Üldised nõuded arhiivi kirjeldusele
· Optimaalne dokumentide leidmiseks.
· Ühesugune kogu arhiivi ulatuses.
· Mõistetav ja kasutatav pika aja vältel.
Arhiivi dokumentide nimekirjade koostamise eesmärgid
· Pidada arvestust säilitatavate dokumentide üle.
· Dokumentide olemi kindlakstegemine.
· Dokumentidele igapäevase juurdepääsu tagamine.
Säilitatavate dokumentide nimekirjad tuleb koostada soovitatavalt kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. Tavapäraselt on asjaajamisperiood kalendriaasta. Asjaajamisperioodi kestus määratakse asjaajamiskorras. Arhiivis võetakse arvele kõik (ka lühiajalise säilitustähtajaga) tekkinud toimikud organisatsiooni dokumentide loetelu kohaselt. Arhiivi dokumentide arvetust on otstarbekas pidada elektrooniliselt.
Loe lähemalt Äripäeva Juhiabi käsiraamatust.
Autor: Hille Oidema, Urve Vilk