Kuidas dokumente õigesti registreerida?

Dokumentide registreerimine pole kõigile organisatsioonidele kohustuslik, vaid pigem soovituslik. Mahukama dokumentatsiooniga ettevõtted saavad registreerimise abil oma dokumente tõhusamalt hallata.

Avaliku sektori asutused peavad järgima kehtivaid õigusakte. Asjaajamiskorra ühtsed alused näevad ette, et asutus peab registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel koostatud ja saadud dokumendid (§ 17).

Dokumentide registreerimine muudab asjaajamise läbipaistvamaks, võimaldab pidada arvestust dokumentide üle, hõlbustab dokumentide leidmist, aitab täitmist kontrollida (nt kas kirjale on vastatud) ning tõestada dokumendi olemasolu.

Dokumendid registreeritakse sõltumata loomise, ­saamise või saatmise viisist ning teabekandjast, seega tuleb registreerida ka näiteks olulised e-kirjad.

Eriliigilisi ja erisuguse säilitustähtajaga dokumente ühte dokumendiregistrisse ei registreerita (näiteks kirjad, protokollid) ning dokumendiregistrisse ei pea kandma raamatupidamisdokumente (arveid). Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval.

Operatiivse dokumendiringluse tagamiseks määratakse asjaajamiskorras kindlaks dokumentide registreerimise kord. Arvesse võetakse organisatsiooni tegevuse eripära, juhtkonna soove ja võimalust kasutada digitaalset dokumendiregistrit (dokumendihaldussüsteemi).Registreerimisel:

* tõestatakse, et dokument on olemas ja hõlmatud

* dokumendisüsteem võetakse asjaajamisse dokumendihaldussüsteemi kandmise abil

* dokumendile antakse viit

* dokumendi metaandmed kantakse registrisse.

Registreerida on vaja:

* organisatsioonis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid

* protokollid

* aktid

* lepingud

* saabunud ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, teabenõuded

* suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata

* organisatsiooni töötaja esitatud aruanded, selgitused, seletused

* muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.

Dokumentide registreerimise kohta loe lähemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatust“.

Osale arutelus

  • Urve Vilk, Janne Kerdo

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Kopra talu – peopaik Mulgimaa ürgses looduses

Turismistaluna hakkas Kopra talu tegutsema 2000. aasta sügisel. Praeguseks on sellest kujunenud populaarne seminaride, konverentside, suvepäevade ja peoürituste pidamise paik. Kopra talu asub Viljandist 22 kilomeetri kaugusel Tuhalaane külas ning on ümbritsetud ürgmetsadest, soodest ja järvedest.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

BVT PARTNERS otsib BÜROOJUHTI

Tammiste Personalibüroo OÜ

28. juuni 2018

Teabevara