12. oktoober 2012

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Loetelus esitatakse ettevõtte tegevuse käigus tekkivate dokumentide sarjad soovitatavalt ülesannete kaupa. Sarjadele määratakse säilitustähtaeg.

Dokumentide loetelu koostamise eesmärgid on:

* tagada asjaajamiskord

* eristada dokumente väärtuse alusel.

Dokumentide loetelu koostatakse:

* ülesannete põhiselt asutuse tegevusülesannete alusel

* struktuuripõhiselt asutuse ülesehituse alusel

* suuremates asutustes kombineeritult, kui asutuse (sageli eri geograafilises punktis asuvad) allüksused täidavad sarnaseid ülesandeid.

Dokumentide loetelu koostamisel tuleb lähtuda põhimõttest, mis tagaks sellele võimalikult pika kasutusaja.

* Dokumentide loetelu on soovitatav koostada ülesannete põhiselt, sest asutuse tegevusalad muutuvad tavaliselt harvemini kui struktuur.

* Liigituse põhimõtete koostamisel tuleb arvestada, et sarjade moodustamine oleks piisavalt üldistatud. Liigitusüksuste nimetused peavad kirjeldama sinna koondatud dokumentide sisu ja olema mõistetavad võimalikult pika aja vältel.

* Dokumentide loetelus on soovitatav paigutada tugifunktsioonid põhitegevuse kirjetest ettepoole, sest need muutuvad ettevõtte tegevuse käigus vähem.

* Dokumentide loetelu tuleb sõnastada nii, et selle sisu oleks üheselt mõistetav lisakoolituste ja -selgitusteta.

Dokumentide loetelus:

* kajastatakse kõik asutuse tegevuse käigus tekkinud dokumendid, olenemata teabekandjast või vormingust

* ei kajastata isiklikuks kasutamiseks tehtud koopiaid.

Dokumendid rühmitatakse dokumentide loetelus sarjadesse.

Loe teemast lähemalt Äripäeva “Juhiabi käsiraamatust”.

Autor: Tiive Murdoja, Janne Kerdo