Autor: Tiive Murdoja • 19. september 2012

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Ei ole ühtegi organisatsiooni, kus kommunikatsioon 100% toimiks, parimal juhul jõutakse seitsmekümnele protsendile. Info liikumise puudulikkus ja suhtlemise vähesus on aga organisatsioonides põhiline konfliktide allikas, kuna saadakse teineteisest valesti aru.

Juhiabi saab kommunikatsioonis olla abiks

Kui juhiabi tunneb, et ta ei saa millestki aru, siis võib olla väga tõenäoline, et neid, kes samuti aru ei saa, võib olla organisatsioonis kümneid. Nii on oht sattuda infosulgu ja arusaamatused on kergemad tekkima. Siinkohal julgustabki pikaaegne juht ja Meeskonnakoolitus ja Arendus OÜ koostöötreener Argo Tammemäe, selguse saamiseks, juhiabisid juhilt julgelt küsima.

Oluline on kehtestamisoskus

Argo Tammemäe on oma tööelu jooksul koostööd teinud viie juhiabiga ja samuti ise olnud kunagi juhiabi Purjespordikeskuses. Ametinimetus oli tema sõnul tol ajal muidugi kihvtim – arendusjuht, aga põhimõtteliselt aitas ta juhti ja oli juhiabi staatuses. Argo: „Olin selline inimene, kellel ei olnud alluvaid, sarnane olukord on oma töös ka juhiabidel. Kui juht on majast ära, siis sa oled nagu „peaaegu“ juht oma organisatsioonis. Sul pole küll ühtegi otsest alluvat ja sulle ei pea keegi kuuletuma, aga et juhi poolt sulle delegeeritud tööd saaks tehtud, pead kolleegide ees ennast ise kehtestama ja mõnes mõttes välja võitlema lugupidamise ja juhi staatuse”.

Juhiabi tööriist on suhtlemisoskus

Argo sõnul on meeskond ja koostöö see, kus väga konkreetset juhti polegi, aga meeskond võtab endale kohustuse kokkulepitud eesmärk koos ellu viia. Samas peab keegi siiski võtma endale nö manageri-organisaatori rolli, kes näeb suurt pilti ja sihti, kuhu tahetakse välja jõuda. Selle inimese oskus peab olema sel juhul infot koguda ja liigutada, ta peab oskama luua seoseid ja endale ning teistele selgitama, miks meil seda eesmärki vaja on. Sealt edasi tekibki koostöö.

„Näiteks, kui juhiabi läheb arengujuhi juurde ja küsib, kui kaugel ta oma töödega on, võib arengujuhil tekkida tunne, et kes see juhiabi selline on, et ta minult midagi nõuab. Aga kui meeskonnas on kokkulepitud, miks juhiabil seda infot vaja on ja juhiabi on määratud info vahendajaks, siis siit edasi on sekretäri heaks tööriistaks koostöö toimimisel tema suhtlemisoskus“, selgitab Argo.

Suhtlemisoskus on õpitav ja treenitav

Juhiabi töö on Argo sõnul võrreldav müügiinimese tööga, kus on oluline oskus oma ideed müüa. Juhiabi töös näiteks on see võrreldav juhi korralduste vahendamisega kollektiivile või oma ideede, mõtete edastamisega juhile. Sa pead mõjuma veenvalt. „Müügis näiteks tihti arvatakse ekslikult, et kui inimene hästi palju ja soravalt räägib, et siis ta on hea müügimees. Aga ei ole. Tegelikult on oluline suhtlemise juures, eriti organisatsioonides, hoopis see, millest ja miks me räägime. Fookuse ja suure pildi hoidmine“, selgitab Argo.

Juhiabid seisavad oma igapäevases töös juhi ja kümne(te) kollegi(de) vahel ning igal ühel töötajatest on oma fookus. Nad teevad seda, mida nad kõige paremini oskavad. Juhiabi ülesanne on nüüd iga  meeskonnaliikme fookust teada ja igaühega neist oskuslikult suhelda selles fookuses. Omades samas suurt pilti. Juhiabilt ei oodatagi tavaliselt uute ideede esile toomist, aga just käimas hoidmist. Juhiabi peab olema siin see, kes tuletab meelde, hoiab asjad töös ja korras.

Täiskasvanud inimesena on meil kindlasti ebameeldiv teisele täiskasvanule ikka ja jälle tema tööülesannet või tähtaega meelde tuletada. Võib tunduda, et see ei ole viisakas. Siinkohal julgustab aga ajajuhtimiskoolitaja kogemusega Argo, et asjade meelde tuletamine on täiesti normaalne ja seda tuleb teinekord teha 15-21 korda.  Siin on aga oluline juhiabi suhtlemisoskus, millise inimesega, millist tooni kasutada, et mitte konflikti tekitada. Argo sõnul tuleb see aga kogemustega ja kindlasti on suhtlemisoskus ka õpitav ja arendatav. 

Küsi lihtsaid küsimusi

Argol on oma kogemustest tuua näide, kus ta rääkis juhiga ja küsis, mis on nende edu lugu, mis pani neid otsustama just selles suunas liikuma. Juht vastas, et juhiabi tuli ja küsis temalt, miks te nii teete.

Argo sõnul on hästi oluline, võtta julgus ja minna küsida oma juhilt, miks asjad nii käivad. See on juhiabi nö lapselik privileeg, öelda et ma ei saa aru, palun selgita mulle, mul on vaja mõista, miks asjad nii käivad. Juhiabil ei ole käsu andmise õigust, aga samas on tal vaja infot, et kolleegidele tööülesannet selgitada ja neid veenda. Aga, et olla veenev, peab juhiabi saama juhilt piisavalt infot ja juhiabi peab julgema seda juhilt küsida. Siit tekib ka juhil ja juhiabil usaldussuhe. Juht peab nägema juhiabis potentsiaali, kellele võib usaldada ülesandeid edasi delegeerimiseks.

Kas Sul tekkis huvi, kuidas saaksid koostööd oma juhiga paremaks muuta?

Argo Tammemäe kogemusi, nõuandeid ja häid ideid juhiabi ning juhi vahelisest hästi toimivast koostööst saad pikemalt kuulama tulla 1. novembril Äripäeva poolt korraldatavale juhiabide konverentsile „Kuidas hoida ennast ja säästa juhti”.

Täpsem info konverentsi kohta SIIT.

Loe kindlasti ka sekretar.ee poolt läbi viidud uuringut juhiabide seas, millised on kitsaskohad ja probleemid juhi ja juhiabi vahelises koostöös.