida?

Dokumentide registreerimine pole kõigile organisatsioonidele kohustuslik, vaid pigem soovituslik. Mahukama dokumentatsiooniga ettevõtted saavad registreerimise abil oma dokumente tõhusamalt hallata.

Avaliku sektori asutused peavad järgima kehtivaid õigusakte. Asjaajamiskorra ühtsed alused näevad ette, et asutus peab registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel koostatud ja saadud dokumendid (§ 17).

Dokumentide registreerimine muudab asjaajamise läbipaistvamaks, võimaldab pidada arvestust dokumentide üle, hõlbustab dokumentide leidmist, aitab täitmist kontrollida (nt kas kirjale on vastatud) ning tõestada dokumendi olemasolu.

Dokumendid registreeritakse sõltumata loomise, ­saamise või saatmise viisist ning teabekandjast, seega tuleb registreerida ka näiteks olulised e-kirjad.

Eriliigilisi ja erisuguse säilitustähtajaga dokumente ühte dokumendiregistrisse ei registreerita (näiteks kirjad, protokollid) ning dokumendiregistrisse ei pea kandma raamatupidamisdokumente (arveid). Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval.

Operatiivse dokumendiringluse tagamiseks määratakse asjaajamiskorras kindlaks dokumentide registreerimise kord. Arvesse võetakse organisatsiooni tegevuse eripära, juhtkonna soove ja võimalust kasutada digitaalset dokumendiregistrit (dokumendihaldussüsteemi).Registreerimisel:

* tõestatakse, et dokument on olemas ja hõlmatud

* dokumendisüsteem võetakse asjaajamisse dokumendihaldussüsteemi kandmise abil

* dokumendile antakse viit

* dokumendi metaandmed kantakse registrisse.

Registreerida on vaja:

* organisatsioonis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid

* protokollid

* aktid

* lepingud

* saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, teabenõuded

* suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata

* organisatsiooni töötaja esitatud aruanded, selgitused, seletused

* muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.

Dokumentide registreerimise kohta loe lähemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatust“.

Osale arutelus

  • Urve Vilk, Janne Kerdo

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Viljandi Pärimusmuusika Ait

Viljandi Pärimusmuusika Ait on mõnus koht, kuhu tulla kontserdile, loengusse, seminarile, konverentsile, tähtpäevi pidama ning vaadet ja õhkkonda nautima. Asume Viljandi südames, Viljandi Lossimägedes ja 360-kraadine postkaardivaade on hinna sees.

Pidupäev Hestia Hotel Laulasmaa Spa's

Laulasmaa loodus on maagiline. Just siit on ammutanud inspiratsiooni maailma enim mängitud kaasaegne helilooja Arvo Pärt ja just siin on seetõttu 2018. aasta sügisel avanemas muusikasõprade meka – Arvo Pärdi Keskus. Kust siis veel ammutada häid mõtteid, kui mitte Laulasmaalt?

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara