Millest hoiduda internetisuhtluses?

Kuigi virtuaalmaailmas ei istu sinu vastas päris lihast ja luust inimest, on ta teisel pool ekraani siiski olemas. Lisaks elementaarsele vastastikusele lugupidamisele on palju pisiasju, mida kirjavahetuses silmas pidada.

Seega tuleb teadvustada, et me loome ja hoiame suhteid olukorras, kus meie vastas on päris reaalsed inimesed, kuid puudub võimalus näha nende emotsioone või kontrollida kasvõi sedagi, kas nad sõnumid üldse kätte saanud on.
Paraku tundub paljude juhtide ja ka sekretäride kirjavahetust jälgides, veel kord oluline toonitada, et virtuaalsuhtluses peab olema kordi ettevaatlikum kui reaalses maailmas ning tuletada meelde internetisuhtluse põhireeglid.
Ametliku internetisuhtluse puhul tuleb esmase reeglina loobuda anonüümsusest ja jälgida, et nii firma kui ka selle töötajate e-posti aadressid sisaldaksid nende ees- ja perekonnanime.
Oma tööd tutvustades jagatakse visiitkaarte paljudele ning mittemidagiütlevalt meiliaadressilt – hüüdnimi hot.ee lõpuga – kirja saades on võimatu meenutada, millega seoses võib see olla saadetud.
Hea toon on lisada iga kirja lõppu allkiri, kus on kirjas nimi, ametipositsioon ja kontaktandmed – nii ei pea neid mööda kirjavahetust taga otsima.

Enne saatmist loe teade veel kord läbi

Kuigi virtuaalmaailmas ei istu sinu vastas päris lihast ja luust inimest, on ta teisel pool ekraani siiski olemas.
Lisaks elementaarsele vastastikusele lugupidamisele on palju pisiasju, mida kirjavahetuses silmas pidada. Toon, kontekst ja kõiksugused kõnenüansid lähevad virtuaalsuhtluses tihti kaduma, seega tuleks ärikirju kirjutada võimalikult lihtsas ja ametlikus sõnastuses. Enne kirja saatmist tasuks see veel kord üle vaadata, et välistada igasugune võimalik arusaamatuse tekkimise pinnas.
Alustades lihtsast tõsiasjast, et internetisuhtluses võrdub suurte tähtede kasutamine karjumisena ja lõpetades sellega, et kuigi erakirjades on nn emotikonid hea meeleolu edasiandmise viis, siis ametlikku kirjavahetusse need ei sobi.
On leitud, et iga grammatikavea kohta on e-kirjas umbes kolm lihtlabast trükiviga. Kui mõnest üksikust veast võib veel üle vaadata, siis pidev lohakas kirjaviis ei jäta kellestki head muljet. Jälgida tuleks nii suur- kui ka väiketähti, poolitamist ja pöörata tähelepanu ka grammatikale.
Kuna meilivahetuses on kõik sekundite küsimus ja saadetud meili enam tagasi kutsuda ei saa, siis peaks eriti hoolikalt jälgima, kellele e-kiri edastatud saab. Väike apsakas näpuvääratuse või automaatse korrektuuri näol võib maksma minna kliendisuhte või töökoha.

Konkreetne pealkiri annab edasi sisu

Kuna ka firma sees saadetakse meile edasi inimestele, kes antud teemas rohkem kodus on, siis  tekib aeg-ajalt vajadus midagi postkastist otsida ning see on lihtsam, kui igal kirjal on konkreetne ja probleemipõhine pealkiri.

Ära saada kirju öösel

Lisaks kirjade kirjutamisega seotud heade tavade järgimisele tuleks tähelepanu pöörata ka sellele, millal suhelda. Ametlikele meilidele võiks vastata 24 tunni jooksul. Kui pika ja põhjaliku vastuse kirjutamiseks aega napib, siis võib saata lühikese teate koos võimaliku tähtajaga, millal pikema vastuse kirjutamine võimalik oleks. Samal ajal peaks jälgima seda, et äriga seotud meilid oleksid saadetud nii-öelda tööajal – mõnele inimesele võib pühapäeva öösel kell kolm saabunud e-kiri tunduda sissetungina nende vabasse aega.
Lisafunktsioonina on võimalik kasutada automaatvastust, mis on abiks ka näiteks puhkuse ajal. Nii saavad kõik kontaktisoovijad info selle kohta, kui kaua te kontorist ära olete ja kes nimetatud probleemidega antud ajavahemikus tegeleda võiks. Korralikult vormistatud automaatvastus koos oma kontaktandmetega on abiks ka siis, kui olete töölt lahkunud.

Ka uudiskirjad vormista korrektselt

Erinevaid tooteid ja teenuseid pakkuvate firmade puhul on olulised ka uudiskirjad, mis on klientidega kontaktiloomise võtteks – igakuiselt tutvustatakse uusi tooteid ning jagatakse infot sooduspakkumiste kohta.
Ka uudiskirjadele kehtivad mõned reeglid. Esiteks peab enne kellegi oma meililisti lisamist temalt ka luba küsima ning seda siis aktsepteerima. Teiseks peab jälgima, et saajal oleks võimalus uudiskirjast loobuda (unsubscribe). See, et ei ole viisakas saata mass-spämmi, on loodetavasti kõigile selge.
Otse loomulikult ei kehti kõik eelöeldu mitte ainult meilisuhtluse, vaid kogu firma avaliku näo loomise puhul. Kena keelekasutust ja elementaarseid viisakusreegleid tuleb järgida firma blogis, Facebooki lehel ja kõigis muudes suhtlus- ja reklaamikanalites. Lisaks tasuks kiired ja ülitähtsad asjad arutada läbi kas näost näkku suheldes või telefoni teel.

Osale arutelus

  • Tiive Murdoja, Liis Konovalov

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Krahv Mannteuffeli suvemõis (Kursi jahiloss)

Eestimaa keskel, käänuliste Pedja ja Kaave jõgede vahelisel alal on ellu ärganud üks vana ja majesteetlik hoone. See on krahv Mannteuffelile kuulunud suvemõisa peahoone aastast 1888, rahvasuus tuntud kui Kursi jahiloss. Seda maja võiks nimetada ka Eesti jahilosside krooniks, ajaloole on väärikas koht tuttav juba 130 aasta jooksul.

Kopra talu – peopaik Mulgimaa ürgses looduses

Turismistaluna hakkas Kopra talu tegutsema 2000. aasta sügisel. Praeguseks on sellest kujunenud populaarne seminaride, konverentside, suvepäevade ja peoürituste pidamise paik. Kopra talu asub Viljandist 22 kilomeetri kaugusel Tuhalaane külas ning on ümbritsetud ürgmetsadest, soodest ja järvedest.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine