Autorid: Urve Vilk, Urve Vilk, Ehitusuudiste kuukirja toimetaja • 22. august 2011

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Arvutite kasutuselevõtu tõttu on palju kontoritoiminguid, infot ja dokumente kolinud arvutitesse. Varem toiminud töökorraldus muutub ning muutuvad ka töötajate tööülesanded.

Kontorisüsteemi projekteerija peab põhjalikult analüüsima ettevõtte majandusinfot ja selle käsitlemise korda ning tegema selgeks, mis töid tasub teha arvutitega, mida käsitsi. Välja tuleb ka selgitada tööks vajalikud arvutisüsteemid ja vahendid ning uurida, kuidas kooslus tervikuna toimib.

Mida peab jälgima?

Järgida tuleb seadusi

Seadused seavad üha selgemaid nõudeid nii asjaajamisele kui ka dokumendihaldusele ja avardavad asjaajamise korraldamise võimalusi.

Peab teadma:

* mis kujul tohib või peab info originaal olema?

* kas originaaliks peetakse elektroonilisel kujul andmeid arvutis või saab selleks olla ainult paberdokument?

* millise info puhul on vaja digitaalset, millise puhul paberil allkirja?

* mis kujul dokumente võib või saab arhiivi anda?

Enamasti tuleb koostada ettevõttele uus dokumendiringluse ehk info käsitlemise kord.

Tähtis on info turvalisus

Kuidas ja mil määral on tagatud konfidentsiaalse info kaitse? Oleme harjunud dokumente kaitsma võõra pilgu ja võltsimise eest.

Arvutisüsteemides on kuritegudeks palju erisuguseid võimalusi. Kui arvutivõrgu keskarvutisse koondatakse suur hulk ettevõtte majandusandmeid, tema partnerite ja klientide andmeid, infot käimasolevate projektide ja näiteks töötajate päevaplaanide kohta, tuleb tagada, et sellisele delikaatsele teabele ei pääseks ligi asjasse mitte seotud töötajad ega võõrad.

Teksti on koostanud Urmas Kõlli ja Margus Soots, täiendanud Heikki Eljas. 

Loe teemast lähemalt Äripäeva „Juhiabi käsiraamatust“