6 nõuannet, kuidas vältida emotsionaalset kirjavahetust

Saades kliendilt või kolleegilt emotsionaalse kirja, tekib esimese hooga soov samaga vastata. Tark oleks aga aeg maha võtta, lasta emotsioonidel lahtuda ja alles siis vastata.

1. Viivita - väldi kohest vastamist
Kirjuta meil valmis, salvesta visandite (draft) kausta, ava 24 tunni pärast uuesti ning korrigeeri. Võib eeldada, et nii saad saata ära meili, mida pärast ei pea kahetsema ja hilisem omavaheline kirjavahetus ei paisu emotsioonide varal liigselt ajakulukaks.

2. Kirjuta vajadusel end tühjaks - salvesta drafti, ära saada
Et jääda terveks, tuleb lasta endast emotsioon välja. Seetõttu kirjuta vajadusel  vastukiri, aga ära seda edasi saada, salvesta drafti ja lase emotsioonidel maha jahtuda.

3. Vali aega - väldi vastamist õhtuti ja öösel
Kuna õhtuti on tavaliselt inimesed kõige emotsionaalsemad ja seetõttu on oht, et ka sinu vastuskiri võib saada üliemotsionaalne. Jäta vastamine hommikuks.

4. Keskendu eesmärgile ja ühisosale. Põhine faktidel.
See on tavaline läbirääkimiste tehnika, et tuleb vältida emotsioone ja keskenduda eesmärgile, ühisosale ning faktidele.

5. Väldi emotsiooni lisavat sõnakasutust, emotikone ja märke.
Väldi ametlikus kirjavahetuses suurtähti ja hüüu- ning küsimärke, need lisavad kirjadele emotsionaalsust.

6. Kutsu kohvile või helista.
Kui soovid meiliahelat lõpetada, siis tee kirjasaatjale ettepanek minna kohvile või helista ning palu selgitada, mida kirjasaatja tahtis sulle ikkagi täpselt öelda.

Näide emotsionaalsest kirjast:

Terekest siis!

Täiesti ebanormaalne ja ebameeldiv teenindus on teie ettevõttes. Arusaamatu, kuidas sellised firmad üldse eksisteerida saavad!!!! Sain teie kontoris täiesti ebanormaalse teeninduse. Tarbijakaitse siin ka ei aita. Kui vaja, pöördun meediasse. Kui te seda absoluutselt mittetoimivat  romu koopiamasinat kohe välja ei vaheta, siis võtan kasutusele jõumeetodid!!!

Näide võimalikust vastuskirjast:

Tere

Tänan tagasiside eest. Uurisin tellimust. Koopiamasina saate välja vahetada 2.nädala jooksul meie peakontoris aadressil: Tehnika 6, Tallinn. Tööpäeviti 9.00 – 17.00.
Et vahetus toimuks sujuvalt, palun võtke kaasa arve ja vastusmeili väljatrükk.

Hea vastus emotsionaalsele ja pahurale kirjale on lühike, konkreetne ja ilma liigsete vabandusteta.


Osale arutelus

  • Tiive Murdoja

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Seotud lood

Jälgi Sekretäri sotsiaalmeedias

RSS

Peopaik

Peppersack – tee ajalooliste maitsenaudinguteni

Tallinna vanalinna südames, ajaloolise Raekoja ligidal asuv restoran Peppersack pakub meeldejäävaid maitseelamusi. Lisaks saab nautida mõõgavõitlejate igaõhtust efektset etendust.

Pidupäev ajaloolises Roseni Tornis

Eksklusiivsed peoruumid - Roseni Torni väga hea asukoht südalinna tuiksoonel, kaasaegne esitlustehnika ning suurepärane ajalooline interjöör loovad mõnusa keskkonna erinevateks sündmusteks.

Küsitlus

Kuidas Sinu firmas suvepäevi peetakse?

  • Kahepäevased suvepäevad linnast eemal
    28%
    28%
  • Ühepäevased suvepäevad linnast eemal
    17%
    17%
  • Meeskonnaüritus töökoha lähedal
    10%
    10%
  • Suvepäevi ei peeta
    45%
    45%

Valdkonna tööpakkumised

Uudised

Teabevara