24. september 2013

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Kui eesmärk on tagada dokumentide säilimine, on abi arhiiviteenuste kasutamisest. “Tihti puuduvad ettevõttes vajalikud teadmised või töötajad,” selgitas Eesti Äriarhiivi juhatuse liige ja 1992. aastat arhiivides töötanud arhivaar Jaak Rand. Arhiivid ja arhiiviteenused tegelevad dokumentidega, muude esemete, näiteks kaupade ja toodete hoidmine pole arhiiviteenuse raames mõeldav. Kogenud arhivaari hinnangul on järjest enam neid ettevõtteid, kes keskenduvad põhitegevusele ja kasutavad tugitegevuste puhul koostööpartnereid.

“Üldjuhul on arhiiviteenuste kasutajad äriühingud, mistõttu 24/7 juurdepääsu vajadus pole esmatähtis küsimus,” selgitas Rand. “Ööpäevaringne kasutus on pigem eraisikute vajadustega seonduv,” lisas ta.

Õigel ajal hävitamisele

Kuludest rääkides rõhutas ta, et arhiveerimine ei piirdu ainult dokumentide korrastamise ehk toimikute moodustamise ja arhiivikarpidesse paigutamisega, vaid vältimatult sisaldab endas ka kirjeldamist. Arhiivikirjelduse kaudu saavutatakse ülevaade, mida arhiivikogus säilitatakse, ja ka õigeaegne dokumentide hävitamiseks eraldamine. “Kõik see kokku peab andma kokkuhoidu nii rahalises kui ka ruumilises mõttes,” lisas ta.

“Dokumentide arhiveerimine eeldab arhivaari erialaseid teadmisi,” rääkis Rand. Mida pikem on säilitamise aeg, seda spetsiifilisemad on tegevused, mis peavad tagama dokumentide säilimise. Dokumentidele, mille säilitustähtaeg on pikem kui kolm aastat, tuleb leida sobivad hoiutingimused – nõuetele vastav hoiuruum ettevõttes või siis arhiiviteenuste osutaja juures. Ruumi valikul on vajalik hinnata hoiukeskkonna tingimusi, näiteks temperatuuri ja selle kõikumist, õhuniiskust või kuivust, valgustugevust, päikesekiirgust. Oluline on arvestada ka füüsiliste ohtudega, nagu inimtegevus, kahjurid, tuli või vesi.

Veendu, et hoidja tagab säilimise

Ka Arhiivikorrastaja OÜ juhataja Eha Järvoja leidis, et klient võiks arhiiviteenuse pakkuja valikul võimaluse korral tutvuda hoidla tingimustega. “Päris riiulite vahele inimesi ei lasta ja ega sinna pole üldmulje saamiseks vaja minna, aga klient võiks oma silmaga näha, et näiteks tulekustutid on oma kohal olemas,” ütles ta.

“See on iga ettevõtja valik, kas hoida dokumente enda juures, kusagil laos või kasutada arhiiviteenust,” rääkis Järvoja. “Kui ettevõtja leiab, et ta oskab ja teab ise paremini, ja kui tal on selleks ressurssi, siis keegi ei keela tal ise enda paberitega tegeleda,” ütles ta ja lisas, et oluline on tagada dokumentide säilimine vastavalt seadusele.

Vajalik paber kiiresti käes

Lisaks teenusepakkuja juures säilitamisele garanteerib oskuslik arhiveerimine vajalike dokumentide kiire saadavuse – nii paberkandjal kui ka elektroonilised dokumendid on korrastatud. “Meil kulub päringu saamisest õige dokumendi leidmiseni arhiivist aega mõni minut. Kui aga dokumendid on lihtsalt kastidesse ladustatud ja korrastamata, võib vajaliku paberi leidmine võtta märkimisväärselt rohkem aega,” rääkis Järvoja.

KOMMENTAAR Meil on liiga palju dokumente

Ljudmila GoretskajaKuusakoski ASi pearaamatupidaja

Ettevõte hoiab oma majas tavaliselt kahe aasta jagu dokumente – selleks on kaks ruumi, igaüks neist umbes 15 ruutmeetrit. Ülejäänud dokumentide säilitamiseks ostab ettevõte arhiiviteenust.

Meil on liiga suur maht dokumente. Kui peaksime soovima kõiki dokumente enda juures hoida, oleks firmal vaja vähemalt ühte lisakorrust. Meil on praegu arhiivides kasutusel ligi 350 riiulimeetrit. Päevas saab Kuusakoski ligi 10–12 dokumentide registraatorit ostulepinguid. Igal aastal läheb osa hävitamisele, aga uus ports tuleb juurde.

Arhiiviteenust on hea kasutada, kuna see hoiab ka meie aega kokku. Kui tuleb päring politseist või maksuametist, mida ikka aeg-ajalt juhtub, otsib teenusepakkuja ise vajaliku dokumendi üles, teeb sellest koopia või skaneerib ära ning saadab meile.

Kus hoida vajalikke pabereid?

Valik arhiveerimis- ja säilitamisteenust pakkuvaid firmasid:

Arhiivikeskus AS

Arhiivikorrastaja OÜ

Eesti Äriarhiivi OÜ

Kespri Arhiiv OÜ

Laoteenuse pakkujad:

Minilaod.ee 2–18 m2

Väikeladu.ee 2–28 m2

Panipaik24.ee 3–12 m2

HIND: kuupõhine, alates 12–27 eurot/m2 sõltuvalt ruumi suurusest.

Lepingu sõlmimisel tuleb tasuda tagatisraha ühe kuu üüri ulatuses ning tavaliselt ka tagatis kiipkaardi või võtmete eest.

Autor: Inga Jakobson, Tiive Murdoja