Kutse edastamise viis sõltub sündmuse iseloomust

Kas saata kutse paberile trükituna või elektrooniliselt, millal oleks õige aeg kutse saata, millised on ohud kutse saatmisel elektrooniliselt, millist infot peab hästi vormistatud kutse sisaldama?

Mis infot peaks hästi vormistatud ja kujundatud kutse sisaldama?
Kutse sisaldab alati teavet:
· kes kutsub,
· keda kutsutakse + kas üksi või koos kaaslasega,
· sündmuse toimumise aeg: päev, kuupäev, kellaaeg,
· sündmuse toimumise koht,
· märge riietuse kohta,
· millal ja kellele teatada osavõtust,
· vajadusel lisatakse märkus eritingimuste kohta (näiteks: parkimise korraldus, jätkupeo toimumise koht jne).

Millal kindlasti tuleks saata kutse paberile trükituna ja millal võib seda elektrooniliselt teha?
Õige kutse edastamise viis sõltub sündmuse iseloomust. Ülimalt päevakajalisele pressikonverentsile saadetakse paaritunnilise etteteatamisega elektrooniline kutse.
Kui on tegu piduliku sündmusega, siis kutse välimus ja kasutatav materjal võiks olla kantud toimuva sündmuse stiilist. Personaalne kutse on veenev. Ära hoia nime käsitsi kirjutamise arvelt kokku! Inimesed armastavad ennast ja oma nime ning loevad seda meeleldi.
Saad kombineerida elektroonilist ja paberkandjal kutse saatmist. Näiteks eelkutse saada elektrooniliselt.

Mis on kõige suuremad ohud elektroonilise kutse saatmisel? Kuidas ohtudest hoiduda?
Elektroonilist kutset soovitakse sageli kauniks kujundada, animeeritakse või kujundada 3D tehnikas. Paraku sellised kutsed ei pruugi avaneda. Saaja saab loetamatu allajoonitud tähtede-numbrite kombinatsiooni. Saada kutse lihtsa tekstina või pildiga, mis avaneb igas meiliprogrammis. NB! Elektroonilise kutse saatmisel on tähtis pealkiri (subject rida)!
Sageli tundub kutse saatjale, et e-kutse puhul on vaja sündmuse toimumist põhjendada või kirjutada pikk sissejuhatus. Oluline teave sündmuse toimumise aja ja koha kohta jääb pika jutu varju. Kõige tähtsam info esitatakse ikka esimesena.
Tänasel päeval pole enam piiri arvuti ja mobiiltelefoni vahel. Hoolitse, et elektrooniline kutse oleks  loetav ka mobiilis.

Millal oleks õige aeg kutse saata? 
Ühest reeglit pole. Kõik sõltub sündmuse liigist. Tavaliselt saadetakse kutse 4-6 nädalat varem. Kui tead sündmuse toimumist varakult, saada eelkutse. Aastalõpupeo eelkutse võid saata elektrooniliselt juba sügise hakul. Eelkutse sisaldab sama teavet, mis päris kutse. 4-6 nädalat enne sündmuse toimumist saada paberil kutse. Kui tegu on peene galapeoga, soliidse konverentsi või koolitusega, siis kutse välimus, stiil ja kasutatav materjal võiks olla kantud toimuva sündmuse stiilist. 2-3 päeva enne sündmust saada kutsutule meeldetuletus.

Mida teha, et saada kinnitus kutse saaja osalemisest üritusel?
· Eelkutse võimaldab kutse saajal oma kalendrit varakult planeerida. Muudatusi tehakse harva ja väga mõjuval põhjusel.
· Pingutus kutse kujundamisel tagab, et kutse tõmbab tähelepanu ja jääb kutsutavale meelde.
· Tee osalemisest teatamine kutsutule lihtsaks. Elektroonilise kutse korral on meilitsi vastata kõige mugavam. Telefonitsi vastust oodates taga, et liinid oleksid vabad ja kõne võetakse ruttu vastu.
· Kui kutsutu ei ole osalemisest teatanud, helista ise.
· Paar päeva enne sündmuse toimumist saada meeldetuletus. Saada meeldetuletus ka osalemisest teatanud kutsututele. Hoolimine ja tähelepanu pole kunagi liiast!

Millisel kujul soovitad saata ettevõtte jõulupeokutse kolleegidele?
Kui ettevõttes on intranet, siis esimese teabe/eelkutse saad saata selle kaudu. Intanetis saad peoinfo hoida kogu aeg nähtaval. Kutse saad saata meilitsi. Alati saad kolleege kutsuda sõnutsi. Sõna on personaalsem kui anonüümsena tunduv intraneti kuulutus või elektrooniline kutse. Kui tegu on erilise peoga, siis kutse võib olla ka eriline: väike kaart töölaual või muu personaalne lähenemine on meeldejääv!

Anna palun mõni hea soovitus, kuidas või mida teha, et kutse oleks meeldejääv ja tekitaks elevust eesootava sündmuse osas?
Kuidas pidu, nii ka kutse! Vaata kujundatavat kutset läbi külalise silmade ja kujunda just nende ootust ületav kutse. Võimalusi kutse kujundamiseks ning edastamiseks on ju väga, väga palju! Rakenda oma fantaasiat ja sa leiad parima lahenduse!

 

 

 

 

 

 

Osale arutelus

  • Tiive Murdoja

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine