Milline on hea sekretär?

Hea sekretär on eelkõige  väga hea suhtlemisoskusega, oma peaga mõtlev ja delegeerimiskunsti täiuslikult valdav persoon, kes ühtlasi on tihtipeale ainus, kes tunnustajaks juhi tööle, räägib koolitaja Ülli Kukumägi.

Sekretär-juhiabi-assistent iga oraganisatsiooni visiitkaardiks ja esmamulje loojaks. Temast sõltub väga palju, kas külaline tunneb  uksest sisenedes või firmasse helistades positiivset või negatiivset suhtumist.

Kes on hea sekretär? Eelkõige on ta väga hea suhtlemisoskusega, oma peaga mõtlev, delegeerimiskunsti täiuslikult valdav persoon, kes ühtlasi on tihtipeale ainus, kes tunnustajaks juhi tööle.

Mida rohkem julgeb sekretär võtta vastutust, otsustamaks, kuidas lahendada jooksvaid üleasandeid kiirelt ja sujuvalt neid õigetele inimestele suunates, seda töövõimekam on juht, sest juhi peamiseks ülesandeks on eelkõige firma eesmärkidele pühendumine, mitte tuhandete pisiprobleemidega tegelemine.

Kui juht, juba oma positsiooni tõttu, ei saa kursis olla alluvate personaalsete probleemidega või ka firmasiseste probleemide tegelike tekkepõhjustega, siis tark sekretär valdab taolist siseinformatsiooni tunduvalt enam, seega on sekretäri üheks rolliks olla juhi „silmadeks ja kõrvadeks“ väljaspool kabinetti.

Sekretär peaks olema ka „turvamehe“ roll, kes hoiab juhi kabinetist eemale nn. ajaröövlid, kes kartes võtta vastutust enda otsustest tulenevate võimalike tagajärgede eest, igat pisiprobleemi juhi kabinetti lahendama tungivad.

Juhtide ajagraafikud on tavaliselt väga tihedad ning lahendused tuleb teha käigu pealt - seega suur osa töö efektiivsusest sõltub päeva logistilisest ülesehitusest. Hea sekretär suudab muuta juhi päevakava maksimaalselt sujuvaks.

Kõigil meil, ka juhtidel, on sissejuurdunud harjumused ja arusaamad, alates sellest missugune peab olema kohv ja lõpetades sellega, milline on sobivaim töörütm ja aeg. Tundes juhti ja tema harjumusi saab sekretär olla tõeliseks abiks nii suuremate kui väiksemate probleemide lahendamisel, nende ennetamisest rääkimata.

Minu praktika ca 20 aasta jooksul on näidanud, et:

·     võta assistendiks iseseivalt mõtlev ja tegutsemisjulge persoon

·     usalda teda, siis julgeb ta ka otsustada ja tegutseda

·     tunnusta tema tegemisi ja su enda tööpäevade efektiivsus tõuseb tunduvalt.

Elu näitab, et head sekretärid liiguvad alati bossiga kaasa, ka siis, kui viimane organisatsiooni vahetab.

Pikemalt kuuleb Ülli Kukumäge 25. aprillil Sekretäride Päeva konverentsil. 

Osale arutelus

  • Urve Vilk, Ülli Kukumägi

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Viljandi Pärimusmuusika Ait

Viljandi Pärimusmuusika Ait on mõnus koht, kuhu tulla kontserdile, loengusse, seminarile, konverentsile, tähtpäevi pidama ning vaadet ja õhkkonda nautima. Asume Viljandi südames, Viljandi Lossimägedes ja 360-kraadine postkaardivaade on hinna sees.

Pidupäev Kuulsaalis

Pane pidu veerema Kuulsaalis! Lõbus ajaveetmine ja mõnusad söögid-joogid muudavad Sinu pidupäeva kõigile meeldejäävaks!

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

ÄRIPÄEV AS otsib ASSISTENTI

Äripäev AS

28. september 2018

Teabevara