13. märts 2013

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Palusin Riina Roometil jutustada oma elust ja tööst ning sellest, kuidas alustati Eestis keskeriharidusega sekretäride koolitamist ning kuidas sai temast stenograafia ja asjaajamise õpetaja ning mida ta arvab sekretäritööst.

Jutustab Riina Roomet:

Esimene sekretäritöö õpigrupp komplekteeriti Tallinna Kergetööstuse Tehnikumis alles 1966. aastal. Ise ma tegin sisseastumiseksamid tol korral hoopis rõivaste konstrueerimise ja modelleerimise erialale. Tolleaegne direktor Jüri Kipper kutsus kokku eksamid viitega sooritanud sisseastujad ja tutvustas uut, õpetama hakatavat eriala - asjaajamise organiseerimist, st sekretäritööd. Vahemärkusena võin lisada, et Eesti oli teine koht tollases NSVL-s, kus seda eriala õpetama hakati.

Kõik 30 neidu olid nõus eriala vahetama ja 27 neist ka lõpetasid tehnikutena asjaajaamise organiseerimise eriala. Tehniku kategooria oli tollel ajal üsna auväärne, kuna töötajate haridusastmestik koosnes, jättes kõrvale teadustöötajad, diplomeeritud kõrgharidusega inseneridest ja keskeriharidusega tehnikutest, edasi tulid keskharidusega ja kutseharidusega töötajad ning alamastmel olid 8-klassilise algharidusega lihttöötajad. 

Tallinna Kergetööstuse Tehnikumi asjaajamise eriala õpetajaks kutsuti Tiiu-Reet Kõrven, kes ise alles õppis Moskvas Ajaloo ja Arhiivi Instituudis ja seal õpitut vahendas kohe ka Tallinnas oma õpilastele. Sekretäride õppeprogramm oli esialgu katsetamisel ja hiljem osa õpiaineid muudeti, lisati uusi ja korrigeeriti kasutuses olevaid. Meenutades tundub, et õpetati kõiki tööks hädavajalikke sekretäritarkusi: tööd dokumentidega - nende koostamist ning hoidmist, keeli, arvutus- ja paljundustehnikat, masinakirja, stenograafiat (märkidest kiirkkirja), kutse-eetikat.  Lisaks õpetati töö teaduslikku organiseerimist ja tolleaegseid kohustuslikke õppeaineid: alates partei ajaloost ja teaduslikust kommunismist kuni poliitökonoomiani välja.

Kõik meie õppejõud olid oma ala tõelised professionaalid. Näiteks stenograafia õpetajad olid kaks praktikust vanaprouat, kes suutsid kiirkirjas talletada kogu nõupidamise lausa sõna-sõnalt. Üsna varsti said agaramad õpilased võimaluse ka sekretäripraktikaks kooli lähedal paiknevas tollases Lenini puiestee  parteimajas (praegune Välisministeerium asukohaga Islandi väljak 1)  ja Toompeal Ministrite Nõukogu Asjadevalitsuses, kus nad protokollisid istungeid ja nõupidamisi. Stenograafiat kasutati tollel ajal üsna palju ja kaks minu kursusekaaslast jäidki elukutselisteks stenografistideks.

Meie kiirkirja õppejõud olid küll eakad,  kuid suutsid meile anda väga põhjaliku kiirkirja väljaõppe nii teoorias kui praktikas.

Sellest koolist sai alguse ka  minu õpetajatee ning tänaseks olen põhitöö kõrvalt õppejõu ametit pidanud  juba 43 aastat, õpetades asjaajamist, arhiivindust, stenograafiat ja ilukirja. Oma sekretäri erialal olen aga aste-astmelt läbi käinud kogu ametiredeli  käskjalast kuni tippjuhini.

Ajapikku olen stenograafiat õpetanud väga erinevate elukutsetega inimestele - nii  kirikutegelastele kui ka ajakirjanikele, rääkimata sekretäridest. Üks asi on ise stenografeerida, teine asi aga välja töötada õpetamise metoodika, kuidas õpetada.

Tänapäeval juhid ei oska enam stnografeerimise oskust oma sekretärilt nõuda. Tehnika areng on teinud omad korrektiivid ja selline huvitav ala nagu stenograafia kipub hääbuma, kuid on siiski veel inimesi, kellele see ala huvitav on. Viimaste aastatega on stenograafia õpe kohustusliku õppeainena vähenenud, samas on tõusnud huvi stenograafia kursuste vastu.

Nagu ma juba mainisin, sattusin ma asjaajamisse tehnikumist alates ja pean ütlema, et kogu minu hilisem töö ja tegevused kannavad kõik sekretäritöö alatooni. Seda ei muutnud ka õppimine ülikoolides ja hilisemad enesetäiendamised.

Pärast tehnikumi lõpetamist 1970. aastal sain suunamise edasiõppimiseks Moskvasse Ajaloo ja Arhiivi Instituuti, ehkki olin eelnevalt valinud suunamise Siimustisse majandusalajuhatajaks.

See töökoht lubas töötajale korteri ja palk oli tolle aja kohta arutult suur - 130 rubla kuus (lihtöölistel 45-75 rbl kuus). Kuna aga tehnikumi eduka lõpetajana sain vabariikliku suunamise edasi õppimiseks, vabastati mind ka kohustusest 3 aastat töötada suunatud ettevõttes, seetõttu avaneski võimalus minna kohe edasi õppima Moskvasse riiklikku asjaajamist.

Kuna olin Moskvas vabariikliku suunamisega, tuli mul sooritada  üks sisseastumiseksam viiele, et instituuti sisse saada ning valida oli kirjandi ja etteütluse vahel. Konkurents oli tihe - 75 inimest kohale. Koos minuga sooritas eksameid 15-aastane imelaps Roman, kellel oli juba keskkool lõpetatud ja ka soov ülikooli pääseda. Tema soovitaski mul mitte valida venekeelset etteütlust, vaid kirjutada kirjand ja aitas ka teema valikul. Läks õnneks ja mõlemad saime sisse, kahjuks küll mitte riiklikku asjaajamisse (sel aastal komplekteeriti vaid arhiivinduse kursus) vaid arhiivindusse.

Kuna minu soov oli ikkagi õppida asjaajamist, mitte arhiivindust, viisin paberid üle kaugõppesse ja tulin Eestisse  tagasi. Asusin elama oma vanaema juurde Tartusse, ülikoolile lähemale, ja sain tööle maksuametisse, kontrollima võlgnikke. Kuna Moskvas kaugõppes õppimine andis mulle õiguse kuulata sobivaid loenguid Tartu Ülikoolis, siis seda ma ka agaralt kasutasin.

Ootamatult helistas aga mulle ühel hilisõhtul Tallinnast Kergetööstustehnikumi õppealajuhataja Tohvelman ja rääkis, et minu tööandjaga Tartus on juba räägitud ning mind oodatakse Tallinnas järgmisel hommikul tööle. Mind oli selja taga valitud Tallinna Kergetööstuse Tehnikumi komsomolisekretäriks. Sõitsingi hommikul esimese bussiga Tallinnasse tööle.  See oli palgaline töökoht ja nii sai minust üleöö uuesti tallinnlane. Lisaks komsomolitööle hakkasin ka  jälle tegutsema õppejõuna ja ise õppisin edasi kõrgkoolis.

Kuna elukohta mul Tallinnas ei olnud, siis elasin komsomolitoas. Keset tuba oli laud ja päeval olin ühel pool lauda tööl ja õhtul teisel pool lauda kodus. Selliseks kujunes 1970. aasta, minu „suure” karjääri algus.

Suvel oli tehnikumis vaheaeg ja ma jätkasin oma kommet käia suveti Kaukaasias ja Krimmis viinamarju korjamas. Tagasi tulles olin pruuniks põlenud ja energiast pakatav. 1971. aastal oli tolleaegses Ohvitseride Majas (pregune Vene Kultuuri Keskus) komsomoli kongress. Minu kõrval istus keegi tundmatu noormees ja lehitses mingeid piltidega ankeete. Siis läks seesama noormees mikrofoni juurde ja teatas, et otsib ühte inimest  ja nimetas minu nime. Selgus, et tolleaegne plaanikomitee esimees Hendrik Allik,  keda ma teadsin Toompea praktikaaegadest, oli minu kandidatuuri esitanud Plaanikomitee kantselei juhataja ametikohale. See võõras noormees oli saadetud mind otsima, aga istudes minu kõrval, ei tundnud ta neegriks päevitunud  tüdrukus ära uut töötajat, kelle praktikaaegse fotoga ankeet tal kaasas oli.

Muidugi tuli selline ootamatu tööpakkumine vastu võtta, lisaks toredale palgale oli lubatud ka oma elamispind. Nõnda tuligi mul komsomolitoast välja kolida ja asuda taas tööle Toompeale.

Kantseleitöö Plaanikomitees oli tüüpiline asjaajamisega sekretäritöö. Esialgu oli igal osakonnal oma sekretär, aga töö iseloom tingis suure, ühtse osakonna loomist. Uut tüüpi osakonnas töötavad sekretärid ei olnud kinnistatud üht kindlat juhti teenindama, vaid neid sai suunata vastavalt töökoormusele ja vajadusele igasse töölõiku asendama või abistama.  Tekkis selline üleasutuseline teenindusbüroo - sellises töötades sai sekretär rakendada kõiki oma oskusi.

Toompeal töötades kureerisime kogu valitsuse asjaajamist – kõik ministeeriumid, valitsused ja komiteed kuulusid meie asjaajamislikku järelevalvesse. Kõik, kes asutuses asjaajamist organiseerisid, olid omavahel tuttavad ja töö laabus.

Murdeline aeg saabus infotehnoloogia arenguga, kus arvutites asjaajamisprogrammid hakkasid tavapärast nn paberil asjaajamist ära „sööma”. Kuna IT oli proriteet ja rahad olid eraldatud  arvutiprogrammide arendamiseks, hakkas hääbuma paberil dokumentatsiooni koostamine. Toompeal tegeles tipptasemel asjaajamisega Helgi Porila, mäletan, olime nördinud, et miks ta ei võitle ning ei kaitse traditsioonilist asjaajamist ja laseb kõike ainult IT vaatepunktist arendada, sellega meie asjaajamise tugisambad kõikuma panna. Aga üsna kiiresti sain aru, et endist viisi edasi tegutseda ei saa ja arvuti on igapäevane töövahend.

Samas infotehnoloogia elab oma elu ja areneb jõudsalt edasi, kuid avaldust tuleb ikka osata  ka käsitsi kirjutada ja kirju tuleb ka koostada, tähendab tuleb progressiga kaasa minna, kuid ka vanad oskused säilitada.

Minu tööalast karjääri on mõjutanud fantastilised võimalused – juhused, mis on mulle andnud võimaluse töötada küllalt kõrgetel ametikohtadel. Arvan, et see on näide sellest, et esimesest töökohast alates on mul olnud  juhid, kes on andnud mulle võimaluse areneda ja väga paljude asjadega tegeleda. Toompeal töötades uurisime, lisaks oma igapäevatööle, lossi ajalugu ja otsisime keldrist kuni pööninguni välja vanu, ajaloolisi materjale ja hulgaliselt neid ka leidsime.

Andsime välja oma ajalehte, millele andekad kolleegid tegid kaastööd, nad joonistasid ja luuletasid, kirjutasid ja viskasid töösitutsioonide üle nalja.

Korraldasime näituseid. Kuid selleks tuli kolleegide seast kirjanikud-kunstnikud meie endi hulgast üles leida ja igaühe avastamine oli suur sündmus. Me ei ostnud aastavahetusel piltidega kalendreid poest, vaid tegime ise oma ilusad kalendrid ning need olid temaatilised ja tutvustasid meie asutust. Koostasime lisaks ajaloolistest piltidest albumeid.

Seal töötatud 22 aastast tegelesin ka üsna palju kaastöötajate lastega: korraldasime neile lasteüritusi ja esinemisi, tegime joonistusvõistlusi jpm.  Toompeale jäid ka kolleegide mitme põlvkonna laste joonistused. Kuna need ei kujutanud endast arhiiviväärtusi, ei ole neid kahjuks ka säilitatud. Kahju, paljudest neist lastest on tänaseks sirgunud nimekad inimesed. Nii tore oleks nende töid nüüd vaadata ja neile näidata. Nagu näete, leidsime me põhitöö kõrvalt aega ka ühiskondlikuks tööks. Ka see töölõik on sekretäritöös vajalik ja arendab meeskonnatööks vajalikke sidemeid.

Konfliktidesse suhtumine? Selles suhtes olen mina halb nõuandja, mina olen äramineja - taganeja. Kui ma olen haiget saanud asjas, mis puudutab mind isiklikult, siis ma lihtsalt lähen ära. Kui aga keegi on kellelegi teisele haiget teinud, siis hoidku alt - võitlen. Seda on ka mu kolleegid teadnud, et minu alluvatele haiget teha ei tohi. Siis ma tean täpselt, mida on vaja teha. Kohe esimesel võimalusel silm silma vastu probleem  lahti rääkida. Tavaliselt on see piisav, märkamaks, et probleemi ei olegi.

Ennast kaitsta on väga raske. Kas see on õige või vale, ma ei tea, aga ma elan seda väga üle. Mulle ei meeldi haiget tegemine, no kellele meeldib! Kui tööalaselt vaadata, siis teoreetiliselt on meil kõik olemas: ametnikueetika, sisekorra eeskirjad, asjaajamiskord, käitumise normid jne jne. Samas aga, kas ikka juht võib häält tõsta ja endast välja minna? Kas juht võib oma meeleolud oma alluvate peal välja elada? Selle järgi me teame, kas on tegemist hea või halva juhiga. Tundub, et kõik sõltub sellest, kuidas juht oskab käituda.

Samas intriigid alluvate tasandil. Neid on  raske vältida, kõik peaks taanduma samadele käitumisreeglitele. Tihtipeale on inimesed erinevad ja iseloomud ei pruugi alati omavahel sobida. Kes võtab endale rohkem õigusi, kes kasutab teisi rohkem ära ...

Aastakümnetepikkune inimestega töötamine on jätnud mulle endiste kaastöötajate hulgast väga palju sõpru. Mul on õnn olnud luua mitu brändi: meil oli Toompeal väga hea meeskond ja samad sõnad ka Kaitseministeeriumi kohta, oli ka Kadriorus.

Mul on õnn olnud heade juhtidega töötada ja õnn teha häid valikuid oma meeskonda. Vaevalt, et edaspidi tuleb mul veel võimalust luua oma bränd, aga  võtta omale kolleege endiste alluvate hulgast oleks küll ja küll. On, kellega koos tahaks töötada  ja juhtide hulgast, kelle alluvuses tahaks töötada. Olen õnnelik inimene, et olen saanud tunda selliseid meeskondi, kus koos töötada on rõõm, juba tööle tulla on lust ja tööl olla on hea. Head kolleegid, nii ülemused kui alluvad, on suur väärtus.

Mis puudutab minu tööd Kadriorus, siis on olnud võimalus seal töötada nii president Lennart Meriga,  Arnold Rüütliga kui ka Toomas-Hendrik Ilvese ajal kuni strutuuride muudatuseni, mis minu ametikohta endisel kujul enam ette ei näinud ja mulle avanes võimalus koondamisega lahkuda. Järgnes töö Kaitseministeeriumi haldusalas, mis kestab tänini.

Kadriorus oli minu ülesandeks presidendikantselei kogu haldusala majanduspoolne juhtimine ja sellesse aega jäi ka roosiaia ning hoonete restaureerimine. See tegevus vajas tõsist uurimist ning hingega tööd. Iga maja kohta tuli uurida selle ajalugu ja lasta hoone ennistada võimalikult originaalilähedaseks. Sõna ennistada juba näitab, et teha endiseks. Õnneks lubati mul selle organiseerimisega tegutseda. Endal oli huvitav ja kolleegidel samuti. Ka Kadriorus andsime välja oma kalendreid. Veel hiljemgi on minult neid küsitud, et ehk on veel säilinud eksemplare. Kahju, et neid sai nii vähe trükitud. Tegime ju ainult oma tarbeks ja kingitusteks. Palju asju jäi pooleli. Pooleli jäi ka Kadrioru kokaraamatu koostamine. Sellesse pidid tulema kuningatele ja teistele selle maailma vägematele kostitamiseks valmistatud toitude retseptid. Ehk tolleaegne peakokk viib selle asja veel kunagi lõpuni ja avaldab raamatuna.

Tööst vabal ajal tegelen oma hobidega: aiandus, joonistamine ja käsitöö.

Olen kogunud erinevate rahvaste ja maade käsitöö proove ja näidiseid, uurinud nende töö metoodikat, et vajadusel neid unest äratada ja midagi luua ja nii need ootavad oma aega. Mind huvitab just selline peennäputöö tegemine, erinevad pitsid ja nende töövõtted. Tahan, et mul oleks kohe näidis võtta, kui on vaja. Teooria on mul tugev ja ma loodan, et kunagi leidub ka aeg seda praktikas rakendada.

Üheksakümnendate keskel oli mul mitu frivoliteede (süstikpitsi) ja kudumite personaalnäitust siin Eestis ja välismaal.

Toompea lossist olen ära 1991. aastast. Kümmekond aastat hiljem käisin taas lossis, oma vanas töökohas, ja üllatuseks avastasin seintel veel oma pilte. Nii elavad mu tööd oma elu ja ma isegi ei tea, kus neid veel leida võib.

Igas töökohas on mul on olnud võimalus teha midagi uut, juurde õppida ja ennast arendada. Need on muidugi stamp-soovitused, et tee tööd hingega, küll tuleb edu. Karjäär ei ole esmatähtis, ei ole ka esmatähtis, et sind märgatakse: kui sa teed kasvõi ainult aruannet hingega ja leiad selles töörõõmu, on sinu töö hästi tehtud.

Soov areneda peab olema igasse sekretäri sisse kodeeritud, sest tema algteadmised on nii laialdased. Haldusjuhtimine ja asjaajamine erialana on väga laia haardega ja seotud nii paljude ametitega, et nn sekretär on multifuntsionaalne. Tänapäeva sekretäri tööks ettevalmistus on täiesti piisav, et ta võib paljudel elualadel edukalt tegutseda ja teda ei saa enam suruda kohvikeetja-masinakirjutaja-kulleri rolli. Nagu ma juba ütlesin, on sekretär, ükskõik millisel ametipostil töötav, juba ettevalmistuselt  valmis potentsiaalne juht.  Kas seda kohta kõik meie hulgast soovivad, on ehk isikuomadustega paika pandud. On sekretäre, kes teevad oma tööd hästi ja ei soovigi edutamisest, kas nad  kardavad kaasnevat vastutust või on muud põhjused, seda ma ei tea.

Olen elus kohanud väga erinevaid tippjuhte: on motiveerivaid (raha on stiimul, aga hea sõna on motivatsioon), on ka ise kõike teha ja kontrollida tahtvaid, kiitmisega kitsisid juhte. On juhte, kes pigem annavad hea töö eest preemia kui kiidusõna, kuna töö peabki alati hästi tehtud olema. Õnneks mina olen kohanud sellised vähe.

Saades ise juhiks, märka inimest, tunnusta, oska tänada, oska õigel ajal paluda ja õigel ajal abi anda. Oska oma vigu näha ja kui vaja, neid ka tunnistada. Töösuhetes ongi inimsuhted kõige keerulisemad suhted, mida alati ei annagi sõnastada. Raske on töötada kohas, kus puudub inimlik headus. Range juht võib olla ka väga  inimlik, südamlik ja mõistev.

Raske on töötada tujuka juhiga, tema närviline olek halvab allavate töörütmi, pidurdab asjade käiku. Sama raske on töötada ka tujuka alluvaga.

Oma muresid ei tohi tuua tööle kaasa ja oma paha tuju ei tohi välja elada oma kolleegide peal.  Juhi suurim voorus ongi vaoshoitus ja see, et ta oskab märgata oma ümber inimesi, tunneb oma tööd ning inimesi ja oskab neid organiseerida.

Juhina on ka tähtis omada selliseid alluvaid, kes poolelt sõnalt sinust aru saavad. 

Samas, inimesi on erinevaid: on selliseid, kellele ainult vihjad ja ta saab aru ning viib asja lõpuni; on selliseid, kellele tuleb väga detailselt ülesanne anda, ta teeb siit maalt siiani väga korrektselt ära ja tuleb just siis uuesti küsima, kui on vaja edasi minna. Pahane ei tohi kellegi peale olla.

Kui olla uuesti ise alluv, näiteks sekretäri või juhiabi rollis, ei ole ka see kerge, sa kipud endalegi märkamatult juhtima. Ka alluv tuleb osata olla, tuleb tunnetada oma piire ja anda endale aru, millises ametirollis sa oled. Olles tippastme juht, ei tohi sa võtta endale keskastme juhi rolli ja hakata sahmerdama pisiasjade lahendamisega. Ülesandeid tuleb osata delegeerida, see on lausa  hädavajalik, vastasel korral ei suuda enam näha kogu  tegevuse eesmärki - tervikpilti ja koostöö hakkabki logisema.

Tuleb osata olla tippjuht ja tuleb osata olla ka alluv. Selline ametiredeli tunnetamine on raskem kõrgemale kohale edutatutel. Tuleb osata olla just see, kelleks sind on ülendatud, sa ei tohi enam jätkata oma vana rada pidi.

Lõpetuseks võiks aga öelda, et oled sa juht või sekretär või juhiabi, kes iganes, ei tohi ära unustada, et iga inimene on väärtus kõigi oma heade omaduste ja vigadega ning headeks kolleegideks saamiseni on pikk tee, mida on vaja väärikalt käia ning heaks kolleegiks olemine ja selleks jäämine on suur kunst!

3 pilti

TKT sekretärikutsega vilistlaste kokkutulekust 1979.aastal. Fotol R.Roomet (Ušakova) koos oma õpetajate ja kursusekaaslastega.

Autor: Tiive Murdoja, Anne Toomela