Kuidas käituda ettevõtte läbiotsimise ajal?

Mistahes ettevõtte kontor võib ühel ootamatul päeval sattuda läbiotsimise tandriks ja seda väga erinevatel põhjustel alates konkurentsialasest haldusmenetlusest kuni kriminaaluurimiseni.

Eestis on toimunud läbiotsimisi mitmetes tundud firmades, näiteks Liviko, Tere ja Selver, läbi on otsitud ka töötajate kodusid. Kusjuures uurimise teravik ei pruugi olla läbiotsitaval, valmis aga tuleb olla igal juhul.

Möödunud nädalal toimunud Soraineni advokaadibüroo ärihommikul jagas büroo partner ja vandeadvokaat Kaupo Lepasepp nõuandeid, kuidas käituda, kui ettevõtet tullakse läbi otsima. Tema näpunäited puudutasid Konkurentsiameti korraldatavaid läbiotsimisi, kuid samad põhimõtted kehtivad igasuguste läbiotsimiste puhul.

Selgus, et ka selliseks ettenägematuks juhtumiks nagu läbiotsimine on võimalik ja mõistlik valmistuda, nii et sündmuste keerises olles ei tabaks ettevõtte töötajaid ja omanikke paanika. Ja olgu öeldud, et läbiotsimine ei tähenda kaugeltki alati süüdimõistmist. Näiteks Soraineni büroo kogemuse põhjal laheneb suurem osa Konkurentsiameti korraldatavaid läbiotsimisi menetluse lõpetamisega, ilma et süüd tuvastataks.

Millal läbiotsijaid oodata?

Soraineni vandeadvokaadi Kaupo Lepasepa sõnul võiks ettevõtjal ohulambike võimalike kutsumata külaliste ehk läbiotsijate saabumiseks süttida näiteks siis, kui liiguvad jutud mõne tema valdkonna ettevõtja uurimisest. Samuti siis, kui tema valdkond on Konkurentsiameti või muu järelevalveasutuse luubi all mõnel naabermaal. Tähelepanelik tuleks olla ka näiteks ettevõtte või tema konkurentide omandamistehingute ajal või järel, kui ettevõtte dokumentidele on due diligence'i käigus pääsenud ligi kolmandad isikud. Samuti tasub mõne äripartneriga tülli pöörates mõelda, ega teil luukeresid kapis pole. Niisiis võib läbiotsimine "sisse sadada" ka siis, kui ettevõtja ise enese südametunnistust plekituks peab - silmad-kõrvad tasub lahti hoida.

Mida teha?

Ettevalmistus. Koostage lihtne ettevõtte struktuurile vastav juhend läbiotsimise korral käitumiseks. Tegemist peaks olema kiiresti kasutatava tööriistaga kriisiolukorraks, mitte mitmeköitelise "entsüklopeediaga".

Koostöö või mitte? Kriminaal- ja väärteomenetluses läbiotsimisele kaasaaitamise kohustust ettevõttel pole, kuid läbiotsimist ei tohi ka takistada. Sageli on kaasaaitamine pragmaatiline otsus. Igatahes otsustage, kas teete läbiotsijatega koostööd või mitte. Otsuse langetamisel võtke arvesse, et koostööst keeldumine võib pikaks ajaks takistada ettevõtte tööd. Näiteks, kui keeldute ametnikke elektroonilistele dokumentidele ligipääsemisel aitamast, peate olema valmis selleks, et nad lahkuvad koos teie IT-seadmetega pikaks ajaks.

Väline nõustaja? Otsustage kohe, kas soovite kaasata välise nõustaja, näiteks juristi väljastpoolt ettevõtet. Hea oleks, kui paneksite juba läbiotsimise juhendis paika, kellega täpselt ühendust võtta, kui peaks tekkima vajadus.

Informeerimine. Läbiotsimise puhul tuleb tegeleda mitut sorti kommunikatsiooniga. Teavitage töötajaid läbiotsimisest, eelnevalt otsustatud kaasaaitamiskohustusest ja info levitamise keelust. Näiteks kriminaalmenetluse puhul on enne kahtlustatavaks tunnistamist kommunikatsioon ettevõttest väljapoole lubatud ainult prokuröri nõusolekul. Oluline on arvestada, et läbiotsimise aeg ning sellele järgnev aeg on jälitustoimingute osas kõrgendatud ohu periood. See tähendab, muuhulgas, et võib-olla kuulatakse pealt teie kõnesid. Advokaatide kogemustepagasist pärineb näiteks juhtum, kus üks ettevõtja suhtles teisega pärast läbiotsimist telefonis ja teatas, et "miilitsad" jätsid keldris oleva seifi tähelepanuta. Pole vaja pikalt mõelda, milline menetlustoiming üsna pea toimus.

Pärast läbiotsimist. Kui läbiotsimine on möödas, teostage riskianalüüs. Vastake küsimusele, kas ametnike kaasavõetud või kopeeritud tõendid sisaldavad infot nende uuritava rikkumise või mõne muu rikkumise toimepaneku kohta? Koguge ka muudest allikatest infot rikkumise või selle puudumise kohta, näiteks töötajatelt ja kõiksugu dokumentidest.

Taktika. Pärast läbiotsimist tehtud analüüsi põhjal valige edasine taktika. Võite valida kas aktiivse kaitsetaktika või passiivse ootetaktika. Esimene variant tähendab rikkumise esinemise korral aktiivset koostööd uurijatega ja pingutusi rikkumise lõpetamiseks. Kui rikkumist pole, võib sellele jõuliselt rõhuda. Passiivne ootetaktika tähendab kannatlikku ootamist, mil uurijaid igaks juhuks küsimustega ei torgita.

Kuldreeglid läbiotsimise ajaks

Vältige külalistel (st läbiotsijatel) oodata laskmist ettevõtte fuajees või muus käidavas kohas.

Ideaalis suunake külalised eraldi ruumi ja vältige (kontrollimata) info levikut majas ja majast välja.

Tagage võtmeisikute kättesaadavus: juht, jurist, IT-juht, avalike suhete juht ning konkreetselt külalistele huvipakkuvad isikud.

Tuvastage läbiotsimise õigusliku aluse olemasolu ja külaliste isikud.

Koguge infot läbiotsimise ajendiks olevate sündmuste kohta (läbiotsimise aluseks olev dokument, külalistele huvipakkuvad tõendid, küsimused jne).

Dokumenteerige kõik tõendid (sh selgitused), millest külalised koopia teevad või mille kaasa võtavad.

Külalistele on soovitatav määrata saatja, kes abistab ja jälgib sündmuste kulgu.

Teavitage seadusega kaitstud andmetest (suhtlus advokaadiga, pangasaladus).

Nõudke külaliste koostatava protokolli koopiat või ärakirja kaasavõetud dokumentidest (nii ettevõtte normaalse tegevuse jätkamiseks kui ka hilisemaks riskianalüüsiks). Kui tekib vaidlus kopeerimise üle, küsige luba paberite pildistamiseks.

Nõudke kõigi probleemide ja ebakõlade protokollimist.

Tasub teada

Konkurentsiameti haldusmenetlus

Koostöö tegemine tagab kontrollkäigu võimalikult kiire läbiviimise.

Koostööst keeldumine haldusmenetluses võib kaasa tuua sunniraha kohaldamise.

Ettevõtjal tuleb tagada ligipääs kõikidele äriühingu ruumidele ja sõidukitele, mis on nimetatud ametniku esitataval kontrolliloal. Ettevõtja esindajatel õigus viibida kontrollimise juures.

Ametnikel on õigus teha koopiaid dokumentidest ja muudest materjalidest, mis on kaetud kontrolliloa ulatusega.

Ametnikel on õigus tutvuda elektrooniliste andmekandjatega ja teha neist väljatrükke ning elektroonilisi koopiaid, samuti esitada töötajatele küsimusi kontrolliloaga kaetud asjaolude kohta.

Väärteomenetlus

Kaasaaitamiskohustust ei ole, kuid läbiotsimist ei või takistada.

Ametnikel õigus võtta enda valdusesse originaaldokumente ja ettevõtjal on õigus nõuda ära võetud originaaldokumentide koopiaid.

Ametnikel on õigus pitseerida äriruume ja dokumente.

Tõendite kogumine jälitustoimingutega ei ole lubatud.

Kriminaalmenetlus

Lisaks väärteomenetluse juures toodule on ametnikel lubatud tõendite kogumine jälitustoimingutega (pealtkuulamine, kõneeristused).

Ametnikel on õigus otsida läbi ka füüsiliste isikute kodusid.

Allikas: Sorainen

Osale arutelus

  • Piret Reiljan, Tiive Murdoja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Toosikannu puhkekeskus Käru vallas Raplamaal

Raplamaal asuv Toosikannu puhkekeskus on ideaalne peokoht nii suurematele kui ka väiksematele seltskondadele. Aga mitte ainult – Toosikannus asub Eesti esimene ja ainus loomapark ning lisaks tähtpäevade tähistamisele on see suurepärane koht asjalikele koosolekutele ja konverentsidele.

Korralda oma koolitus või konverents tulirelvamuuseumis ja lasketiirus

Taktikalise laskmise keskus suudab teile korraldada unustamatu firmaürituse. Meie konverentsiruum asub tulirelvamuuseumis, kus saab tutvuda tulirelvade ajalooga, viia läbi koolitusi või konverentse.

Küsitlus

Kas osaled võistlusel PARIM SEKRETÄR 2018?

  • Osalen ise
    0%
    0%
  • Soovitan kolleegi
    0%
    0%
  • Soovitan tuttavat sekretäri
    0%
    0%
  • Ei osale ega soovita, kuid jälgin võistlust veebis
    40%
    40%
  • Ei osale ega soovita
    50%
    50%
  • Muu
    10%
    10%

Valdkonna tööpakkumised

Maxima is looking for a MANAGEMENT BOARD ASSISTANT

Maxima Eesti OÜ

22. aprill 2018

Maxima otsib BÜROOJUHTI

Maxima Eesti OÜ

24. aprill 2018

Teabevara