Kuidas suhtlustarkvara õigesti kasutada?

Suhtlustarkvara ei asenda näost-näkku suhtlemist, ega e-kirju, ega telefoni. Küll aga on ta hea täiendav abimees teatud sõnumite edastamiseks, mis on võimalik teha teisi arvestavalt ja efektiivselt.

Suhtlustarkvaraga saab sõnumeid edastada ümbritsevaid kolleege segamata – lisaks jääb konkreetne jälg edastatud teabest. Seega kasutagem suhtlustarkvara lühisõnumite edastamiseks juhul kui see on võimalik.

Suhtlustarkvara aga ei tähenda seda, et saadud sõnumitele peab koheselt vastama. Koheselt vastatakse ikkagi telefonile. Skype-iga edastatud sõnumid jõuavad küll kiiresti kohale, aga ei nõua kiiret reageerimist. Paljud kasutajad kahjuks sellega ei arvesta ja seetõttu saadavad nad kiirelt veel paar-kolm sõnumit järgi, et „stimuleerida“ kiiret vastust. Selline spämm ei ole eriti viisakas ega mõistlik.

Üldse tasub ka sõnumi saatmisel pidada meeles, et katkestuste hulk tuleb viia miinimumini. Tavaliselt näeme eraldi sõnumeid nagu „Tere“ ja siis „Kas saad hetkel rääkida?“ ja siis veel midagi. Õigem oleks aga kogu oma oluline teave võtta ühte lausesse kokku – näiteks „Tere! Soovin sinuga komandeeringuaruandest vestleda – millal sulle sobiks?“ Viimases näites on sõnumi saajale ühe korraga antud otsustamiseks kogu info. Nüüd on ainult tema enda asi kas ja millal ta on valmis sellega tegelema.

Suhtlustarkvara võimaldab kasutada hulgaliselt emotikone – ehk siis naerunägusid ja teisi märke, mis aitavad edastada saatja emotsioone. Esmapilgul tundub see pigem lapsemäng ja mitte tõsine suhtlus, kuid see pole päris tõsi. Nimelt on ainult verbaalne suhtlemine (ehk siis tekst, sõnad) väga kehv sõnumi edastamise vahend, eriti emotsionaalsete teemade osas. Kuue-seitsme sõnaga on keeruline anda edasi nalju, kurbust, rõõmu ja muid meeleolusid. Seega kasutagem lisaks emotikone, mis oluliselt täiendavad paarisõnaliste sõnumite sisu ning vähendavad probleeme valesti mõistetud tekstidest.

Minu arvates üks olulisemid suhtlustarkvara funktsioone (lisaks sõnumineerimisele, muidugi) on olekute määramine. Kas ma olen „sees“, „eemal“, „hõivatud“, „väljas“ – need kõik on olulised märgid, mille eesmärk on koordineerida inimestevahelist suhtlemist. Kui see oleks minu teha, siis oleks kõikidel kontoritöötajatel laua peal või otsa sees pidevalt sarnased sildid – „ära sega kuni 14:30“ või „hõivatud kuni 15:00“.

Enamus kolleegide poolt tekitatavaid katkestusi ja segamisi ei teki mitte nende pahatahtlikkusest, vaid sellest, et nad ei tea, kas sa oled hõivatud või mitte. Seega pakkudes hõivatuse kohta kohest infot, saavad teised teha nüüd otsuse, et kas nende teema kannatab oodata või mitte. Nii on võimalik vältida 80% kolleegidepoolseid katkestusi.

Küll aga on siin üks oluline „konks“. Nimelt ei tohi kasutada „hõivatud“ olekuid rohkem kui hädapärast vaja – ütleme nii 30-60 minutit päevas. Miks? Sest nagu ikka, inimene harjub kõigega ja kui sul on pidevalt silt „hõivatud“, siis ei võta keegi seda enam tõsiselt. Just aeg-ajalt ja harva esinev olek on see, mis teiste tähelepanu äratab ja tekitab tunde, et praegu on ilmselt tema aeg tavapärasest kiirem. Kahjuks on siiani palju suhtlustarkvara kasutajaid, kelle oleks on „hõivatud“ 100% ajast ja sellel ei ole küll sõnumisaatjatele mitte mingisugust efekti.

Osale arutelus

  • Ardo Reinsalu, Rivo Sarapik

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Pidupäev Kuulsaalis

Pane pidu veerema Kuulsaalis! Lõbus ajaveetmine ja mõnusad söögid-joogid muudavad Sinu pidupäeva kõigile meeldejäävaks!

Pidupäev ajaloolises Roseni Tornis

Eksklusiivsed peoruumid - Roseni Torni väga hea asukoht südalinna tuiksoonel, kaasaegne esitlustehnika ning suurepärane ajalooline interjöör loovad mõnusa keskkonna erinevateks sündmusteks.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Teabevara