Sündmuse kutse saada varakult!

Rusikareegel on see, et mida kaugemal üritus toimub ja mida kauem kestab, seda pikemat etteteatamise aega see vajab. Kutsete varajane planeerimine ja saatmine tõstab nii firmapidudel kui ka kliendiüritustel osalejate arvu.

“Üritust kavandades tuleb täpselt paika panna, kellele üritus on suunatud,” toonitas PR-Partneri strateegiline konsultant Kirsti Ruul. Kuna kutse on mõeldud külaliste tähelepanu äratamiseks, on oluline formaadi ja tooni valikul arvestada sihtrühma (näiteks töötajatele jõulupidu, ajakirjanikele pressiüritust või klientidele, koostööpartneritele esitlust korraldades) eripäradega.

Oluline on varajane planeerimine

“Rusikareegel on see, et mida kaugemal üritus toimub ja mida kauem kestab, seda pikemat etteteatamise aega see vajab,” mainis ta. Enne kutsete saatmist, sageli juba ürituse planeerimise algfaasis on oluline kooskõlastada ürituse aeg ja koht ka esinejate ning aukülalistega.
Jolos Event partneri Tanel Lillepalu sõnul on toimiv praktika see, et kutsed firmaüritustele saadetakse külalistele kolm nädalat kuni kuu enne üritust.
“Liiga varajane ja hiline kutsete välja saatmine viib osalusprotsendi mingis joones alla. Kas unustatakse või on plaanid juba tehtud,” selgitas Lillepalu.
Enne kutsete välja saatmist oleks Lillepalu sõnul mõistlik ka ettevalmistusprotsessiks – idee genereerimisest kuni väljasaatmiseni – varuda aega minimaalselt 3 nädalat. “Kuna see tegevus sõltub väga mitmest lülist, siis mõni viivitus või esialgselt planeeritud ideest keerulisem lahendus võib nihutada tervet graafikut. Näiteks sobiva ja loova idee väljatöötamine läheb pikemaks, disainer teeb kujundusi ümber, kliendilt kinnituse saamine võtab plaanitust kauem aega ja soovitud muudatused lükkavad teostust edasi,” selgitas ta.

Videokutse äratab tähelepanu

Kas eelistada paber- või elektroonilist kutset, on puhtalt maitse küsimus. Paberkutse võimaldab eristuda elektrooniliste kutsete taustal, kuid vajab pikemat ettevalmistust. Digitaalne kutse on samal ajal keskkonnasõbralik, soodne ja kiire, kuid ei pruugi võrdväärset tähelepanu saada. “Kui plaanitakse meelelahutusliku üritust, võib olla tegemist ka muusikalise videokutsega,” pakkus Ruul välja veel ühe võimaluse.

Kutsututele tasub üle helistada

Pärast kutse väljasaatmist on mõistlik saata ka meeldetuletus nädal kuni kaks enne üritust, sest Lillepalu sõnul tuleb väga palju ette juhuseid, kus lihtsalt unustatakse vastata. “Meeldetuletuse võib jagada kahte etappi, kus esimesel juhul saadetakse meeldetuletus kirjaga ja kui ka siis vastust ei tule, helistatakse näiteks viimasel nädalal üle,” mainis ta.
Tagasiside kutsututelt ei ole oluline sellisel juhul, kus külalistele ei ole arvestatud istekohti, infomaterjale ega suupisteid. Kõigi teiste ürituste puhul on vähemalt külaliste umbkaudset hulka oluline teada. Kui on tegemist näiteks üritusega, mille jaoks on broneeritud ka majutus, on külaliste ülehelistamine väga tavapärane.

KOMMENTAAR

Kutse peab haakuma ürituse endaga
KRISIINA TAMBERG,
Saku Õlletehase kommunikatsioonijuht

Töötame ise tiheda ajakavaga ja pikalt kalendrit ette planeerivalt, seetõttu püüame ka kutsed enda sündmustele edasi anda niipea kui võimalik.
Praegu on näiteks ettevalmistamisel traditsiooniline Saku Õlletehase sünnipäev – saame oktoobris 193 aastat vanaks. Eelkutse saadame ligi kuu aega ette, täpsema kutse veidi hiljem.
Kutsete kujundamisel lähtume nii sündmusest endast kui ka sellest, et visuaal oleks piisavalt sakulik – tekitaks saajas äratundmise, kes on kutsuja.
Eks kõik sündmuse korraldajad püüavad üllatada ning seda juba kutsega.
Sünnipäeva kutsele mõtlesime koos sündmuse üldise kontseptsiooni kokkupanemisega. Kogu tegevuste jada – alates kutsest kuni sündmuse enda ja järeltegevusteni – on ikkagi tervik.
Sündmuse korraldamist veab väike korraldusgrupp, mis koosneb nii Saku kui meid abistava üritusturundusagentuuri inimestest. Suuremaid sündmusi planeerides kasutame ikka üritusturunduse firma professionaalset abi, et kõik sujuks.

Osale arutelus

  • Inga Jakobson, Tiive Murdoja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Järveveere puhkekeskus ootab külastajaid nii suvel kui talvel

Maalilisel Võrtsjärve kaldal Valma külas asuv Järveveere puhkekeskus on suurepärane paik suveürituste, seminaride, pulmade ja talvepäevade korraldamiseks.

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine