6 nõuannet, kuidas vältida emotsionaalset kirjavahetust

Saades kliendilt või kolleegilt emotsionaalse kirja, tekib esimese hooga soov samaga vastata. Tark oleks aga aeg maha võtta, lasta emotsioonidel lahtuda ja alles siis vastata.

1. Viivita - väldi kohest vastamist
Kirjuta meil valmis, salvesta visandite (draft) kausta, ava 24 tunni pärast uuesti ning korrigeeri. Võib eeldada, et nii saad saata ära meili, mida pärast ei pea kahetsema ja hilisem omavaheline kirjavahetus ei paisu emotsioonide varal liigselt ajakulukaks.

2. Kirjuta vajadusel end tühjaks - salvesta drafti, ära saada
Et jääda terveks, tuleb lasta endast emotsioon välja. Seetõttu kirjuta vajadusel  vastukiri, aga ära seda edasi saada, salvesta drafti ja lase emotsioonidel maha jahtuda.

3. Vali aega - väldi vastamist õhtuti ja öösel
Kuna õhtuti on tavaliselt inimesed kõige emotsionaalsemad ja seetõttu on oht, et ka sinu vastuskiri võib saada üliemotsionaalne. Jäta vastamine hommikuks.

4. Keskendu eesmärgile ja ühisosale. Põhine faktidel.
See on tavaline läbirääkimiste tehnika, et tuleb vältida emotsioone ja keskenduda eesmärgile, ühisosale ning faktidele.

5. Väldi emotsiooni lisavat sõnakasutust, emotikone ja märke.
Väldi ametlikus kirjavahetuses suurtähti ja hüüu- ning küsimärke, need lisavad kirjadele emotsionaalsust.

6. Kutsu kohvile või helista.
Kui soovid meiliahelat lõpetada, siis tee kirjasaatjale ettepanek minna kohvile või helista ning palu selgitada, mida kirjasaatja tahtis sulle ikkagi täpselt öelda.

Näide emotsionaalsest kirjast:

Terekest siis!

Täiesti ebanormaalne ja ebameeldiv teenindus on teie ettevõttes. Arusaamatu, kuidas sellised firmad üldse eksisteerida saavad!!!! Sain teie kontoris täiesti ebanormaalse teeninduse. Tarbijakaitse siin ka ei aita. Kui vaja, pöördun meediasse. Kui te seda absoluutselt mittetoimivat  romu koopiamasinat kohe välja ei vaheta, siis võtan kasutusele jõumeetodid!!!

Näide võimalikust vastuskirjast:

Tere

Tänan tagasiside eest. Uurisin tellimust. Koopiamasina saate välja vahetada 2.nädala jooksul meie peakontoris aadressil: Tehnika 6, Tallinn. Tööpäeviti 9.00 – 17.00.
Et vahetus toimuks sujuvalt, palun võtke kaasa arve ja vastusmeili väljatrükk.

Hea vastus emotsionaalsele ja pahurale kirjale on lühike, konkreetne ja ilma liigsete vabandusteta.


Osale arutelus

  • Tiive Murdoja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Tallinna Õpetajate Maja – väärikas peo ja koolituskoht vanalinna südames

Tallinna Õpetajate Maja on raekoja platsi ääres asuv kolmest majast koosnev kompleks, kus on võimalik korraldada pidusid, konverentse, koolitusi, vastuvõtte, kontserte ja palju muud.

Kuninglik Saku mõis – pealinnast vaid 11 km kaugusel

Tallinnast vaid 11 km kaugusel rohelusse mattunud Saku mõis sobib suurepäraselt nii koosolekute, seminaride, konverentside kui firmapidude korraldamiseks. Väärika ajalooga Saku mõisa peahoone pärineb 1820. aastast ning on oma rikkaliku-luksusliku dekoori ja laemaalingutega üks Eesti kaunimaid.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Äripäev otsib ASSISTENTI

Äripäev AS

24. jaanuar 2018

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine