6 nõuannet, kuidas vältida emotsionaalset kirjavahetust

Saades kliendilt või kolleegilt emotsionaalse kirja, tekib esimese hooga soov samaga vastata. Tark oleks aga aeg maha võtta, lasta emotsioonidel lahtuda ja alles siis vastata.

1. Viivita - väldi kohest vastamist
Kirjuta meil valmis, salvesta visandite (draft) kausta, ava 24 tunni pärast uuesti ning korrigeeri. Võib eeldada, et nii saad saata ära meili, mida pärast ei pea kahetsema ja hilisem omavaheline kirjavahetus ei paisu emotsioonide varal liigselt ajakulukaks.

2. Kirjuta vajadusel end tühjaks - salvesta drafti, ära saada
Et jääda terveks, tuleb lasta endast emotsioon välja. Seetõttu kirjuta vajadusel  vastukiri, aga ära seda edasi saada, salvesta drafti ja lase emotsioonidel maha jahtuda.

3. Vali aega - väldi vastamist õhtuti ja öösel
Kuna õhtuti on tavaliselt inimesed kõige emotsionaalsemad ja seetõttu on oht, et ka sinu vastuskiri võib saada üliemotsionaalne. Jäta vastamine hommikuks.

4. Keskendu eesmärgile ja ühisosale. Põhine faktidel.
See on tavaline läbirääkimiste tehnika, et tuleb vältida emotsioone ja keskenduda eesmärgile, ühisosale ning faktidele.

5. Väldi emotsiooni lisavat sõnakasutust, emotikone ja märke.
Väldi ametlikus kirjavahetuses suurtähti ja hüüu- ning küsimärke, need lisavad kirjadele emotsionaalsust.

6. Kutsu kohvile või helista.
Kui soovid meiliahelat lõpetada, siis tee kirjasaatjale ettepanek minna kohvile või helista ning palu selgitada, mida kirjasaatja tahtis sulle ikkagi täpselt öelda.

Näide emotsionaalsest kirjast:

Terekest siis!

Täiesti ebanormaalne ja ebameeldiv teenindus on teie ettevõttes. Arusaamatu, kuidas sellised firmad üldse eksisteerida saavad!!!! Sain teie kontoris täiesti ebanormaalse teeninduse. Tarbijakaitse siin ka ei aita. Kui vaja, pöördun meediasse. Kui te seda absoluutselt mittetoimivat  romu koopiamasinat kohe välja ei vaheta, siis võtan kasutusele jõumeetodid!!!

Näide võimalikust vastuskirjast:

Tere

Tänan tagasiside eest. Uurisin tellimust. Koopiamasina saate välja vahetada 2.nädala jooksul meie peakontoris aadressil: Tehnika 6, Tallinn. Tööpäeviti 9.00 – 17.00.
Et vahetus toimuks sujuvalt, palun võtke kaasa arve ja vastusmeili väljatrükk.

Hea vastus emotsionaalsele ja pahurale kirjale on lühike, konkreetne ja ilma liigsete vabandusteta.


Osale arutelus

  • Tiive Murdoja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Kopra talu – peopaik Mulgimaa ürgses looduses

Turismistaluna hakkas Kopra talu tegutsema 2000. aasta sügisel. Praeguseks on sellest kujunenud populaarne seminaride, konverentside, suvepäevade ja peoürituste pidamise paik. Kopra talu asub Viljandist 22 kilomeetri kaugusel Tuhalaane külas ning on ümbritsetud ürgmetsadest, soodest ja järvedest.

Valma Seikluspark pakub uusi võimalusi konverentsideks ja koolitusteks

Lõuna-Eestis, 55 km Tartust Viljandi suunas ja 23 km Viljandist Tartu poole asuv Valma Seikluspark avas uue kaasaegse konverentsihoone, pakkudes senisest veelgi mitmekülgsemaid võimalusi ühendada seminarid, töötoad või koolitused õhtuse lõõgastusega seikluspargis ning meeleoluka firmapeoga.

Küsitlus

Millal plaanid suvel puhata?

  • Juunis
    17%
    17%
  • Juulis
    83%
    83%
  • Augustis
    0%
    0%
  • Ei puhkagi suvel
    0%
    0%
  • Muu
    0%
    0%

Valdkonna tööpakkumised

Nelja Energia AS otsib BÜROOJUHTI

Manpower OÜ

19. november 2017

Uudised

Teabevara

Sekretär.ee uudiskirjaga liitumine